企业档案信息化管理分析

徐敏

摘 要：企业档案是企业各种形式活动的缩影，以真实信息的记录模式存在，用文字、图表等形式表现，能够为企业管理、上层决策、人事变动、周转资金和改进技术等方面提供信息参考。目前，企业对档案的需求不再是一种传统模式，已由过去的档案、现行文件、图纸、实物等模式转换为一种综合检索模式，对传媒管理模式提出了挑战，因此，新的现代信息化管理模式将替代传统的档案管理模式，能够满足档案使用者快捷、精确、高效、实用的需求。

关键词：企业档案 信息化管理 管理人才建设

一、 档案信息化管理概述

档案信息化是应用现代信息技术对档案信息资源进行处置和管理，但前提要在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下提供服务。档案信息化具有包括以下几方面：首先，具备数字化和网络化;其次，在接收、传递、存储等方面实现一体化;再次，在信息方面实现全面共享;最后，档案管理模式发生了新变化。

二、档案信息化管理的特征

（一）网络化。随着互联网的发展，档案管理与网络化工作越来越密切，利用网络来管理档案，可以及大地提高工作效率，能最大限度地节省档案信息管理的时间，节省人力、物力资源，在保持档案完整性上体现出更大优势。

（二）便捷化。快捷化是档案信息化管理一个特征。随着互联网的快速发展，档案管理人员利用信息设备通过扫描档案信息可以转化为电子信息资料，然后存储在计算机中，通过输入关键词便能快速搜索，从而能够有效提高档案管理工作的效率和准确性。

三、档案信息化管理的原则

（一）规范性。在具体工作中，档案管理部门要规范档案管理的具体流程，比如接收数字化的电子文件，需要制定相应的规范和法规，否则电子文件的归档会出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象，如果是无原则性的管理模式，数字化档案将在保管、传递、利用等方面没有标准和规范，档案管理工作一片紊乱。

（二）安全性。即便网络数字化、网络化、信息化给档案管理带来便捷性，但是也存在脆弱性和潜在危险性。因此，在网络安全方面，企业有必要采取相应措施，加强防护网络安全技术的研究与开发，提高网络的安全性。

（三）效益性原则。档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入很多人力、物力、财力，必须遵守效益性原则，重视信息化工作的效益。根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率;将重要的、利用率较高的档案进行数字化，从而带来巨大的经济、社会效益;利用率不高的档案则无须数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。

四、档案信息化管理中存在的问题

（一）档案管理的安全意识较差。档案信息管理与其他信息管理工作不同，档案信息管理中有很多重要文件，特别是一些档案信息不能泄露，需要保护，但是在工作中，往往容易被工作者忽略，给档案信息管理安全带来一定隐患。随着网络技术的进步，档案信息在网络上保密不严密或者工作者忽略保护，容易被不法分子盗取信息，甚至有些在网络上传播，造成档案信息流失，给企业带来严重的经济损失。

（二）企业不重视档案管理工作。目前，很多企业的档案信息管理意识淡薄，甚至有些企业没有设置相关档案部门，导致员工档案信息不全，影响档案信息管理工作的进程。即便有些单位设置了档案室，但是对此重视不够，在工作开展中，很多情况下是为了完成工作，采用了传统档案管理模式，忽略了现代化档案信息建设工作，工作进程缓慢。

（三）档案信息化建设投入不足。檔案信息化建设需要资金投入，一方面，需要大量的硬件设备，比如扫描仪、计算机以及打印机等，应用这些设备有利于实现纸质档案的电子化;另一方面，需要投入相匹配的软件设备，应用这些软件设备方便档案储存和管理。总而言之，档案信息化管理不仅需要投入较多的设备，还需要投入资金，但现阶段单位对档案信息化管理并不重视，投入较少，影响了档案信息化管理工作的进程。

（四）企业档案管理人员的基本素质不高。档案管理工作人员的素质普遍不高，不能满足工作需求，目前，很多单位的档案管理人员都不具备专业的档案管理知识，也没有掌握电子信息知识，使工作人员在工作中无法有效开展档案信息化工作，影响工作进程，因此，企业必须要提高档案工作人员的素质。

（五）工作体制不健全。首先，很多企业的档案信息化管理工作缺乏科学管理制度，工作人员随便应付一下，没有真正按照档案管理标准执行，不能保证档案管理的质量。其次，企业很多制度不规范，缺乏有效的监管机制，无法开展档案信息化建设，管理进度滞后。最后，对档案信息化管理进程缺乏整体思考，在工作中缺乏明确目标，不能发挥档案信息化管理的优势。

五、 企业档案信息化管理的措施

（一）完善工作体系。档案管理信息化需要完善工作体系。一方面，要明确管理体制，并在日常工作中不断完善，补充新的规则和条例;另一方面，要尽可能地完善相关法规制度，对工作加以规范。同时，还要建立完善的绩效评估体系，通过激励的方式促进企业开展档案信息化工作。

（二）增强现代化意识。现代化档案管理观念是档案管理的灵魂。如果档案人员缺乏现代化档案管理理念，就无法开展档案现代化管理。在工作中，档案管理意识特别重要，作为档案管理人员，一旦缺乏了档案管理现代化头脑，即使具备现代化管理设施，也不能有效管理。因此，企业领导要高度重视档案管理工作，并在档案管理工作中发挥领导的指导作用，尤其要更新档案管理者的思想方法，改变落后模式，主动为信息化建设贡献力量。

（三）实现资源共享。要实施档案信息化管理，不仅要有相应的管理机构、过硬的技术支撑，还要建立一整套的规章制度，把信息库建设和档案管理结合起来，让基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来，更合理地使用网络技术，实现信息资源共享，确保信息服务安全并持续循环。

（四）强化信息管理设备基础建设。完善档案信息管理设施是一种安全保障。先进的信息管理设备是档案进行信息化建设的物质基础，在日常档案管理中，设施要经常维修保养，确保设备正常使用。为了提高档案信息化管理水平，单位一定要加大对档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，形成一个设备齐全且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，档案管理的工作效率会大大提高，档案信息化管理进程的步伐也会加快。

（五）保障信息管理的安全性。档案信息具有保密性，对档案管理安全要求严格。目前，网络时代及其发达，信息化传播速度快，方便了人们的生活，但容易出现信息泄露等问题，威胁信息安全。作为档案信息管理员，应积极改善、优化网络环境，认真做好防火墙技术，确保内外网络的安全，对档案信息做好访问权限设置工作，建立一个严密的安全保障体系，确保档案数据的安全性和可靠性。

（六）加强管理人才建设。员工作为档案信息化管理的中坚力量队伍，企业要注重保障现有档案工作人员的权益，采取有效的培训方式，比如交流学习或到经验丰富的企业取经，开展档案工作人员的档案管理知识教育工作，训练他们的实际操作技能，激发他们对档案管理的积极性。

六、结语

档案信息化管理工作是一个企业发展壮大的基础工作，作为一个企业经济利益最大服务的档案管理工作，加强档案管理信息化建设很有必要，这不仅能提升企业档案管理和利用水平、发挥档案的信息功能，同时还为企业提供了有效的数字信息，在企业的经营运转、情报价值、评审价值等方面，对一个企业在竞争激烈的市场运转上具有重大的推动作用。

参考文献

[1] 汤男楠.企业档案信息化管理存在问题与对策研究[D].合肥：安徽大学，2017.

[2] 戴彦.档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案，2017 （1） .