医用耗材的物资供应链管理系统

叶莲

嘉兴市第一医院设备科 （浙江嘉兴 314000）

医用物资的正常供应是医院顺利开展临床工作所必需的物质条件。现今，供应链管理、零库存管理等理念已经引入医院的物资管理工作中。信息技术高速发展的今天，信息社会已经进入了大数据时代，由此应运而生了基于云计算等新技术的物资供应链管理系统[1-2]。引进该系统对医用耗材进行科学有效管理，优化管理流程，降低管理成本，进而全面提高医院的整体管理水平，一定程度可以提高医院的核心竞争力，是获取最佳经济效益的有效途径和重要手段[3-4]。

1 医院耗材管理中存在的问题

1.1 出入库的相关信息不统一

以往医院耗材管理过程中，各环节均采用封闭管理的模式进行管理。从采购验收到科室领用，再到二级科室管理和使用收费，每个环节都有各自的管理系统，各个系统间不能相互关联，数据不一致，将会给全院耗材的管理、查询和盘点带来一定的困难。例如，在二级科室管理方面，二级管理科室有自己的物资管理系统，该系统与设备科中心库房的管理系统不关联，系统中录入的信息和中心库房管理系统中的信息不统一，存在名称不一致、包装单位和单价不统一等一系列问题。

1.2 缺乏相应的二级管理功能，不能实现对物资的追踪管理

随着患者人数的增加和手术量的增大，医院每天所使用的医用耗材在数量、品种和价值上不断增加，且随着医院管理精细、全面的发展，以往的物资管理系统已不能满足医院目前和未来发展的需要。设备科中心库房和二级科室的管理系统各自独立，不关联，以致中心库房的管理系统只能实现物资的一级库房管理功能，具有一定的局限性，只能体现从一级库房（设备科中心库房）到领用科室（二级库房）的相关记录，不能体现从二级库房到三级库房（使用科室）的相关记录，不能实现对领用耗材的全院跟踪管理，出现管理过程中的数据断流问题[5-6]。特别是针对植入性材料，领用、使用及其后续的追踪管理急需二级库管理系统，使其能够做到追本溯源[7]。

1.3 证件管理缺少电子化的管理软件，管理纸质证件耗时又占地

《医疗器械监督管理条例》中明确提出应加强对医疗器械的监督管理，保证其安全、有效，同时规定了不得销售、使用未获准注册的医疗器械。医用耗材证件管理是管理中的难点，其涵盖生产、销售、使用等各个环节。医院作为其使用的主要场所，更是管理中的重中之重。

由于缺少相应的电子化管理软件，医用耗材的相关资质需要供货商提供相应的纸质证明；医院的证件管理人员需要花费较多时间对其进行审查，从而保证其合法有效；审查完毕后，需要将其录入电脑目录，提供场所将其保存，耗时又占地。但是，随着患者人数和业务量的增加，随时会有新的材料进入医院。同时，医用耗材在使用的过程中，会有新的资料产生，此时便要求证件管理人员及时更新电脑上的数据和相应的纸质文档。存档证件越来越多，会出现存储空间不足问题。如果能有合适的电子管理系统对证件进行电子化管理，省时又省力，且可节省空间。

1.4 与医院信息系统（HIS）不关联，易导致收费错误

由于物资管理系统与HIS不关联，极易出现两个系统中同一物资价格不一致的情况。当临床使用人员使用耗材后通过HIS进行收费时，如果有价格变动而物价员未及时进行调整，极易出现收费错误问题。如果物资管理系统能够与HIS相关联，则有两个价格不相符的情况能够及时显示，以便物价员能够及时进行调整，以免出现收费错误问题，进而避免医患矛盾的产生。

2 基于图特云技术的医院物资供应链管理系统的应用

为了解决上述的一系列问题，我院于2016年引进使用图特物资供应链管理系统。该系统采用内外网相结合的方式，外网通过供应链云平台模式，进行相关的资质证件管理和供货商订单操作，而内网通过相对应的软件管理平台与HIS、办公自动化（OA）物资请领系统相关联，进行医院物资的常规化管理。

2.1 应用前的相关准备工作

应用前，需要供货商完成相关资质的电子化，且需要通过一定的端口将图特系统与HIS、OA等进行关联。

2.2 图特系统在医院的实践应用

2.2.1 物资证件的电子化管理

医用耗材进院前，供货商会完成证件的电子化上传工作。电子证件经过平台初审后，再由医院的证件管理人员进行复审，如有不相符则会被退回要求进行修改，直至完全正确，届时验收人员只需核对实物上标明的证件与上传证件是否相符即可。当证件出现过期情况时，平台上相应的数据行会变成红色，以便档案管理人员进行查看，同时会通知供货商，要求其及时更新。见图1。

图1 云平台信息显示界面

2.2.2 订单的物资供应链管理（一级库管理）

图特系统能够实现从采购到中心库房领用的一级库管理功能。当有物资需要采购时，采购人员将采购信息制成电子订单发出，订单会在供货商的相应界面显示，同时会以短信的形式通知业务员及时发货。到货后，验收人员验收合格，扫码入库，仓管人员根据OA物资请领系统上产生的科室订单进行发放。在此过程中，物资的名称、包装单位、单价等信息均是统一的，即采用云平台上维护的数据，名称和证件号均与注册证上的信息相符。

2.2.3 二级库物资的管理

二级库房设有低库存报警功能，当物资数量低于警报线时，系统会有相应提示产生，管理人员可以根据此信息制定采购清单，清单完成后上传到一级库房，设备科采购人员根据订单信息及时采购。

二级库下面有三级库房，其物资的常规领用发放与一级库房的发放一致，只需三级科室在终端申领，二级库房系统上即会有相应订单产生，二级库根据此订单发放即可。

二级库中有部分物资的领用存在特殊情况，如先使用收费，后领用出库的情况，此时需要多做一步预入库处理。先将物资进行预入库操作到二级库虚拟库中（不计入科室成本，图2），使用收费完成后，会产生相应的订单返回给一级库房（图3），同时，二级库的虚拟库中相应物资的数量减少，一级库房根据订单信息进行出入库操作（计入科室成本）。

图2 二级库备货单

图3 二级库正式入库单

将一、二级库房采用统一系统进行管理，完成对领用物资的全院跟踪。特别是针对植入性材料，领用、使用及其后续的追踪管理能够做到追本溯源。

2.2.4 与HIS相关联

通过一定的端口与HIS相关联，前期必须做好物价的匹配工作。当使用后收费时，临床科室通过扫码识别，系统自动跳转到相应的收费项目上，如果价格不相符，会有提示显示，系统无法收费，以便通知物价员及时调整。

3 小结

我院的医用耗材物资供应链管理系统使用至今，通过实践逐步完善，已经完成了与各临床科室、供货商间的磨合，通过全新的电子化一体管理过程，降低了人工处理的差错率，为临床一线提供更及时、准确的服务，进而提高了医院整体的管理水平。