医疗设备档案的精细化管理

史慧慧，查晓俊，杨玉志（通信作者）

南京鼓楼医院临床医学工程处 （江苏南京 210008）

医院医疗设备管理相关的一些资料，如简易操作规程、日常保养方法、责任工程师信息、设备基本信息、使用登记本、维修保养登记本等需要放置在设备旁边，易于相关人员查阅和记录。目前这类资料多是通过卡片的方式张贴于墙面或者直接悬挂于设备上，对于数量多而体积小的设备，如输液泵和监护仪，这种做法的不足之处体现在以下几个方面：第一，干扰操作人员视线，给操作带来不便；第二，不利于日常清洗和消毒；第三，影响设备和病房的整洁和美观程度；第四，不便于定期和及时更新资料内容；第五，不便于查询和统计登记内容，进而不便于对设备使用状况及效益状况作评估分析等。

二维码及网络信息技术的发展给我们提供了解决上述问题的思路，即将大量的医疗设备档案资料、信息存储于网络空间中，以二维码作为访问途径获取对应每台设备的资料。

1 思路和方案

1.1 整体思路

为院内的每台医疗设备建立与之对应的网络资料库，通过粘贴于医疗设备上的二维码进行访问，见图1。

图1 设备资料管理方法

1.2 实施方案

鉴于资料系统的可扩充性以及资料内容随时更新的特点和要求，二维码的编码内容应是一个网络地址，在与该地址对应的网络空间中存放设备的相关动、静态资料[1-2]。静态资料指内容相对固定的文件资料，如操作规程等培训性文件，设备基本信息等档案性文件，用户可直接访问资料内容；动态资料指需要实时登记的一些资料，如使用登记、维护保养登记等，用户获取用于数据输入的界面，以完成与系统的数据交互。

对资料的网址进行编码，扫描二维码后可以获得文件的网址，然后跳转到相应网址便可获取文件内容或者数据交互界面，其优点在于不受文件内容多少的限制，二维码图案简单，对打印机、扫码工具分辨力的要求不高；而且，文件的内容可以随意更新和调整，只要网址不变，二维码图案就不会改变，便于管理。其缺点在于获取文件内容需要在网络环境下进行，网络质量的高低会对资料的获取产生一定的影响；若只是对设备单一的、少量的且又不需要经常性更新变动的信息进行管理，如设备基本情况表，则可以选择对资料内容本身进行编码，这样在没有网络的情况下也可以获取资料内容，但这种方式显然不能满足研究所述管理系统的要求。

采用浏览器/服务器（B/S）结构的网络应用程序实现系统功能，通过数据库服务器统一管理资料数据，实现便捷的查询和统计功能。

2 系统搭建与初步效果

2.1 技术路线与系统结构

医疗设备资料管理系统主要由智能移动终端APP、资料管理工作站、Web服务器和数据库服务器4个部分组成，见图2。智能移动终端APP和资料管理工作站均为客户端，智能移动终端APP具有二维码扫码解码功能，用户借此获取设备管理资料，或者完成数据的输入（如使用登记、维护保养登记），而用户既可以是设备使用者，也可以是设备管理者；资料管理工作站集资料上传、查阅、修改、统计等资料管理功能以及二维码生成功能为一体，用户为设备管理者，相关操作主要在计算机上进行。由于该系统用户为院内工作人员，以用户工号作为系统访问的身份标识，两种客户端均需具备登录界面，以对系统访问者进行身份验证。

图2 管理系统搭建技术路线

主要功能实现过程和原理为：设备管理者通过资料管理工作站上传资料，对返回的网络地址进行二维码编码，二维码生成；智能移动终端APP扫描二维码，获取资料网址，跳转访问资料内容，或者数据交互界面，见图3。

2.2 系统实现

图3 系统主要功能实现过程和原理

采用B/S结构模式，主要的工作内容包括以下部分。（1）服务器环境的搭建：安装phpStudy 2016.01.01程序包，其集成了服务器搭建所需的APACH网络服务器软件、MYSQL数据库管理软件以及PHP服务器脚本语言解释器，无须进行复杂的配置，即可完成服务器环境的搭建。（2）网页设计：浏览器访问的是一个个网页，因此，用户所面对的工作界面也是网页，选用结合html语言和PHP服务器脚本语言设计动态网页。（3）数据库设计：设备基础信息表从现有设备管理系统导出，另创建登记表（使用登记和维护登记）、技术资料表、用户信息表等。

2.3 文件地址编码

在网站中为每台设备建立专门的资料管理文件夹（以设备对应的固定资产编码命名），所有与设备相关的动、静态资料以文件的形式存放于文件夹内。对文件夹的地址进行编码、打印并塑封粘贴于对应的设备上，医疗设备使用和维护人员可以随时查阅设备相关信息或者进行相关登记。

目前，日常生活中较为常见的二维码是QR码，QR是Quick Response的缩写。这种二维码能够实现快速读取，可以节约查阅时间。此外，这种二维码可以用智能手机常用解码软件轻易实现解码，以微信的扫码功能为例，扫描设备上的二维码后可自动跳转至该台设备对应的文件夹内的文件列表页面，单击相应文件链接即可查阅相应的文件内容或者打开登记界面。

上述的资料管理文件夹可以由网站管理人员在服务器网站中直接建立，也可以远程上传。因为医院的医疗设备通常是按照设备所在的物理位置或者设备种类由设备管理部门的各个工程师分别负责的，所以由工程师对其所负责的设备进行分别管理也是一种合理的选择，这样则需要在工程师的计算机上安装专门的上传工作软件，即上文所述的资料管理工作站，以便工程师管理各自的文件和二维码。所上传的文件可以自动嵌入上传信息（上传人员、上传时间、修改时间等），便于今后的统计和汇总。

2.4 智能移动终端APP

随着3G网络的使用，移动终端不再仅是通信网络的终端，还将成为互联网的终端[3]。随着移动通信技术的不断发展以及无线网络的普及，通过智能手机等移动终端访问网络已经很常见。具有二维码扫码解码功能的常用社交软件（如微信），或者专用的二维码扫码应用软件，可以非常容易地下载并安装在智能手机等移动终端上，因此，智能手机可以作为解码工具。微信扫码后可自动跳转到网站对应设备的文件夹文件目录界面，图4为院内某台监护仪的资料，点击相应链接便即进行文件的查阅。

图4 借助微信扫码功能扫码后所得界面（效果示意）

对于网络环境的要求，院内的Web服务器可以被局域网内的客户端访问，因此，若要手机访问服务器，要求手机处于医院无线网环境中。然而，如果要实现使用移动通信流量（如2G、3G等）访问Web服务器，则需要将Web服务器映射到公网中。

2.5 资料管理工作站

资料管理工作站主要工作界面见图5。在界面的左边，临床工程师可以上传其为设备准备的技术指导资料，如医疗设备操作规程，工程师的前期工作是为其负责区域的设备准备技术资料，并将技术资料以设备的固定资产编码+资料内容命名。具体操作为：点击“浏览”，选择文件，点击“提交”，即可将文件上传到服务器，以供临床操作人员扫码查阅。在界面的右边，临床工程师通过输入查询条件，可以查询到临床操作人员所登记的设备运行情况（含有故障设备的报修信息），查询结果以列表的形式呈现，例如，在“报修日期”文本框中输入“2017-06-28”，点击“提交”，即可得到当日操作人员登记的设备运行情况列表。单击条目后面的“编辑”即可添加相应的维修记录。

图5 资料管理工作站主要界面

3 讨论

3.1 系统优势

第一，直观性。该系统将医疗设备物的属性与其相关的各种动、静态资料以二维码作为纽带直观地联系在一起，睹“物”思“志”，可现场查阅相关的信息或者记录，符合人们的思维方式。

第二，扩展性。目前，在医疗设备档案收集工作中存在分散管理与集中管理的矛盾，以医疗设备的操作手册为例，集中管理不便于临床操作人员查阅，而分散管理容易遗失[4]。该系统像在每台医疗设备的旁边放置一个虚拟的资料袋，各种相关资料都有条不紊地放在里面，从设备管理端，即资料管理工作站来看，所有设备的资料袋都集中在一起，设备管理人员可以统一管理资料袋的内容，并且二维码图案可始终不变，所以二维码一次性完成后，基本不需要后期维护调整，系统具有良好的扩展性。

第三，可以作为培训平台。针对某台设备的培训视频，或者针对操作要点、操作细节的指导性材料可以随时上传到服务器中，供操作人员学习，从而为设备管理人员提供一条便捷的规范化操作培训途径。

第四，访问登记界面。设备使用人员和管理人员通过扫描设备上的二维码访问设备运行情况登记界面，进行相关内容的输入，不仅可以规范登记格式，而且便于查找登记信息，从而便于了解设备的纵向使用情况和维修情况，反映设备性能，便于统计维护成本，为单机效益分析提供成本依据。

3.2 前期准备和后期维护

由于医疗设备数量较多，前期的资料收集需要设备管理部门编码、贴码，工作量比较大；后续新增设备时，需要做相应的增补；已有设备资料需要扩充和更新。

3.3 系统实现的可行性

通过以上对系统原理和整体结构的介绍，以及主要功能的测试结果，可以看出该系统是若干成熟技术的结合，是技术可行的，有一定计算机网络技术基础的医学工程技术人员边学边做，即可完整搭建这套资料管理系统，所以只需要很少的资金投入即可实现设备资料管理的信息化[1，5-6]。

随着科学技术的不断进步以及医学研究和临床应用对医疗设备越来越高的要求和需求，设备普遍趋于集成化、智能化，故障后维修的范围越来越窄，医疗设备使用的规范性应得到重视，从而使医疗设备用得好、用得长，降低故障发生率。研究提出的基于二维码的医疗设备管理作为一种沟通临床的方式，为使用人员提供技术指导资料，旨在提高医院医疗设备管理水平，将设备的精细化管理进程推上一个新的台阶。