高校固定资产信息化管理的探讨与分析

杨新利

引言

固定资产作为高校开展教学、科研活动的物质保障，在资产总额中所占比例较大，其数量与质量是衡量高校办学规模的重要指标之一，在教育部最新教学水平评估的指标体系中，已将其列为一项重要指标[1]。

为了提高固定资产管理效率、规范固定资产使用情况，进一步提升保值增值效应，高校必须定期进行固定资产进行清查，摸清“家底”、掌握使用现状，调查固定资产管理情况、处置更换制度、保管与盘点制度等等，为领导决策提供数据信息。分析固定资产管理和使用过程中存在的缺陷与不足，能够促进提高固定资产使用效率、保护财产安全，因此，本文研究有现实意义。

一、高校固定资产管理与使用现状分析

目前，我国高校固定资产管理与使用过程中存在以下不足与缺陷：

（一）固定资产管理意识欠缺

高校固定资产的管理“重用轻管”的意识较重，资产管理制度不健全[2]；另外，学校更重视教科研的发展，一定程度上忽视了固定资产的监管工作，然而，仪器设备等固定资产的管理最终也是为了更好服务于教科研工作。

（二）固定资产内部控制制度不完善

首先，大部分高校固定资产内部控制制度按购建、使用、保管、报废环节建立，但每个环节没有具体操作指导性标准和意见，在制度执行过程中依靠主观判断、个人经验。其次，高校固定资产管理制度不健全，没有制订定期审查制度，缺乏有效的审计监督；制度的执行落实效果效率低下，形同虚设。例如，管理机构及其职责划分不清、固定资产的毁损问责没有落后到个人、闲置资产没有高效利用、传统的固定资产清查手段效率低下。

（三）固定资产管理系统落后

随着学院规模扩大，其资产规模也急剧膨胀，资产构成也日趋复杂，管理难度也越来越大。尤其是近几年，学院推行的后勤、人事、财务等各项制度改革，前两个阶段的固定资产管理模式已不能满足数字化校园整体建设规划。例如，信息需求被动，由于权限限制，该系统只能由财务资产处固定资产管理员操作，归口管理单位资产管理员只能查询，不能操作；缺乏全生命周期的管理理念，没有一套完整的资产管理平台进行资产请购、审批、招标、采购、入库、领用、调剂、清查、清理及财务管理的资产全生命周期的管理系统相对应，大大降低了工作效率与及时追溯的可能性；固定资产系统与其它系统之间存在“信息孤岛”问题，高校使用的学生管理系统、人力资源系统、财务核算系统以及固定资产管理系统等均为单独研发，这些单个系统之间不能实现信息读取、信息传递；没有固定资产跟踪管理模块，固定资产自购建后很少使用、闲置、出现故障未及时维护，放置几年后作报废处理，没有达到高效使用。

二、高校固定资产管信息化管理设计

（一）固定资产信息化管理制度的设计

坚持科学化、信息化、规范化、标准化的理论原则，完善固定资产信息化管理制度设计，从以下几个方面考虑：

第一，建立健全《高校固定资产信息化管理办法》。制度的设计便于执行和考核固定资产的管理责任制和监督机制，重点解决因职责不清造成管理混乱现象，以制度引导管理队伍和人员素质，确保固定资产信息化管理有法可依、有章可循。第二，引入固定资产全生命周期管理理念。借鉴固定资产全生命周期的管理理念，从资产的“出生”到“死亡”，将管理办法按照采购环节、使用环节、保管及管理环节、报废环节设计信息化管理具体规范。每个环节制定可操作的指导性意见与管理标准，例如，资产保管过程中的跟踪管理标准、资产定期清办法、毁损问责制度、资产管理人员的个人负责制等。第三，划分管理机构及其职责。首先，组建资产管理领导小组，统一领导高校所有资产管理工作，对学校固定资产管理进行研究、监督，同时对学校资产管理的重大问题做出决策。其次，在领导小组下设立二级资产管理机构，由各个资产使用部门负责人、管理员组成；实行“统一领导、分级负责、责任到人”的管理体制。第四，建立固定资产考核制度，保证制度执行。在固定资产信息化管理制度设计中，应考虑资产使用者和管理者的定性与定量考核，例如，在信息化管理系统的跟踪管理模块中，将责任人的固定资产信息上报、更新、维护及使用状态更新等记录共享到资产管理处、教务处、人事处，分别对资产管理人员、教职工、资产负责人等考核。考核制度的建立会有效促使制度的落实执行，也能避免同一项固定资产涉及多个部门或多个人员时，出现使用、保存保管、财务等职责划分不清的现象。

（二）固定资产信息化管理平台的功能设计

第一，分类管理，提高信息化管理效率。如图1所示，2013年财政部《事业单位国有资产管理暂行办法》中《第七章资产管理》规定，将原有11类资产重新分类为6类，又对资产管理平台做了较大的系统升级，推出了《资产管理平台（2014版）》[3]。结合我国固定资产管理办法的规定，设计13类固定资产管理模块。第二，固定资产信息化管理平台的功能性模块设计（如图2表3所示）。

图1 13类固定资产管理模块

图2 固定资产管理的生命周期流转过程

（三）引入“互联网+固定资产管理”理念，集成与固定资产管理相关的系统

集成与固定资产管理相关的各个系统，使相互独立的系统之间实现数据交换与数据共享，提高了管理效率、有效地解决了“信息孤岛”的问题。学校各类管理系统集成到统一平台，能够最大限度地达成“统一管理、数据共享、高效办公”的管理目标。

（四）引入“互联网+固定资产管理”理念，将“管理模式”转变为“服务模式”

让互联网与传统的管理系统深度融合，充分发挥互联网在资源配置中的优化和集成作用，改变传统的资产管理模式。传统的固定资产模式是教职工使用资产、管理资产，资产使用人员与管理人员频繁跑到财务资产处去“办理”资产业务的“管理模式”。然而，引入“互联网+固定资产管理”理念，将转变为“服务模式”，在线轻轻一点，就能处理有关固定资产的业务。

表3 固定资产信息化管理平台的功能性模块设计

（五）应用固定资产移动终端版，全面支持条码及二维码管理

随着4G、WLAN等速率较高的移动网络接入互联网、校园网，智能移动终端也逐步进入校园的工作生活中。基于校园移动无线网络，开发并且应用固定资产信息化管理平台的手机、Pad等移动终端版，充分发挥“移动终端”的各种优势，使每一位教职工参与资产管理，及时为学校决策管理提供动态、详细、准确的数据资料。全面支持固定资产的条码及二维码管理，经移动终端的扫描设备将数据读取到系统中，固定资产可以自动进入在账管理、资产清查、与财务系统盘点对账等等业务处理环节，改善固定资产信息化管理平台的易用性。

三、结束语

教育部最新教学水平评估的指标体系中，固定资产的数量与质量已列为一项重要指标；然而，传统的固定资产管理模式已不能满足高校固定资产管理的要求，对固定资产管理与使用现状进行分析，探讨互联网时代高校固定资产信息化管理对策，能够为创新高校资产管理模式提供决策支持。