基于业务流程的高校人事管理信息系统建设

吕中楠

摘要：目前我国高校行政组织管理模式基本采用科层制。科层制带来的高效率，在一定程度上满足了大学这种复杂社会组织的发展。但是它也带来了一些弊端，如墨守成规、不能及时应对新事物的出现、部门间合作不紧密以及信息流通不通畅。针对科层制带来的问题，业务流程再造带来了解决思路，它把业务流程放在组织管理的中心，克服了传统组织形式和管理方法在效率和灵活性方面的不足。

关键词：科层制；业务流程；人力管理信息系统建设

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）31-0045-02

一、科层制下的高校行政组织管理

当前我国绝大多数高校实行的行政管理模式是科层制。我国高校实行的是党委领导下的校长负责制，大学下设学院和党政职能部门。学院一般按照国家教育管理部门制定的学科门类来设置，“在学科管理机构上，目前我国高校往往采取‘校—院两级、‘校—院—系三级、‘校—（部）—院—系准四级等明显科层制的管理体系。这些学科组织和管理主体的分级体现了科层制层级结构的特征。”[1]而党政职能部门通常包括组织部、宣传部、保卫处、科技处、教务处、研究生院、人事处、财务处、后勤基建处、信息中心等。在高校里，教师队伍建设及师资管理由人事处负责，教学计划及任务安排由教务处制定，学科建设及研究生培养由研究生院管理，科学研究和成果转化由科技处管理。这种对各个党政部门管理职责予以明确的做法体现了科层制中专业分工、职责明确的特征。

理想状态下的科层制在扩大组织规模的同时，在加强控制、提高管理效率方面有着明显的优越性。随着大学招生规模急剧扩大，带来的学校管理日益复杂，科层制下的组织管理模式能够较好的应对这种挑战。凡事都有利有弊，科层制在具有高效率的同时，也要看到其弊端。美国功能主义学者罗伯特·金·默顿（Robert King Merton）就认为“科层制要严格遵守成文的规则和程序，且不惜一切代价固守规则，这样可能会阻碍更适合解决组织问题办法的出现，可能导致程序优先于潜在的组织目标，失去对‘大局的把握，难以应付关于特殊需要情况的对待和考虑。”比如，高校教师抱怨办理出国参加学术会议的手续烦琐，甚至会遇到办事人员“怠慢”的情况。在办理教师出国事宜上，凡是提前报批，计划内的都可以；而对临时安排，计划外的，甚至是国外邀请方承担所有费用，不需要学校出钱，办事员往往不知道该怎么按程序处理，一般采取不合作、能拖就拖的态度，从而引起普通教师的强烈不满。“科层制在强调通过规定和权力进行控制时，也可能会鼓励行为僵化、不愿意做出‘有风险的决策，从而使整个组织中个人和各级群体普遍存在防御性态度；科层制实行控制所需要的授权可使组织中的下属单位产生狭隘的自我服务的观点，可造成一种对整个组织绩效不利的后果”[2]。

二、业务流程再造（BPR）

針对科层制管理的种种弊端，20世纪90年代由美国管理学家迈克尔·哈默（Michael Hammer）与詹姆斯·钱皮（James A. Champy）提出了业务流程再造（BPR，Business Process Re-engineering）。在社会经济不断发展下，出现以业务流程为中心的管理方式逐渐取代以职能为中心的科层制管理方式的发展趋势。在业务流程再造BPR中，把业务流程放在组织管理的中心，克服传统组织管理模式在效率和灵活性方面的不足，适应了当前竞争激烈的市场经济环境，增强了企业的管理效率和生产灵活性。

“流程是工作之间的传递和转移关系，而业务流程就是“工作的流动”（Workflow），是业务与业务之间的传递或转移的动态过程”。[3]它是为达到特定的价值目标而由不同的人分别共同完成的一系列活动。活动之间不仅有严格的先后顺序限定，而且活动的内容、方式、责任等也都必须有明确的安排和界定，以使不同活动在不同岗位角色之间进行转手交接成为可能。活动与活动之间在时间和空间上的转移可以有较大的跨度。迈克尔·哈默对业务流程作了如下定义：“我们定义某一组活动为一个业务流程，这组活动有一个或多个输入，输出一个或多个结果，这些结果对客户来说是一种增值。简言之，业务流程是企业中一系列创造价值的活动的组合。”

美国学者苏珊·M·格罗特文特（Susan M·Grotevant）认为，业务流程再造在高等教育中可以应用的领域有：科研及科研管理、人力资源管理、财务管理、学生服务等。美国麻省理工学院（MIT）开创了高等教育界业务流程再造的先河。随着学校行政管理流程日益冗长和烦琐，带来的管理经费支出大幅度增加，1994年MIT时任校长宣布成立流程再造指导委员会，经研究讨论最终确定以下六个业务流程为再造的核心流程，即：公文管理、供应商管理、邮政服务管理、设备管理、信息管理和人力资源管理。经过五年多的业务流程再造，最终实现了每年节省4000万美元管理成本的目标。MIT将节省下来的管理成本投入教学科研中去，使教育质量有了进一步的提高[4]。

三、基于业务流程的人事管理信息系统

基于业务流程人事管理信息系统可以通过以下三种具体方式来实现具体业务流程管理：一、基于业务模板的业务流程：包括人员的入、离、调、转；合同的签订、续签、终止、解除以及变更；保险的起缴、停缴、基数调整等；薪资的确定、调薪、停薪等。二、基于审批关系的业务流程：包括内部岗位变动的申请审批流程；职称评审的申请审批等。三、基于数据状态的业务流程：包括考勤月汇总数据的上报审批；考核计划的上报审批。

通过使用业务模板流转可以提高高校人事管理业务规范性和数据准确性。业务逻辑可在流程设计器里设计好后，实现业务流程的自动流转，流程结束后可自动更新相关信息，增加子集记录。

下面以新入职教职工报到和职称评审为例：

四、结语

分析、诊断并重新设计高校人事管理的业务流程是研究的重点和难点。业务流程再造一般有两种方式：改良式重组和革命式重组[5]。革命式再造是“彻底翻新”，彻底改变原有流程，建立全新的流程，采用这种方式风险和难度都较大。从学校实际出发，对人事管理业务流程选择改良式重组更为稳妥，更容易被管理人员接受。基于业务流程的高校人事管理信息系统的建设覆盖了从招聘进校、岗位设置、培训培养、职称评聘、绩效管理、薪酬福利、离职退休、合同管理等一系列人事核心管理业务，实现了人事管理工作的业务流程模块化、集成化和系统化。

参考文献：

[1]葛少卫.高校学科科层制组织管理模式研究[J].南京航空航天大学学报（社会科学版），2014，16（4）：84.

[2]张晓梅.科层制与高校的管理体制[J].发展研究，2007（01）：86.

[3]王璞.流程再造[M].北京：中信出版社，2005：5.

[4]汪小洲，洪晓军，周国君.业务流程再造在美国高等教育中的应用及启示[J].高等农业教育，2006（10）：89-92.

[5]陈禹，崔子龙.基于管理流程的人力资源管理信息化[J].中国人力资源开发，2007（8）：26.