多媒体环境下档案管理工作的创新发展

陈婧

摘要：随着科学技术的快速发展，多媒体技术在档案管理工作中越来越发挥重要作用，将多媒体技术引入到档案日常管理工作中，不仅能够提高档案管理效率，同时还开拓了档案管理工作的新方式。在本次论文中，将对多媒体背景下档案管理工作现状进行分析，分析多媒体应用于档案管理工作中的方式，并且对当前多媒体档案管理工作的缺陷进行分析，相应的提出改进对策，为提高多媒体技术在档案管理工作中的应用效果起到参考。

关键词：多媒体技术;档案管理;创新发展

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）018-0055-02

一、前言

从我国当前的办公室档案管理工作来看，依然延续着传统的档案管理工作方式，使用人工记录方式，以纸质档案袋方式进行保存。传统的档案管理模式容易导致信息失真问题，后期的保管与查询难度都相应较大，无法发挥档案管理工作的作用。科学技术的快速发展，对档案管理工作提出了更高的要求，为此档案管理方式进行革新也将成为必然的发展趋势。

二、多媒体技术概述

多媒体技术是通过计算机对多种媒体信息，例如图形、文本、图像、音频、视频等信息进行综合处理，使得多种信息之间建立逻辑关系，形成交互系统网络。媒体是多媒体技术的核心，而计算机技术是多媒体技术的实现基础。多媒体技术的特点主要包括以下几点：（1）多多功能性，上文所述，多媒体技术能够处理各种类型的信息，包括文字、图片、音频及视频等;（2）信息集成性。多媒体技术将各种媒体信息进行合成与处理，从而形成一个完整的信息体系，同时与这些媒体相关的设备进行集成處理;（3）媒体交互性。所谓媒体交互性是指用户通过对各种媒体的处理加工，实现对多种媒体信息的有效控制;（4）实时性。多媒体信息将各种信息进行集合的过程中，音频信息与时间是保持一致的，实现了实时记录。为此在处理、保存及播放的过程中，要充分考虑时间性，顺利的实现数据读取与播放;（5）高品质。多媒体技术对各种信息的处理实现了数字化，提高了信息精确度，同时也提高了信息质量。

三、多媒体技术在档案管理工作中的应用

在档案管理工作中应用多媒体技术主要包括以下几个方面：

1.通过多媒体技术对原始档案进行数字化转换

对于规模较大的企业，档案资料类型繁多，如何实现多种类档案资料的数字化管理成为档案管理部门最为重要的内容。为了顺利实现已存档及未存档资料的数字化，要求档案管理部门掌握数字化技术，各个地区的企业按照地区的数字化技术规范来对档案资料的数字化转化提供指导，通常是通过多媒体技术方式来实现原始档案及资料的数字化转变。

2.通过多媒体技术解决档案大容量存储问题

档案管理的数字化最为主要的目的包括两个方面，首先在于解决档案存储问题，第二就是扩大档案的利用范围，提高档案利用效率。一般，纸质的档案储存所占据的空间较大，一般企业都会有专门的库房来储存档案，这不仅占据了更多的资源，还加大了资料查找的难度，降低了档案管理效果，档案管理的数字化方式以其高效、高质的工作效果引起了人们的高度重视。通过硬盘、光盘等数字化存储方式作为载体，将档案信息存储在这些数字化设备上，并且相应的建立档案信息数据库，从而有效的克服了传统档案管理空间需求过大的问题，有效的提高了档案管理工作的效率。与传统的纸质档案进行对比发现，硬盘、光盘等数字化存储设备的存储量大，搜索查找方便等优势，有效的提高了数字化档案管理的重要意义。

3.通过多媒体技术为数字化档案管理提供信息服务

传统的档案管理的信息服务通常都是使用图表或者文字来展示的，但是通过多媒体技术为档案管理工作提供的信息服务却能够实现文字、图表、音频、动画与视频等多种类型的结合，从而实现了档案信息的一体化服务，充分满足不同用户的需求，给与用户身临其境的感受，提高了档案信息效果。

4.多媒体技术用于复原损坏档案文件

多媒体技术不仅在档案管理与存储方面发挥优势，同时还能够对已破损的档案文件进行复原。有些保存时间过长的档案文件，由于保存不当，而出现了破损问题，但是却能够通过计算机通过图形编辑来模拟原件的方式实现档案资料的修复。

5.通过多媒体技术建设档案应用系统

在数字化档案管理背景下，计算机多媒体技术的发展能够帮助建设档案应用系统，具体包括以下几种应用系统：

（1）档案浏览系统：通过多媒体手段建立的档案浏览系统，不仅能够帮助用户实现异地浏览档案，同时用户还可以自主选择浏览档案的方式，包括文字、视频或者语音等多种形式，提高了档案管理系统的交互性。

（2）声像编辑制作系统：通过多媒体技术所建立的声像编辑系统，实现了对需要归档的资料的处理，相应的形成文字、声音及图像等多种类型的档案形式，并且还能够实现后期的修改与删减。

（3）信息查询系统：信息查询系统提高了档案查询的便利性，实现了与用户之间的直接交流，较强的人机交互功能。系统所演示的档案资料可以是文字等静态的，同时也可以视频等动态的。

（4）信息服务系统：通过多媒体信息所建立的交互式远程信息服务系统是以电视作为载体，在电视上安装数字控制设备。将电视连接人互联网之后，用户能够根据自身的需求来选择不同类型的档案信息。档案的数字化管理能够向用户介绍档案，并且为用户提供档案信息引导。

（5）教育与培训系统：该系统不仅能够对档案信息的利用效果实现改善与优化，同时还能够对员工开展教育培训，实现了档案教学的公共化，为教学提供更为广阔的平台。

四、多媒体背景下的档案管理工作存在的问题

1.应用设备不完善

很多企业虽然认识到数字化档案管理的重要性，但是由于经费不足，导致数字化档案管理工作仍然无法有序开展。在数字化档案管理工作中投入资金不足，导致设备不完善，公司领导者仅看重眼前利益，而忽视了企业的持续发展，导致办公室档案管理工作始终停滞不前，无法满足企业发展的需求。

2.数字化档案管理安全性受到威胁

多媒体技术应用于档案管理工作中，虽然提高了档案管理效率，但是在应用过程中安全性却受到了较大的威胁。在收集、整理与存储档案信息时，通过互联网形式进行传输与保存，最终形成电子档案，在该过程中，若是遭遇病毒或者黑客的侵袭，就会导致档案信息泄露或者被修改，从而威胁到企业的发展。

3.缺乏数字化档案管理的专业人才

若想要将多媒体技术高效应用于档案管理工作中，专业的工作人员是非常必要的，但是当前我国数字化档案管理的技术人员极为匮乏，虽然工作人员的现代化管理理念得到了提高，理论知识水平也得到了提升，但是专业知识却并不稳固，缺乏计算机应用知识，尤其是档案管理工作人员一般为兼职，专业水平极低，进而无法在档案管理工作中实现数字化管理。

五、实现多媒体技术应用于档案管理工作中的措施

1.树立数字化档案管理理论 信息时代的发展，互联网与计算机技术得到了广泛应用，为此，档案管理工作也要顺应时代的发展，解放思想，树立全新的档案管理理念，加强对多媒体技术的关注。企业管理人员要通过数字化管理理念的提升，认识到数字化档案管理的重要性，并且相应的投入更多资金与设备，借助先进的计算机管理方式，不断提高档案管理工作的效率，为用户提供更为全面与优质的服务。

2.加强软硬件的投入

档案管理工作对于所有企业而言都是非常关键的，想要建立数字化档案系统，资金支持是非常必要的，为此各个企业需要结合自身的实际情况，在软件设备及硬件设备上投入更多的人力、财力，加快数字化档案信息系统的建立与完善，加强档案数字化管理的安全性，从而充分发挥多媒体技术在档案管理中的作用。

3.提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作的高效开展手是基于高素质的档案管理人员实现的，为此，要順应时代的发展，提高档案管理工作人员的综合素质。对档案人员提供定期的培训，聘请相关专家为档案管理人员开展学习讲座，并且选择优秀员工外出学习与深造，从而有效的提高工作人员理论知识水平与计算机技术应用能力。另外企业要引进高水平金技术人才，为推进档案管理工作的顺利开展起到积极作用。

4.确立利用多媒体技术进行档案管理的制度

通过多媒体软件，按照区分全宗、分类、排列案卷等方法，系统将不同来源、不同内容的档案统一成为有序的有机整体，建立灵活的著录信息系统，优化馆藏结构，对档案信息进行调用，实现无距离零障碍的档案资源共享。

六、结语

信息资源作为企业发展的战略资源之一，在企业发展全过程都去起到了至关重要的作用，为此加强档案管理工作效率及质量是非常重要的。多媒体背景下，数字化档案管理作为档案管理工作的发展趋势，应该被企业所重视。通过本次论文，对多媒体技术背景下的档案管理工作内容进行分析，并且对存在的问题及相应的改进对策进行总结，为推动数字化档案管理发展起到积极作用。