不动产登记档案管理系统设计1

黄小奇，汪华斌，曾 志，罗中良，王宇翔

（1.惠州市惠阳区自然资源局，广东 惠州 516009；2.惠州学院 电子信息与电气工程学院，广东 惠州 516007；3.广东麦科瑞地理信息工程有限公司，广东 惠州 516002）

2013年11月20日国务院召开常务会议决定整合不动产登记职责、建立不动产统一登记制度［1］.不动产统一登记工作是十八大之后，中央部署的一项重大的改革事项，是我国产权管理体制机制的重大改革，也是维护社会主义基本经济制度的重要保障.《物权法》规定，不动产物权的设立、变更、转让与消灭，必须依法登记，产生效力［2］.不动产不仅是多数公众最大的财富体现，也是市场经济环境下最重要的交易物品和衡量指标.明确不动产的归属，不动产权利人的合法利益才能受到保护，市场交易的效率和安全才有更高保证.不动产登记信息明晰才能为将来的宏观调控、政策制定提供依据.不动产登记档案管理具有唯一性，不动产登记管理档案是公示、确认不动产所有权的唯一性与根本性文件［3］.

1 不动产登记档案管理系统设计

传统的不动产登记档案管理模式已显露出诸多问题，普遍存在对档案管理认识不够，管理过程缺乏严谨性和规范性［4-5］.相比传统的不动产登记档案管理工作，电子档案的管理无疑更加方便快捷，还可以远程共享［6］.不动产登记档案管理系统实现对不动产登记工作中的存量和新增档案的电子化管理，主要功能包括档案整理、档案上传、档案借阅、档案管理、档案统计、档案查询、结果打印输出.系统依托于档案管理数据库，满足档案数字化扫描、数字化存储、数字化管理和便捷查询输出的需求，实现对不动产登记工作中的存量和新增档案的电子化管理.不动产登记业务管理系统在完成登簿后，提供一键制档功能，执行之后，数据自动进入档案管理数据库.不动产登记档案管理系统功能模块，如图1所示.

图1 不动产登记档案管理系统

1.1 档案整理模块

提供档案整理功能模块，实现对不动产登记关键信息和档案基本信息的著录，并建立档案目录.

1.1.1 编目管理

主要实现对档案分类、编目、业务索引的维护和管理，为了便于档案的维护和管理，须按档案的性质将档案分成若干类型，在每个档案类型中分别创建编目.本功能实现对不动产档案分类、编目、业务索引的维护和管理.

选择或创建一种档案类型，通过编目管理创建档案分类信息（包括档案分类名、档案分类描述、分类代码），录入档案编目信息（包括上级编目、编目代码、编目名称和编目说明）并可以创建索引信息（包括索引名、描述名、字段类型）.

1.1.2 目录管理

目录管理是根据编目管理中创建的编目，分别给各个编目设置或修改目录号和最大的案卷号.

1.2 档案上传模块

提供档案上传功能模块，实现扫描仪或数码相机等数码设备对纸质不动产登记申请材料、待归档资料以及已归档的档案等进行数字化加工.利用扫描仪、相机等图片采集仪器将纸质档案进行扫描，然后加载到扫描件采集模块中对其进行剪切、旋转、去黑边等处理，并录入图片名称、档案分类、档案编目、查询索引以及扫描件分类等图片属性，然后以图片或PDF格式保存都服务器中，如图2所示.

图2 扫描件采集

1.3 档案借阅模块

提供档案借阅功能模块，实现对纸质档案的借阅记录管理和对电子档案的线上查阅，支持通过流程审批的方式，建立档案借阅、查阅机制.借阅管理用于即时浏览档案的借阅情况、归还情况、审批情况.包括借阅登记、借阅查询、超期查询及借阅统计四个功能模块，它主要负责记录档案借阅人员信息、被借阅档案信息，查询已被借阅的档案的详细情况，并对借阅情况进行统计，以图表的形式表达出来，如图3所示.

图3 借阅登记流程图

1.4 借阅查询模块

用于及时查看已经被借阅的档案及其借阅人的相关信息，也可以办理档案借阅续借、归还、编辑等内容.查询条件，包括借阅类型、借阅日期、借阅状态等信息.然后单击查询按钮，将所要搜索的记录显示到界面的列表中.当查询到相关记录后，选择该记录，然后点击列表中的归还、续借、编辑、删除等“操作”按钮，办理相关的业务内容.

1.5 档案管理功能模块

提供档案管理功能模块，能够将数字化成果以TIFF、JPEG等通用格式存储于不动产登记档案数据库，存储时可压缩；能够对不动产登记档案的资料类型进行命名，实现对已完成不动产登记的材料信息或纸质已经归档的办件的电子归档操作.

（1）档案制档

档案制档是创建新的档案，选择档案编目、目录，创建案卷号，录入档案的正题名、主题词、柜号、盒号、总件数等案卷信息、编辑扩展索引信息与卷内目录信息，并挂接相关的扫描件，完成档案信息的录入.档案信息录入完成后，点击“完成著录”完成制档工作，可进入档案归档目录进行归档操作.

（2）档案归档

档案制档完成后，档案归档人员可进入档案归档模块，检查档案数据，若数据完整且正确，可进行归档操作，完成档案的归档；若发现缺失或错误，可点击“退回著录”，将此档案信息退回给档案制档人员，待检查正确后再归档.

（3）档案修缮

档案归档之后，将不能进行修改，若确实需要修改，只能通过档案修缮模块，给以指定人员修缮权限，从此模块中查询出当前人员有权限修改的档案，才能进行档案修缮，如图4所示.

图4 档案修缮

1.6 档案查询功能模块

档案查询功能模块主要实现单条件查询、多条件查询、图文一体查询、业务关联查询、模糊查询、一键查询等多途径的档案查询.档案查询模块包括档案查询子模块、档案统计子模块、卷内目录查询子模块、查询权限控制子模块.可自定义查询条件，实现多条件查询，组合查询定制.可设置查询范围、查询字段、显示字段，以及组合字段查询与显示，如图5所示.

图5 档案查询

2 结论

不动产登记业务管理系统在完成登簿后，提供一键制档功能，执行之后，数据自动进入档案管理数据库.不动产登记档案管理系统实现对不动产登记工作中的存量和新增档案的电子化管理，主要功能包括档案整理、档案上传、档案借阅、档案管理、档案统计、档案查询、结果打印输出.另外不动产档案管理应建立标准统一、内容全面、相互关联的不动产数据中心，实现不动产数据的统一管理、交换和信息共享.建立起统一的不动产管理制度是社会进步的一种趋势，可以让国家资源得到更加高效的管理［7］.系统还可实现对不动产登记信息的数据挖掘分析和灵活应用，为宏观分析决策提供了客观、准确的数据支撑.