建立文书档案数字化管理模式的必要性

张文佳

摘要：随着社会经济的飞速进展，在社会发展过程中文书档案的作用日益清晰，为了更好地满足文书档案管理的社会发展的需求，有必要持续改进文书档案的管理方法，并不时向文书档案的数字化管理开展，创建更加有价值的档案数据。数字化档案管理具有许多好处，可以使文书档案材料在搜索期间愈加便利快速，并最大范围地提升了文书档案的使用效果。文章重点讨论了文书档案数字化管理重要性，同时分析了提高文书档案数字化管理水平的方法

关键词：管理模式 文书档案 数字化

在文书档案管理职员的日常工作中，有必要整理与搜集各类文书档案的电子文件资源，持续健全数字化管理方式，这是当前亟待解决的问题。在当前信息技术不停完善的背景下，文书档案的数字化管理行式重点采用优越的数字化技术，包括：数字压缩，文件扫描，音频和视频文件。其中一项优越的数字技术就是使用ocR识别技术获取图像文件，而后用高级存储管理技术，能够有效地把所有文件存储在数据库里，它提供文书档案数字化管理和搜索的便利，并且依靠优越的网络技术在文书档案的数字化管理中起着关键效用，在数字化文书档案管理行式下，方便了网络资源分享与文书档案的远程传输，以及迅速和精确地创建详细且完整的数字化档案管理系统，其可以最大化地提升文书档案管理资源的有效性。

一、创建文书档案数字化管理模式的必要性

随着当代信息技術的飞速进展，中国每个领域的数字化档案管理产生了重大转变。随着现代的计算机技术，存储技术和扫描技术在当代社会的飞速发展逐步变成了文书档案的数字化管理模式，换言之，使用数字化信息作为载体存储档案信息被称作文书档案的数字化管理，在数字化管理文书档案，其包含以下步骤：扫描信息，存储信息，存档数据库。文书档案的数字化管理有助于提升对纸质档案保护，防止档案信息丢失，还可以贯串纸质档案和数字化档案，最大范围地利用资源，当代档案数字化管理的需求重点体现下面这些方面：

（一）是当代信息交流的基础要求，提升档案信息的有效性

在当代经济飞速进展的背景下，文书档案的关键性也随之出现。不同领域之间正在进行越来越多的交流，急切需求便利快速地获得各类文书档案信息的办法。因此，要解决这一问题，就必须建立科学合理有效的文书档案数字化管理模式，在平常工作和生活中，使用此管理模式可以在不同部门之间有效地共享文书档案信息，当前信息数字化技术水准持续增长，并在许多领域得到应用。因此，不停增强文书档案的数字化管理已是目前文书档案信息资源管理的主要要素。

（二）是当代档案管理的重要形式，能满足目前社会经济发展需求

随着当代社会经济的飞速进展，如果要充分发挥文书档案的作用，最大范围地提升文书档案管理的使用效能，就必须采用数字化管理模式，数字化管理模式是当代档案管理中十分关键的一个方法。数字化管理模式重点使用当代数字技术，如现代计算机技术和互联网，增强文书档案的数字化管理，这有助于最大范围地提升文书档案管理的效能，以满足当前档案材料和社会经济发展的需求。

（三）是完善档案管理的有效方法，以实现当代档案管理科学化

在当代社会的每个领域，档案管理模式的持续创新和当代数字化管理方法的运用是目前文书档案进展的重要目标。文书档案的数字化管理是继续改进当代档案管理的主要举措，如果要在应用中取得良好的效果，最先就是打破传统文书档案管理模式的要求，而后采用一种比较灵通和优越的数字化管理模式，实行文书档案管理的科学合理化，文书档案管理模式的持续完善可以为社会建造更有用的价值，更好的促进社会繁荣。

（四）强化档案信息安全选取，保证文书档案信息安全性

在现代信息技术不断完善的背景下，网络信息技术陆续渗入到社会工作的每个领域，这种形式致使档案信息的安全性成了目前管理进程中特别紧要的内容，每个领域的工作职员都把档案信息安全管理置于首要位置，目前的社会和经济局势相当低劣，强化文书档案的数字化管理，保护文书档案信息的安全性已是当代信息管理的重大遴选。

二、提升文书档案数字化管理模式水平的对策

（一）创建科学合理的档案信息管理机制

在当代信息技术飞速成长的背景下，信息技术的运用领域连续扩展，各行业的管理水平也在迅速提高。要有效提高文书档案的数字化管理水平，有必要创建科学合理的档案信息管理机制，改善档案信息管理战略。

（二）建立文书档案管理数字化平台网络化建设

在不断开发文书档案数字化管理的进程中，为文书档案管理工作中的每个步骤创建一个处理文书档案数字化工作模式，然而，在当代文书档案数字化管理流程中，不同部门之间不断加强信息的沟通与交流是文档文件数字化管理实施中的一个重要问题。所以，有必要持续改进文书档案数字化内部管理方式，并建立文书档案数字化平台的网络设计，还要在条件许可下，应当建立完整的网络信息化分享系统，从而可以有效实地远程控制与宣传文书档案数字化网络管理。

（三）改变传统的文书档案管理思想

在各单位的发展过程中，有关领导人应提升文书档案数字化管理的关键性，为文书档案的信息化管理创建优良的发展环境，在许可的状况下，文书档案的数字化管理也应包括在公司的整个规划中，具体体现如下：财务预算中每个单位都应当计算文书档案数字化建设的成本，为了更好地应对越来越多的档案和不断变化的技术手段，并把这些资金用于购置当代信息装备，电脑和数码相机等，进而为文书档案的数字化管理创建了有利条件。

结论：文书档案数字化构建是一项长久，全面，具体，艰巨的任务，必须要文书档案管理职员与其它部门职员相辅相成，新颖的管理方法和优越的计算机技术逐步成为科学化的中心，大大提升了文书档案管理的效能与准确性，为档案管理的全面开展奠定了基础。