论如何提高科研档案的完整性

马连英

随着国家对科学技术的不断投入，科研项目的立项不断增多，而科研档案归档质量与体现科技人员智慧的科研项目相比，具有很大差距，特别是科研档案的完整性有待提高。档案的完整性是档案完整、准确、系统、有效的基础和首要标准。如何提高科研档案完整性，提高科研档案的内在质量，为科研人员日后利用科研档案做进一步的科学研究提供重要的、齐全、详实的档案资料，为科研档案的验收工作提供基础保障，是从事科研档案管理的档案人员的首要责任。

1 科研档案完整性问题分析

1.1 科研档案管理与科研项目管理脱节，部分文件缺失

科研项目管理是科研课题从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷的全程管理。其目的是使科研项目实行制度化和科学化的管理，保证科研计划圆满完成，出成果、出人才、出效益，提高竞争力。科研档案管理是科研项目管理的重要组成部分，它贯穿在科研项目管理的各个环节。而现实是科研档案管理未真正纳入科研项目管理中，存在严重脱节现象。科研档案部门不掌握本单位科研项目的立项数量、项目来源、承担项目的负责人、档案验收、成果鉴定等内容和时间节点，无法在科研项目立项时介入科研档案管理，跟踪科研项目的进展，对科研项目各个阶段形成的文件资料的收集、整理工作提出具体要求。通常在科研项目到了验收环节，档案管理部门才被科研管理部门通知对已完成的科研项目的文件材料的收集、整理工作进行业务指导。对于研究周期长的科研项目，存在文件收集不及时，文件分散在科研管理部门和项目技术人员手中，造成科研档案人员在有限的时间内很难将所有具有保存价值的文件资料收集齐全。又因科研档案部门不参加科研项目阶段评审，科研项目管理部门对档案要求不了解，档案意识不强，使得评审现场形成的专家评审意见和专家签到表等评审文件未收集或用于财务报销。因科研项目管理上的脱节，造成科研档案部分文件材料不完整。

1.2 科研人员对归档工作不重视，核心文件不全

科研人员“重技术轻档案”的做法一直是科研院所的特点，科研人员将研究任务作为工作中的重心，对于科研立项、研究过程及验收形成的文件资料归档工作不够重视。没有按照科研档案的要求及时收集各个阶段具有保存价值的文件资料，通常会在项目研究进入验收阶段，才指派项目组的科研人员负责文件资料的收集、整理工作。因科研人员不熟悉科研档案的相关要求，档案人员不懂科研技术，仅依据研究任务确定收集范围，会造成科研项目核心文件材料收集不全。再加上有的科研项目研究具有先进的技术含量，研究成果领先国内或国际水平，科研项目负责人担心核心技术文件归档会被其他课题组人员利用，造成技术泄密，而将核心内容保存在项目组或自己手里。因为科研人员对科研档案归档工作的不重视和对科研档案保管利用的安全问题等原因，造成科研档案中核心技术文件缺失，从而影响科研人员的再利用。如某位工作几年的科研人员查找自己刚工作时归档的一份重要技术报告，翻遍了整卷档案未找到，只好回课题组询问线索。对他继续的研究工作带来了不便。

1.3 电子文件严重缺失

随着互联网的发展，科研人员在从事研究中会通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。这些具有凭证、查考和保存价值的信息记录经过归档保存的电子档案将为科研人员的以后研究工作查考相关数据、信息带来极大的便利。现实是有的科研项目的电子文件和电子档案没有按照国家和行业对电子文件和电子档案的要求，和纸质文件材料一起进行的收集或收集不全。如某单位建立了一套数据评价系统，按照科研档案要求归档了一套完整的纸质文件材料和部分系统软件。当该评价系统因电脑故障需要重装时系统时，科研人员利用归档保存的系统软件顺利重建了系统，而未归档的软件却无法及时找到只能联系厂家重新购买。给系统重建带来了极大不便。随着互联网技术的广泛应用，电子文件和电子档案已不仅仅限于软件，其范围覆盖到科研档案的各个阶段的内容。

2 提高科研项目档案完整性的措施及建议

2.1 将科研档案管理纳入科研项目管理

科研檔案管理是科研项目管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，科研管理部门要把科研档案管理纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查、同验收。科研项目管理部门需要每年将本单位国家和上级机关批复立项的科研项目通知档案部门，使档案部门能全面掌握科研项目立项情况，及时安排档案人员对立项的科研项目进行跟踪指导。并且要求科研管理部门每年在下达科研项目验收计划时，要将科研档案的验收纳入科研项目验收计划中，科研档案部门按照验收节点合理安排跟踪指导，及时将科研项目的文件材料收集齐全，发现缺失内容，及时与相关部门联系补救。从而符合科研项目档案完整性要求。

2.2 明确科研项目为第一归档责任人

科研项目负责人是科研项目的承担主体，不仅承担着科研项目的研究任务，还需要承担科研项目在各个阶段形成的文件资料的收集整理任务，为科研档案的归档工作做好基础。这就需要科研管理部门在下达科研项目任务时，明确科研项目负责人是科研档案归档第一责任人，并提出具体归档要求及归档时间并纳入绩效考核。归档要求由档案部门根据科研项目的来源、任务书的内容等，通过与科研项目负责人的沟通，来确定该科研项目的归档范围及保管期限，并派专业的科研档案人员指导科研人员及时、准确地收集各个阶段形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、视频等各种形式的文件材料，包括电子文件。档案部门要制定重要档案的安全管理措施和提供利用要求，并严格执行，从而保证归档的科研档案核心内容安全不被泄密，从而解决科研项目档案核心技术文件不归档的问题。

2.3 加大电子文件的收集力度

随着科技和互联网技术的发展，科研项目产生的电子文件和电子档案已是科研项目档案的主要组成部分。科研档案管理部门需依据国家和行业电子文件和电子档案的要求，制定本单位科研项目电子文件和电子档案收集范围、存储格式、归档职责等。档案部门负责对科研项目电子文件和电子档案的归档工作的指导、协调。

参考文献

[1]国家档案局《科学技术研究档案管理规定》（征求意见稿）

[2]宋晓丽，周淑琴.科研院所科研课题档案管理探析[J].机电兵船档案，2017（2）.

[3]周江平，杨哲.高校科研档案管理之我见[J].中国科教创新导刊，2010（26）：228-228.