对社区档案工作管理的几点思考

姜艳

摘 要：随着新的形势发展的需要，坚持为党和政府落实各种方针政策、更好地开展群众性服务工作，社区档案为社区各项工作开展顺利提供服务。通过对社区档案工作的发展必要，详细分析了街道社区档案对各社区建设的重要性，阐述了社区档案发展趋势及当前存在的问题与措施。

关键词：社区档案；工作管理；思考

随着我国经济的快速发展，社会公共服务事业在质量水平上也获得了大幅度提高，社区属于承担社会服务职能的重要基层组织，因而其对于社会的发展与人民生活水平与质量的提高具有重要意义，社区档案对新时期社区各项工作进行了真实记载，其中包括居民信息、街道行政工作资料，社区发展情况等多方面内容，面面俱到。如何真实展示社区工作的成果，让更多的人们理解社区工作，支持社区工作，就必须借助社区档案这一真实的记实库。在工作中，也发现存在着一些问题，针对这些问题，本文从做好档案管理工作，完善社区档案管理工作质量和内容的角度对其进行了探讨和研究，以下本文就从具体方面对这一课题展开详细论述：

1 强化培训，全力保障社区居委会档案工作

社区档案管理部门以及社区居委会要加强人员队伍建设工作，采取以会代训、专题讲座、举办培训班多种方式，一方面增加全体社区干部档案法等有关知识，提高大家的档案意识和档案法制观念，另一方面强化档案人员的业务培训，不断提高社区居委会档案人员的业务水平，从而营造人人关心支持并参与档案工作的良好氛围。

2 档案工作应当跟居委会的日常工作实施有效协调

因社区居委会日常工作繁杂多样，涉及到居民生活的方方面面，同时因人员少，工作量达，因而缺乏专门负责社区档案管理的专业化人员，这就导致很多社区在档案资料的收集、整理、建档工作上难以做到科学的责权分配与有效的工作任务规划，很多从事居委会工作的人员认为社区档案管理内容庞杂，平时也用不着，专门设置这样一项工作内容，增加了居委会的工作压力和负担。这导致很多居委会不重视档案工作。社区档案存在管理不细致、记录不完备的问题。因而首先要让居委会负责人员认识理解档案工作对社区管理而言的重要性，其作用和意义，要让档案工作成为居委会工作中重要的组成部分。通过向居委会人员进行档案工作作用意义的宣传，使其了解到社区的很多服务必须要依靠档案给予的信息资料支持，档案管理尽管平时用不上，但需要的时候缺少了档案信息，会为社区管理造成很大困难和阻力，因而通过让档案工作跟居委会日常工作进行有效结合，使得档案管理收到居委会的足够重视，从而提升其管理质量和水平。

3 健全制度，规范社区居委会档案工作

社区档案部门要与区相关部门一道，迅速制定《八区街道社区居委会档案管理办法》，針对社区档案工作设定制度化的管理措施，通过对文件材料的归档与整理、档案的保管和利用等方面做出规定，并加以认真贯彻落实。让社区档案工作的规范化水平获得提高。居委会应按照各自管辖区域的现实情况，制定科学的档案管理制度，以制度化的管理取代以往简单粗放的管理，通过提高社区档案管理的规范化水平，从而使得档案管理工作的质量效率得到保障。

4 突出社区自身的特色

社区档案工作跟政府部门的档案管理存在一定的差异性，其主要针对居民与社会信息进行档案管理，因而不能照搬行政单位的工作模式，而应当根据现实需要，创新适合居委会现实情况的档案管理办法。应根据社区工作特点，就档案资料信息的采集、记录、分类上突出社区特色，集中注意对社区当中重要的人文、地理、社会发展情况进行档案信息的记录，并且要注意口径上跟媒体领域保持一致，要把具有突出价值的档案信息，进行保存期限的灵活设计，而对于一些随着时间发展已经失去价值的档案信息进行专门提取和排除，避免档案记录内容过于庞杂，如区域划分、人口情况等应长期保管，而对于社区文体活动方面的信息以保存五年为限即可；对于档案信息的记录，应采取电子化方式进行记录，减少手工操作的成本开支与人力消耗。同时便于调用和修改。

5 创造条件，同步发展社区居委会档案工作

社区档案工作对于社区的社会发展和公共服务都具有重要的作用和意义，因而应通过对档案管理工作重要性的宣传，提高居委会人员对档案工作的重视和支持，要让档案工作跟居委会建设同步发展，而不能滞后；要创造必要的条件，逐步解决社区居委会档案工作所涉及的人员、经费、库房、装具等问题，使社区居委会档案工作逐年有所进步，逐年有所提高。

6 社区各级组织要提高对档案管理的重视

社区领导要带头重视社区档案管理工作，要与社区其它业务同样看待，多要求，多检查；在日常工作中加强资料归档的质量和标准，社区相关人员也要加大向居民进行档案管理知识的宣传引导，社区内外统一思想，使社区档案的利用价值得到有效提升，促进档案管理的科学性和规范化。

7 实现有的社区居委会文书档案分类方案等管理制度进行适当调整

《八区街道社区居委会文书档案分类方案》是1999年制订并推行的，大多数同志对其持肯定态度。但由于社区居委会职能时有增减，特别是其社会化职能不断加大，管理内容不断丰富，相应的档案分类有时不能涵盖，应给予及时的调整。应及时作为归档文件进行收集，并单独分类。此外，个别类别的内容有交叉，如青少工作，应对其进行必要的调整，以保障档案资料记录的科学性和使用的便利性。

8 做好协调工作，统一档案信息记录格式

对于社区中的一些单位如妇联、体协等，其所提供的一些资料信息，虽然具有档案价值，但其格式上可能跟社区的档案信息格式存在差异，针对此类材料，应对其格式进行必要的转换和整理，使得其跟社区的档案信息记录格式保持一致，如将图片信息放在档案信息的文字内容后，在信息资料的时间格式上统一采用阿拉伯数字进行表示，没有特殊要求的信息，在字体上统一采用宋体四号字等等，这样通过将社区档案管理标准进行统一，可以提高档案信息管理的规范化水平，使得信息利用方面更加高效便利。

综上所述，新的时期背景下，社区档案管理要跟随时代发展而与时俱进。从目前社区发展来看，档案服务经济的作用在加大，因而要注意对社区档案管理服务功能的加强，通过做好社区档案管理工作的质量管理和工作模式优化，使得档案管理工作的整体质量获得提高。