浅谈档案数字化管理的优势与弊端

刘岩

摘 要：如何实现档案信息数字化高质量的管理工作，需要加深档案信息数字化管理技术的优势和弊端的认识与了解，并通过合理地结合档案数字化管理技术的具体特征应用到实际的档案管理工作中进行深入研究，本文主要针对当前的档案数字化管理技术在实际应用过程中的优势以及弊端展开研究，并提出一些改进建议，以供参考。

关键词：档案；数字化管理；弊端；优势

1 档案数字化管理的优势分析

1.1 立卷方式到位

单位的主要业务科室在档案立卷问题上在过去的条件下一直存在 很多问题，例如立卷不及时、很多的档案材料提供不够系统，不够完 整，随着现代数字化档案管理的发展，不同业务部门之间可通过互联网网络的传输作用将相关的资料在完成分类之后传送到档案管理工作人员的计算机中，解决了过去一些业务科室在立卷工作中由于条件的限制遇到的难题，包括立卷不够及时，大部分档案的材料未能满足系统的要求需要筛查等。档案管理工作人员在收到档案材料的第一时间根据发件方的分类情况进行材料的调整与分配，促进各种类型档案立卷的时效性，档案数字化管理能够为档案的完整性以及系统性等方面提供了强大的技术支持。

1.2 管理效率的提升

以往的档案管理工作的流程当业务科室需要提交档案材料时，必须要在正常的时间节点上交到档案室，并且提交资料都需要管理人员进行现场清点与审核，不利于工作效率的控制，而信息技术的诞生，当前阶段的档案资料在进行提交时仅需要工作人员通过互联性系统的操作就能够自由完成，大大地节省了在提交档案环节的时间流程，提升了档案提交到处理之间的效率。

1.3 档案数字化管理提高档案内容信息的开发

过去旧式的档案管理模式需要进行分类以及顺序的排列，而经过复杂的整理之后只能保障档案的完整性与安全性，只能提供单个文件的资料查找。自从应用档案数字化的管理路径之后，左右不同类型的档案都能通过系统的整理自动进行分类，另外档案中的电子文件也能够统一存储在计算机的硬盘中进行永久保管，档案经过数字化管理一经电子文件立卷以后.可以自动通过检索工具的大规模搜索，搜索结果可以提供（同一事件与问题）相关的资料或者与历史有相关的关键词，为管理员提供档案的发生与经过，满足管理员的在大量的资料库中找到专题的需求。

2 档案数字化管理的弊端

虽然我国的信息化技术在近些年来得到了广泛的应用，但技术仍处于发展阶段，在国内的档案管理中仍属于新型技术，具体的发展空间有待考究，我国科学技术起步较晚，因此在对各类技术进行有效利用的过程中，由于条件的限制，数字化档案管理目前仍存在一些弊端，在管理上难以有较为统一的标准。

2.1 电子文件档案存储受载体制约性强

技术型电子文件对储存条件有着一定的硬性要求，电子文件一般都计算机中的软硬件设备的依赖性较强。目前发展阶段的计算机的存储容量虽然可以无限扩展，但在面临需要存储几何级数性质的电子文件也有一定的难度。并且目前绝大多数的存储软件更新得特别快，一些时间比较久的档案无法在经过更新的软硬件中进行直接读取，或者是一些同一时期储存的电子资料也有可能出现系统不能兼容的问题，因此保管该档案文件的部门需要为该文件的存储问题耗费大量的经历与劳力，对该文件进行备份或试图改变档案文件的格式来适应新的存储系统。并且电子文件不可直接读取，文件信息量较大时，会很容易发生部分文件资料丢失的情况以及计算机病毒的干扰等，为电子文档带来安全性的问题。

2.2 自动化系统与档案管理系统不兼容

不同的部门所采用的文件管理软件都有着一定的差异，包括：类似财务管理部门财务需要使用有关资产格式的系统，綜合性机关部门则需要采用OA办公平台等，不同部门需要根据部门的特点采用最适合的文件管理平台，因此，因为管理系统的类型有着多种设计特征，软件之间的兼容条件差异非常大，导致档案文件无法直接转换格式，不同部门之间的电子档案文件未能自动归档。大部分数据信息的收集与录入目前还停留在传统的管理水平中。

3 实施档案数字化管理需要注意的要点

3.1 建设系统工程.实现信息共享

档案数字化管理系统是一项系统性工程，包括在设计、软件类型、开发、档案的整理、扫描以及录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施多个环节形成的硬件与软件双二合一的存储处理系统。由于不同部门之间每天都会形成大量的文字信息数据需要做成档案并进行存储，需要利用双服务器、磁盘阵列等系统进行保管，另外，还要通过扫描仪的统一扫描、光盘与磁带进行双备份的措施。除此之外，为了能够有效地提升利用率，还需要在系统添加查询功能，结合查询功能以及档案的网络传输来实现资源共享的目标

3.2 建立横向通道，衔接办公系统

面对部分自动化系统以及数字化档案管理系统地兼容性问题，可通过在查询接口程序的基础上添加查询档案资料这种针对性的查询功能，针对不同的系统包括：财务资产系统、OA办公等系统之间的无缝集成。而针对解决电子文件与纸质文件之间不同的保存途径，可通过在纸质文件与电子文件两者之间设计一个通道，也就是将电子文件与纸质文件用文本表达的模式实现映像的形式共同保存。

4 结束语

随着近些年我国科学技术的不断发展，尤其是数字化技术在各行各业中得到了广泛的应用，数字化技术的诞生为很多行业带来了一定的机遇，但也面临着巨大的发展挑战，从档案管理工作的角度上出发，在一定程度上对数字档案信息管理提出了更高的要求，包括档案管理技术人员个人的综合素质，因此，需要档案管理人员不断提升档案数字化的建设工作，严格贯彻数字化技术的科学应用，通过充分地掌握数字化技术的优势，并与时俱进突破发展的限制与难点，解决当前的档案数字化在管理上难题。

参考文献

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[3]王海萍.数字化是档案管理工作的必由之路[J].中国档案，2006.