提升档案管理信息化的思考

李广

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活质量得到了很大的改善，相应的思想认识水平也有了较大的提高，近几年，管理意识就比较深入人心，随着人们管理意识的逐渐增强，有助于起到一定的规范作用，进而达到相应的目标。而在档案建设过程中，同样也需要加强管理，不仅如此，创新意识的融入也很关键，只有不断地创新档案管理理念，才能更好的实现档案管理的信息化，而如何进行创新就成为了人们主要思考的问题。

关键词：创新；档案管理；档案管理信息化

创新档案管理理念以实现档案管理信息化是值得人们进行深入分析的，因为这关系着档案管理的质量，同时对于档案管理信息化的建设与发展也具有一定的影响。只有不断的创新档案管理理念，才能跟上时代的发展潮流，做到与时俱进，以加快我国档案管理信息化的建设步伐。因此，这就要求有关管理人员能够提高对于这方面的认识以及重视程度，不断的严格要求自己，能够积极的采取一些有效的措施，以进一步提高档案信息化管理水平。

1 档案信息化管理的优越性

随着时间的推移，我国的信息技术也在不断的进步与发展，而档案信息化的管理方法就是一种创新的体现，就目前而言，传统的管理方法已经难以满足档案管理工作的要求，而这种方法的出现就极大的满足了这一点，通过使用这种管理方法，能够进一步的提高管理水平，取得令人满意的档案管理效果。而与其他的管理方式相比，往往具有一定的优越性以及先进性，这就值得被人们进行推广与应用。针对其方法的优越性而言，主要体现在以下几点。

1.1 提高办公效率

通过采用档案信息化的管理方式，能够进一步的提高办公的效率，这是其优势之一。尤其在如今信息时代背景下，对于各个行业都造成了一定的冲击，如果不能加以创新档案管理理念，最终就会被时代所淘汰，而信息技术与档案管理工作的结合就是一种新的创新方式，能够帮助人们进一步的加强档案信息化的管理，有效的提高办公的质量以及效率，成为管理人员的有效管理手段，同时还有助于方便用户进行搜集与浏览，具有一定的便捷性，进而取得良好的档案信息化管理效果。

1.2 方便资源的共享

方便资源的共享也是档案信息化管理方法优越性的体现之处，在如今信息高速发展的时代，人们对于信息的需求是极为迫切的，有关方面就提出了信息、资源共享等理念，通过实现资源之间的共享，能够更好的满足人们的需求，促进企业的发展，进而有助于更好的推动时代的进步与发展。而在我国档案管理的过程中，资源共享的要求也有所体现，这就要求有关部门能够做好档案资源的共享工作。而通过不断的创新，档案信息化的管理方法得以诞生，通过加强信息化的管理与建设，就能帮助人们加以完善管理系统，进而有效的实现资源的共享，实现档案资源利用率的有效提高。

1.3 保存具有稳定性

传统的档案管理主要是纸质档案，纸张保存的受到外界环境的影响比较大，纤维素决定了纸张的耐久性，但是纤维素容易受到高温、潮湿、氧化等等因素的影响，很容易受到破坏，因此如果保存不当会影响档案的完整性，造成难以挽回的损失，但是檔案管理的信息化可以有效的避免传统的档案管理中存在的弊端，提高了档案存储的稳定性，不容易受到外界环境的影响，同时也可以提高信息传递的方便性和快捷性。

1.4 提高了信息传递的速度和安全性

传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效的缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高；俄档案管理工作的效果。

2 创新档案管理理念，实现档案管理信息化的有效途径

创新档案管理理念能够更好的推动档案管理信息化的建设与发展，而如何进行创新管理就显得极为关键，这就要求有关人员能够重视档案信息化的建设，并且能够转变相关的思想观念，提高自身的技术水平，以更好的满足实际档案管理工作的需要。同时有关部门也应该积极的采取一些有效的措施，以进一步提高档案信息化管理的效果，真正的发挥出信息化管理系统的作用，更好的加快我国档案管理信息化的建设步伐。具体而言，可以从以下几个方面进行综合的考量。

2.1 建立规范的档案管理体系

我国档案管理的时间相对较晚，因此档案管理的基础差、管理质量不高，档案管理工作的分类标准不统一，因此需要解决当前档案管理中的存在的问题，这就要求有关部门以及工作人员能够集合实际的情况建立健全相关的档案管理体系，以起到一定的规范作用，更好的促进档案管理水平的提高，以更好的满足实际档案管理工作的需要，尽量避免一些问题的发生，进一步实现档案管理的信息化。

2.2 强化档案管理工作的安全措施

档案管理工作主要是依靠人来执行一切工作，无论是传统的档案管理还是信息化的档案管理，安全性也主要是依靠人的主动性，这就会增加档管理工作的安全性，档案管理工作的信息化也会增加影响档案的保密性，因此为了能够促进档案管理的信息化进程，需要提高档案管理工作的安全性，避免黑客的对于系统的威胁，提高数据资源的安全性。

2.3 建立档案管理制度

在建立档案管理制度的过程中，需要重点强化档案管理的科学性和合理性，随着社会的发展逐步的完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

2.4 提供技术的支持

技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理的软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

3 结语

随着时代的不断向前发展，我国的档案事业也获得了较大的发展，但是同时也在面临着一些问题，传统的档案管理理念已经不能很好的满足当今信息化档案管理的要求，只有不断地加以创新，才能寻求突破与发展。所以，有关档案管理人员应该注意结合自身的经验以及有关知识，不断的创新档案管理理念，以满足信息化档案建设的要求，为人们提供多样的、个性的信息化服务，实现有效的档案管理，以更好的促进我国档案事业的建设与发展。

参考文献

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