浅析流程管理在电子档案管理系统中的应用

刘洋

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活质量得到了显著的改善，相应的需求也有所增加，档案需求就是其中之一，为了更好的满足人们的这一需求，近几年，我国档案事业就有了很大的发展，电子档案管理系统也在不断的完善，这有助于进一步提高我国档案管理的水平，这具有重要的意义。而流程管理则是电子档案管理中的重要内容，因此，针对流程管理在电子档案管理系统中的应用就有必要进行深入的分析。

关键词：流程管理；电子档案；管理系统

流程管理在电子档案管理系统中的应用是值得人们进行深入探究的，因为这关系着电子档案管理的水平，同时对于档案事业的发展也具有一定的影响。只有加强对于流程管理的分析，才能帮助工作人员更为深入的了解电子档案管理系统的有关知识以及流程管理的内容，合理的加以利用和完善，进一步提高档案管理水平。这就要求有关人员能够提高对于流程管理的认识以及重视程度，结合实际的情况合理的进行应用，以有效的加强电子档案的管理。

1 电子档案管理系统概述

1.1 问题

随着我国科技不断的进步与发展，先进的技术得以层出不穷，而电子档案管理系统也得以诞生和应用，这在一定程度上加快了档案管理的效率。但是就目前而言，在该系统的实际运行过程中，还是会存在着一些问题，这些问题的出现极不利于电子档案管理系统的良好运行，难以取得良好的管理效果。因此，就其系统运行中的问题就有必要进行深入的分析。具体而言，主要表现在以下几个方面。首先，主要体现在安全性问题上，这里的安全性主要指的是信息载体以及信息传输过程中的安全性，事实上，电子档案的载体还是比较复杂的，包含光盘、磁带等，而在电子信息传输的过程中，有可能发生拦截、泄密、破损等问题，进而导致电子文件很难进行长久的保存，这就也很容易出现失真等现象的发生。在一定程度上也有可能受到病毒的感染，进而严重影响了电子档案管理的质量，甚至容易产生跟大的问题。其次，在带可识读性方面也有一些问题，因为电子档案依赖的是系统进行存储与提取，所以必须要借助计算机进行操作以及利用，这就容易受到系统环境的影响，很容易发生信息无法识读的问题，难以促进档案信息的有效利用。

1.2 应对措施

众所周知，电子档案管理系统在实际档案管理中扮演着重要的角色，这是一种先进的管理手段，但是其中还是会存在一些问题，这就需要有关人员能够采取有效的应对措施加以预防和解决。一般而言，可以从以下几点进行充分的考量。首先，需要有关人员能够加强网络的安全建设，可以在查阅的过程中，设置相关的验证信息以及权限限制等，并且按照有关规定进行电子档案信息的安全保护，将一些局域网以及互联网等采取物理隔离的方式。其次，还需要安装一些有效的杀毒软件以及防火墙，这样能够尽量降低被黑客入侵的几率，进而更好的保证电子档案信息的安全性。最后，针对可读性的问题，就需要有关工作人员能够做好相关的备份工作，有关档案部门可以将一些比较重要的档案资料进行备份，具体而言，可以选择异地备份、异质备份等形式，以进一步确保电子档案信息的可读性良好，加强对于档案信息的保护，更好的满足人们电子档案管理的要求。

2 流程管理在电子档案管理系统中的应用

2.1 流程管理简介

就其流程管理而言，它是电子档案管理系统中的重要部分，对于电子档案管理系统的运行效果也具有一定的影响。就其流程管理本身而言，主要指的是将一个或者多个输入转变为具有价值的输出活动，而这主要是为特定的市场以及用户进行提供。因此，该流程基本是以用户为基本导向，在输出的过程中尤为重视用户的价值。流程主要包括六个要素：输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。

2.2 流程管理的应用

在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理，具有十分重要的现实意义，即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以，在设计与实施电子档案管理系统的时候，一定要重视流程管理的运用。

首先，在电子档案管理系统建设中，应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候，主要包括三个方面，即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言，电子档案管理系统担负着管理任务，需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念，以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集，数字化处理，还是资源整合利用，都是围绕档案利用者的实际需求进行，贯彻落实以人为本的原则，强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程，对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理调整原有业务流程，对工作流程中的业务关系加以梳理，以此实现和改进档案管理业务流程的目标，规范档案信息资源建设。

其次，流程管理可以显著降低建设风险，减少建设成本。在建设电子档案管理系统的同时，应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存，以此实现流程管理控制與电子档案价值鉴定的有效性，否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险，影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外，在建设电子档案管理系统的时候，实行前端控制，通过流程管理的引入，使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序，并且尽量减少管理流程环节，提高管理效能。

基于流程管理理论，对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中，首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息，并录入系统，自动根据归档日期予以分析，对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定；之后由档案管理科室牵头，组建专家鉴定小组，鉴定信息来源，确定不可公布或有限制的文件、档案，列出清单予以报备审批。在审核通过之后，编制数字化档案；然后对档案予以检索设置，并且充分考虑其访问权限设置；最后，重视档案的存储与更新，并且进行合理的备份，确保档案的安全、准确，提高档案利用率。

3 结语

随着时代的不断向前发展，人们的生活方式以及工作方式发生了很大的变化，各个行业也都获得了较大的发展，我国的档案事业就在时代发展的浪潮中取得了较大的进步，尤其在如今科技时代的背景下，对于档案管理工作也提出了更高的要求，近几年，电子档案形式也已经屡见不鲜，相关的电子档案管理系统也得以诞生和应用，而其中的流程管理则起着重要的作用，能够进一步加强电子档案管理系统的完善，这也有利于促进档案事业的建设与发展。

参考文献

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