高职院校人事档案管理工作的分析

雷凤雪

摘 要：随着社会的发展，人事档案在高职院校中慢慢得以重视，人事档案散乱，无专人管理，基础设施落后，信息化管理低的问题将得到解决。人事档案管理工作逐步规范化，制度化。在新形式下，人事档案管理工作在不断创新，积极探索新的管理模式，提高人事档案管理工作的效率和利用价值。

关键词：高职院校；人事档案；制度；问题及对策

高职院校这几年在迅猛发展，不断壮大。高职院校的各项管理工作也在不断地创新发展中，新的制度、新的理念迅速呈现。高职人事档案管理工作也逐步走向规范、制度化。人事档案对人才的引进，干部培养教育选拔是必不可少的。对于个人成长记录，有着重要的“凭证价值”。因此，人事档案管理要进一步规范化、制度化，才能够为学校提供准确优质的信息资源。加强基础建设，硬软件等制度措施的完善，加强管理人员的培训指导。下面就人事档案存在的问题及对策进行剖析。

1 高职院校人事档案管理存在的问题

1.1 人事档案管理制度不健全

我国高职院校大多数是由中职升格为高职的，高职人事档案的形成也是由中职升格逐步建立完善的。高职升格后，又合并几所中职或者是高职院校。在不同的学校有不一样的管理制度，有的学校是没有管理制度，没有专职档案管理人员。对档案的收集、整理，立卷、转递、借阅、保密、利用等没有相应的要求和管理制度，存在“散”“乱”“缺”“张三李戴”等现象。由于管理不规范，查借阅制度也没有建立，在工作中无法落实政策法规，影响了人事档案管理工作的制度化、规范化。

1.2 人事档案管理基础设施差，管理手段落后

高职院校人事档案还存放在木头做的大柜子和一些老旧装16K纸型的铁柜，随意存放，没有上锁。存放人事档案的盒子各式各样，有硬纸盒的、有软纸盒的、有信封的、有塑料盒的。有的纸盒很破旧，档案材料已经外露，很容易造成纸质材料掉页、漏页等情况。柜子没有上锁，本部门人员都可以随便翻阅人事档案，这样人事档案容易被认为篡改或任意销毁都无人知晓。安全隐患很大。

高职院校还有很多人事档案室没有防火、防虫等八防措施，对人事档案的管理存在极大的安全隐患。在档案管理的设备中，布局设置很简陋，通常是办公室、阅档室和库房合为一间，给工作带来极大不便，无法正常开展人事档案的分类、归档等工作。

1.3 无专职人事档案管理人员，工作人员缺乏保密意识，个人不重视

高职院校人事档案管理没有专职档案管理人员，是人事处人员兼顾这个人事档案管理的日常工作。兼职人员无法保证充足的时间和精力来管理人事档案，只是应付了事，导致人事档案管理建设落后，对人事档案管理非常不利，很多该收集归档的主要材料没有归档，随便乱放，如：干部任免文件，干部任免表，职称评聘材料等等这些重要的材料，存在没有放入个人档案，到处乱放，有的可以找到，有的材料已经找不到的现象，造成档案内容的不完整，缺失的材料无法找回的情况。人事处人员变动大，有些人员及一些新的工作人员，没有对他们进行档案保密教育，他们根本不知道档案的重要性。他们的工作需要查閱人事档案的，他们把档案随便拿出档案室查阅，缺乏安全保密意识。

人事档案个人不够重视，收集材料难，不及时上交个人材料，填写个人信息材料太随便，信息填写马虎，填写不完整，有的擅自隐瞒个人情况及家庭情况。

1.4 人事档案信息化管理水平低

人事档案管理没有专门的电脑、打印机、自动打孔机、扫描仪、没有相应的系统数据库等现代化管理工具。档案没有打印编目，手写的编号，简单的存放，查找困难。人事档案里没按照类别进行归类，没有装订，内容较乱，找些材料费时费力，造成档案利用困难。

2 高职院校人事档案管理工作的对策。

2.1 建立健全人事档案管理制度

人事档案管理要建立健全规章制度，让人事档案管理工作有章可循。第一，制定并完善人事档案的收集归档制度。人事档案及时收集归档，以便更好地提供利用；第二，完善人事档案保管、安全、保密制度。使用人事档案就按照要求给予保护，不掉页，不随意乱翻，自觉维护人事档案材料的安全和完整；第三，建立人事档案查借阅制度；第四，完善人事档案的接收、转递的规定。在规定的时间及时接收转入职工的档案和新进人员的档案，调离和晋升处级人员档案的转移工作尽快转移；第五，建立人事档案管理人员的规章制度。档案工作者必须严格遵守相关规章制度，认真履行工作职责。对违反档案管理条例和不作为人员要批评教育。第六，积极探索新的人事档案管理模式，使人事档案管理工作更科学、更实用、更安全、更高效。

2.2 加强人事档案基础设施的配备

高职院校领导要高度重视，在人事档案管理中提供必要的物质基础。按照人事档案管理规定有关的标准和要求，配置设立专门的档案室、阅读查询室及办公室；配置标准的档案柜，灭火器，做好防火，防潮、防霉，防虫等的防护设备。为人事档案管理工作提供便利，使人事档案管理更好的服务学校。

2.3 人事档案配备专职人员管理，本部门工作人员协作管理，全院教师员工积极配合

高职院校人事档案管理要有专人负责。确保专职人员有足够的时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。提高管理人员素质，加强人事档案管理的培训学习，不断提高管理人员的政策水平和专业水平，把他们培养成为爱岗敬业、求真务实、甘于奉献、敢于创新、掌握新信息、新技术的人事档案管理人员。

使用人事档案相关的工作人员要加强教育，了解人事档案的管理制度，需签一份人事档案保密协议和人事档案查阅须知，这样他们在使用人事档案过程中就能很好地保护人事档案，人事档案的安全保密性大大提高。

要想人人重视个人档案，在学校里按照各部门每年进行一次关于人事档案的工作条例和人事档案管理的规章制度等方面的学习。了解人事档案的重要性，积极配合主动上交归档的材料，如实交待个人家庭等情况，不隐瞒事实。

2.4 加快人事档案管理的信息化建设步伐，实现档案的现代化管理

在新形势下，切实加强人事档案信息化的建设和使用。信息化是人事档案管理的手段，提高工作效率，准确及时地传递信息，提高人事档案管理的时效性。充分利用计算机、打印机、扫描仪、系统数据设备等现代化的软硬件设备和技术支持。建立完善人事档案的个人管理数据库。通过信息统计和内容整合，实现计算机对人事档案完整、准确的管理体系。在计算机强大的功能下查阅、复制、存储，大大提高了人事档案管理工作的效率和利用价值。为学校提供快速准确的信息资源。

全面加强高职院校人事档案管理工作，使人事档案管理达到科学化、制度化、规范化。在新形式下，不断创新，建立完善人事档案的个人管理数据库，完成纸质材料与计算机存储材料的统一，在数据库体系中快速准确的提供人事档案信息资源。人事档案管理人员不断学习新的前沿知识，更新观念，积极探索新的管理模式。不断提升高职院校人事档案的管理水平，推动人事档案工作上一个新台阶，让人事档案具有更高的利用价值。

参考文件献

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