探究档案数字化建设与档案资源的服务

骆艺

摘 要：随着信息化技术的发展，传统的档案管理模式逐渐发生改变，结合数字化建设使档案工作的信息化水平提高，提高了档案管理工作的效率，使档案的资源利用率提升，对档案管理的发展有着重要的作用。本文对档案数字化建设与档案资源的服务进行了详细的分析，作为参考。

关键词：档案数字化；建设；档案资源

随着网络信息化发展，较多的企业以及事业单位使用网络进行档案管理，通过这种管理方式加强了管理的质量，提高了档案工作的效率。档案数字化是增强企业及单位的实力的重要内容，通过数字化管理使档案工作中占用空间减小，同时降低了管理的成本，使档案管理的水平得到提高，同时优化了档案资源的服务。因此，各个企业及单位应重点加强档案的数字化建设和资源服务，促进档案工作发展。

1 档案数字化建设的重要性

1.1 档案信息安全保护原则

当前的事业单位中为了使档案资料得到保护，利用内网进行档案管理，这种管理方式存在封闭性，因此可以使单位内部的档案信息进行有效的保護，避免了信息泄露的问题。同时单位具备无线网卡物理地址过滤以及其他功能，可以加强档案的保密性，随着技术的发展，目前内网的保护作用也得到了加强。当没有经过授权的用户访问的时候，内网会进行身份认证，从而避免档案安全受到影响。

1.2 档案管理一体化原则

档案数字化建设工作中，多数单位将内部控制作为一种具有整体性的管理方式，使档案管理得到统一整合，内部档案的数字化建设也基本为附加模式系统。通过这种一体化的管理可以使档案的数字化建设具有一致性，建设受到了信息化技术发展的影响，这使单位在附加模式系统中研究方向发生了变化，因此使档案的数字化建设产生了一体化特点。

1.3 电子文档与纸质文档共存原则

在传统的档案工作中，单位的工作人员都通过人工的方式对档案进行等级，随着数字化技术的发展，多数单位的行政工作人员将人工方式改善，使用数字化方式进行等级，利用数字化系统对档案进行整理，使档案登记的效率提高，也使纸质档案逐渐被电子档案所代替，但是仍然有一部分档案为纸质，这也是档案的管理中存在着纸质档案和电子档案共存的特点，

2 档案数字化建设与档案资源的服务

2.1 档案信息资源共享

信息化时代背景下，档案工作的信息传递效率得到了提高，结合档案数字化建设中的系统手法模式，可以使档案管理变为实时的管理，利用网络使人员对档案信息进行实时的跟踪，使事业单位的人员能够更高效的对工作进行安排，信息传递的快速性也使档案信息共享性提高。经过档案数字化建设的相关技术应用，使事业单位在档案信息的管理和共享中达到了高效的水平。

2.2 数字化档案建库

数字化档案建设过程中，事业单位的档案系统也得到了更新，使档案系统的建设水平得到提升。当前网络信息技术在各个行业中有着广泛的应用，同时处在发展的重要阶段之中，所以档案数字化建设也面临着一定的挑战，其中包括系统模板、后台权限以及建设总纲三个内容，为了使档案数字化系统的兼容性问题得到解决，需要对这三方面进行更新，通过升级的方式使模板的兼容性加强，同时控制后台权限，同时使数字化档案建设和信息化相互协调。事业单位应参考其他单位的档案数字化建设，将档案的兼容性提高，考虑到自身单位的数字化档案建设标准，使建设符合单位自身的需求，提高档案数字化建设的质量。事业单位在进行建库的过程中需要根据法律规定开焊工作，确保档案数字化入库的信息真实性。

2.3 系统管理服务平台

档案数字化建设中的系统管理平台可以使事业单位等部门的档案管理效率得到提高，加强了档案信息的处理质量。档案数字化使单位在对信息进行调查和整理的过程中的成本降低，节省了档案管理所需的费用，不仅通过电子化档案减少了纸质档案的使用，还使人员的工作效率提高。通过使用电子化档案可以节约纸张印刷成本，减少了人力资源所需的成本，有效控制了档案工作的成本使用，对单位的资金使用有着重要的意义。另外，通过数字化管理方式使档案的信息准确性得到了有效提升。

3 档案数字化建设中需要注意的问题

档案是记载信息的重要媒介，数字化档案室的建立也是当前单位管理工作中的重要内容，由于事业单位以及企业等建设数字化档案室需要花费较多的资金，同时与企事业单位的特点以及服务内容等有着紧密的联系，另外，数字化档案室和单位的业务需要达到结合的效果，通过前端控制使数字化档案信息建设的安全性提高，在这个环节中，需要具有专业的数字化技术人员，使档案管理工作的质量得到保障，通过专业性人才的协调配合，使档案数字化建设水平提高，这是一个重要问题。

数字化建设过程中需要积累原始信息资源，例如人们使用某个公开网站的时候，不能得到所需要的信息内容，这是由于信息的整理以及上传过程中没有对档案信息进行全面的汇总，同时档案的全文数据库关联不足，数据在转换过程中有缺失，这些因素都是空界面形成，导致信息的查询效率较低。在档案的管理中，需要结合单位的信息资源特点，将档案信息进行明确的划分，分为详细的种类，对文件流程进行整理，使信息能够得到有效的组织，在应用中能够有序的展现。通过信息资源的汇总，使数字信息积累成信息库，可以使档案信息的利用效果加强，为人们提供更好的服务。另外，数字档案建设需要进行定位，通过人员的专业性的确定，将具有管理专业性的管理人员进行引进，使人员对档案信息进行高效的管理，使工作的质量提高。

4 结语

单位的档案管理工作对单位的发展有着重要的影响，为了使档案工作符合当前的信息化时代需求，应通过档案数字化建设使档案工作得到改善，采用信息技术将档案进行高效的管理，使档案的信息利用效率提高，同时实现档案资源的共享，提升档案工作的质量，为单位的档案管理发展提供了良好的条件。

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