档案信息化建设与工程档案管理的重要性分析探讨

2019-08-22 09:53苗英龙
卷宗 2019年21期
关键词:工程档案方法策略重要性

苗英龙

摘 要:随着工程项目的增多,种类的逐渐丰富,工程档案也越来越多,给工程档案的管理工作带来了一定的挑战。档案管理工作是机密的、专业性的、关乎项目发展的重要工作,各行各业的人都应高度重视工程档案的高效管理、智能化管理,以发挥档案管理的功效。当今时代档案管理的信息化水平越来越高,档案的信息化管理有助于实现工程档案资源的共享、相互借鑒、随时随地的查阅等,提升工程档案管理的信息化水平。因此本文将立足于实际情况分析工程档案信息化管理的重要性以及方法策略,并为工程档案信息化管理建言献策。

关键词:档案信息化管理;工程档案;重要性;方法策略

由于纸质档案的急速增多而且种类也越来越丰富,人们开始尝试利用高速发展的信息技术来辅助档案管理,即档案的信息化建设[1]。利用信息技术来储存、管理档案是将纸质档案上记录的数据转化为网络上的信息化数据并进行系统的分类,但并不改变数据的内容。对工程档案进行信息化管理有助于相关人员便捷的查阅项目档案信息,不需要亲自到档案室翻阅;可以提升档案信息之间的共享性,便于项目工作人员借鉴前人的经验,进而提高档案的利用率。同时档案信息化管理也减轻了档案管理人员的负担,有利于档案信息的永久保存。

1 档案信息化管理简要介绍。

档案信息化管理是当今档案管理发展的大趋势,也是信息化技术发展的又一项重大成果,档案的信息化管理实质就是将纸质档案上记录的内容以数字编码的形式真实的记录、储存在电脑系统中,该过程中要对档案中的文字、数据等进行适当的转换,但不会改变具体的内容,需要对图片和音频视频等进行电子扫描和处理,之后再将不同类型的档案信息按一定的分类标准、设计特定的程序进行分类储存[2]。档案信息化管理可以避免纸质档案储存中档案丢失的问题以及档案查找困难的问题,可以有效提升档案信息的利用率、方便性。

2 档案信息化建设和工程档案管理的重要性。

笔者以工程档案的信息化管理为例,通过对比传统纸质档案管理和现代信息化档案管理之间的差异性,剖析工程项目信息化管理的重要性。

2.1 工程档案的信息化管理有助于信息的保存,为工作人员提供借鉴参考信息

工程发展关乎广大民众的生活,工程项目的档案管理对工程建造和维修、改造等具有重要的参考意义。然而以往通常采用纸笔、依靠人工来记录、储存相关的情况,随着时间的流逝,这些纸质档案越积越多,不可避免的出现一些年限较久的档案丢失或者破损的情况,这就会导致在工程维修、维护时查不到具体档案信息,阻碍工作人员开展工作。而依靠信息化技术进行的工程档案管理工作永远不会出现这类情况,大数据的储存库内存很大,不用担心信息会储存满,而且依靠数据编码储存的信息不会丢失,会永久的保存着,便于相关人员查阅、借鉴。

2.2 工程档案的信息化管理可以提高档案的共享性,提升档案利用率

传统的纸质档案阻碍了各地区档案信息的共享,也不利于政府、相关企业以及广大群众了解当地的发展情况、使用情况,导致档案管理的价值严重缩水,没有起到促进信息共享,提升工程建设的目

的[3]。

工程档案信息化管理可以实现各地区之间的工程建设的信息交流,相互了解;也可以让有关部门及民众了解一些非机密的信息,保证民众的知情权,引导民众树立节约、节能的意识。另外,档案的信息化管理还有利于档案管理的系统化建设,将信息按一定的标准有序储存,便于及时预估问题,提前规避重大事故的发生。

2.3 工程档案的信息化管理有助于工程、企业的发展

档案管理的信息化、智能化水平反映了一个企业的技术水平和发展的理念,反映了该企业具备先进的发展观念,能够与时俱进。工程项目档案的信息化管理巧妙地将工程发展过程中的有价值的文字介绍、数据记录、图片、音频视频等全部记录、储存下来,作为企业日后工程建设的重要原材料。这些信息化档案对企业日后的发展具有显著的促进作用,是企业在项目建设中积累的经验。而且大数据会对储存的项目档案信息进行详尽的分析、归纳,形成反馈结果、提出整改建议,这有利于企业在下一次工程项目建设中规避错误,做到尽善尽美。

3 工程档案信息化管理的方法策略

工程档案信息化建设具有突出的社会意义,是值得深入实践的档案管理方式,我们要不断探究工程档案信息化管理的方法策略,提升档案的信息化管理水平。

3.1 建立完备的档案管理系统,将各类档案有序储存

档案资料种类繁多,需要按照一定的标准分类,有序的储存,以便更好的进行档案资源的共享和交流。因此需要建立完备的档案管理系统和平台,该系统上一般设置有不同的档案分类比如人事、技术、文书;再比如视屏、图片、文字、数据。每一种分类下再设计具体的转换流程和储存流程,让档案管理人员能够按照一定的程序和标准将档案信息录入、有序储存。进而建立完备的、系统的档案管理数据库。

3.2 提升档案管理人员的信息化水平和档案处理能力

随着档案管理信息化水平的提升,档案管理人员的信息化技能也需要加强,管理人员要掌握基本的信息转换能力,例如将纸质文档、数据、图片、视屏音频等进行转化,以便以统一的格式储存在系统中,档案管理人员还要具备一定的网络安全意识和程序设计能力,能针对保密性要求不同的材料设计不同的解锁程序,要在保证档案信息的安全性的基础上最大限度地实现档案信息资源共享。

3.3 提升档案的规范性和标准性

在对档案进行信息化管理时要有严格的标准和格式规定,以保证档案信息能顺利储存在网络系统中,统一的格式、规范的模式才能确保信息的准确性,才能有效的实现信息共享,避免因格式或者版式的问题造成信息交流和共享中的不便甚至错误的出现。而且只有当同一类型的信息严格按照统一的标准储存、记录时,大数据才能进行无差别的计算、分析。

4 结论

综上所述,工程档案的信息化管理具有显著的优势和社会意义,是值得深入研究和实践的档案管理模式。工程档案的信息化管理有助于信息的保存,为工作人员提供借鉴参考信息;可以提高档案的共享性,提升档案利用率;有助于工程、企业的发展。因此我们要采用多种方法策略提升档案管理的信息化水平。

参考文献

[1]牛继来.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].办公室业务,2018(03):45.

[2]李玉菡.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].办公室业务,2017(11):133.

[3]周童影.档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].中外企业家,2017(15):219.

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