探讨事业单位档案管理信息化建设的必要性

摘 要：当前信息技术快速发展，在此背景下，各行各业都开始广泛应用信息技术，档案管理作为事业单位日常管理的重要组成部分，其自身的信息化建设能够有效提高档案管理的有效性，确保事业单位能够实现可持续发展。但当前档案管理的信息化建设过程中，因为存在多方面因素的共同影响，导致事业单位档案信息管理的信息化发展还存在各种阻碍，严重影响最终的管理效果。所以事业单位必须要对档案管理信息化予以高度重视，深入分析当前信息化建设过程中所存在的各种问题，并合理采取相关措施，以促进事业单位档案管理信息化发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

当前事业单位正在不断通过转型、重构等方式实现自身改革，促进自身的可持续发展。在此背景下，事业单位档案管理工作已经逐渐成为保障事业单位开展决策的重要数据支持。尤其是在当前时代下，事业单位必须要加强自身的档案管理信息化建设，才能够更好的发挥自身作用，以促进事业单位的经济发展，如此才能过帮助事业单位更为从容面对各方问题与挑战。

1 事业单位档案管理工作信息化发展的必要性

事业单位的档案管理工作本身属于较为复杂的系统化工程，本身存在机密性强和专业性强的特点。所以只有充分重视事业单位的档案管理工作，具备档案管理的专业技巧，对档案管理模式积极创新，丰富自身的档案管理措施与经验，才能够让事业单位档案管理工作的效果得到充分体现。近年来我国的信息技术水平显著提升，人们在日常生活与工作方面对于信息的需求量在不断上升，从而导致档案管理工作的压力越来越大。档案管理信息化建设工作亟需得到有效落实，其不仅是因为档案将事业单位的发展历程完整的记录下来，同时其还能够为事业单位领导制定决策时提供有效的数据资料支持，提高决策的正确率，促进事业单位的稳定、健康、持续发展。此外建设档案管理信息化还可以有效整合与共享档案信息，深度优化档案的管理工作。所以可见在促进事业单位发展方面，建设档案管理信息化能够起到极为重要的作用。

2 事业单位目前在建设档案管理信息化方面存在的问题

2.1 管理标准不统一

现阶段下，我国很大一部分行政事业单位依然是按照自己的习惯确定档案管理标准，互相之间缺乏统一标准，如此导致各个部门及单位之间的数据无法共享；而且各事业单位使用的管理软件各不相同，导致档案管理人员检索文献时候无法对档案信息进行深入管理；除此之外，部分事业单位尚没有按照当前已有的电子档案管理系统构建标准、科学的管理流程，所以导致电子档案系统无法起到应有的作用。

2.2 档案管理信息化的安全程度较低

相对于普通档案，事业单位档案资料更具特殊性，部分档案内容甚至直接关系政府机密信息。所以开展事业单位信息化建设时候，必须要为信息资料的安全提供保障。因为当前部分档案管理人员并没有充分认识到保障档案信息资料安全的重要性，所以很容易导致档案资料信息的安全受到威胁。例如没有对公开信息资料进行严格审核、涉密电脑上使用外网浏览器等行为，都可能会让黑客从中获得机密信息。

2.3 档案管理信息化平台的建设与更新速度较慢

当前大部分事业单位在档案管理信息化系统方面已经投入大量的资金，但是其却未能在档案管理工作中充分认识到档案管理的重要性，使得信息化平台模块设置体系无法获得快速、有效的更新，未能及时录入新的档案信息，使得事业单位各部门在调用档案信息的时候受到阻碍。

2.4 档案管理相关人员的整体素质水平参差不齐

因为多重因素的共同影响，所以当前很多事业单位的档案管理人员都是从其他部门临时借调的，这就导致档案管理人员中有很大一部分并且专业的技术能力。例如有的管理人员自身的计算机操作能力不足，对于计算机不够了解，自身在专业技能与相关知识方面的储备不足。由于当前事业单位的快速发展，其对于档案方面的信息需求量正在不断上升，层次不齐的档案管理人员水平势必会对为档案文件的处理与应用产生影响。

3 促进事业单位档案管理信息化工作开展的具体措施

3.1 构建规范、科学的档案管理制度

要通过相关法律法规对事业单位的档案管理工作进行有效约束，确保档案工作的开展是在不违反相关法律法规的基础上，。如此才能够以法律法规来支持档案信息化工作的开展和落实。与此同时，档案管理部门需要基于自身的角度制定科学、合理且符合自身实际情况的档案资料管理制度，以实现对档案管理工作人员的有效约束。

3.2 构建完善的档案管理保密制度

保密性是事业单位档案管理特殊性之一，对此必须要做好预防工作，尽可能将风险扼杀在摇篮中，档案管理人员避免出现侥幸心理。在利用和保管事业单位档案方面，除了需要保障档案信息的保密与安全之外，还需要有助于对各种信息资源的整理与利用。在保管事业单位涉密档案资料时，若事业单位自身的经济条件允许，可以为其独立设置存储区域，并且安装必要的监控系统，以达到异地异质存储保管档案资料的目的。如存在极为其重要的高机密等级档案材料，应当将其存储于保险柜中。由于部分档案资料属于机密文件，所以要完善资料借阅的审批流程，档案管理人员必须要严格落实相关借阅审批工作，完善的管理制度与良好的保密措施才能够切实保证事业单位档案资料的安全可靠。

3.3 做好档案管理信息化平台的推广工作

构建档案管理的信息化平台，其主要目的是让信息需求者可以从所构建的信息化平台上直接获得优质的服务，因此事业单位档案管理工作过程中，务必要采取有效、合理的措施，加强宣传与推广信息建设平台，以促进事业单位的档案管理平台影响力与知名度的提升，同时还需要积极引进与学习发达国家在档案管理方面的经验及技术，多重措施共同入手，使得事业单位对于档案管理信息化平台的利用效率得到有效提升，切实促进档案管理信息化建设工作的有序开展。

3.4 定期安排档案管理人员接受相关培训

为了有效解决档案管理人员整体素质水平层次不齐的问题，切实提升档案管理人员的综合素质水平。事业单位必须要始终坚持人才第一的发展意识，着重加强培养档案管理人员的专业素养与综合能力。首先需要培養工作人员的责任意识，强烈的责任意识能够保障事业单位档案管理工作在接受、整理、移交、存储以及利用等环节的通畅；其次，需要针对档案管理工作落实量化考核，通过将考核结果与职工薪酬相挂钩，促进档案管理人员积极提升自身的综合素养水平；第三，在培训的过程中，需要侧重加强专业知识与技能方面的培训工作，并且要定期安排档案管理人员进行数字化与信息化方面的学习，有效促进事业单位档案管理工作在信息化、数字化方向的发展，提升档案资料的利用效率。

4 总结

建设事业单位档案管理信息化，能够促进事业单位档案管理工作实现质的提升。事业单位档案管理对信息技术的有效应用，使得档案管理的针对性得到显著提升，促进档案管理的规范化发展，大大提高了档案管理的安全程度。此外，构建数字化、信息化的档案管理模式体系，大大提升了档案管理的工作效率，而且还能够有效支持事业单位各部门及其他单位对于档案信息的利用效率，为事业单位未来的持续、稳定发展打下坚实的基础。

参考文献

[1]陈国芹.事业单位会计档案管理规范化探讨[J].陕西档案，2018（12）.

[2]刘青松.事业单位档案管理信息化要点研究[J].管理观察，2018（12）.

作者简介

吕颖君（1979-），汉，女，山东省聊城市，聊城市东昌府区卫生健康局，本科，助理馆员。