高职院校教学秘书职业发展困境对策

王利玲

摘    要： 教学是高职院校的首要任务，教学秘书作为教学管理工作最基层的一环，对教学秩序的稳定与教学质量的提高起着重要作用。本文以N职业院校为例，探究教学秘书职业发展面临的困境，从院校、个人两方面提出教学秘书职业发展的有效途径。

关键词： 教学秘书    发展困境    培育途径

随着国家对职业教育发展的重视，大力发展高等职业教育成了一种趋势，各地高职院校的规模越办越大、水平越办越高[1]。高等职业院校中，教学秘书作为教学管理基层的管理者和执行者，是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强。但是，在高等职业院校中，教学秘书的职业发展面临诸多困境。

一、教学秘书职业发展现状及面临的困境

（一）工作内容繁杂，工作压力大。

教学秘书作为基层教学管理工作人员，在行政上受所在教学系部领导，在业务上由教务处指导，是高校教学信息上传下达的桥梁，是联系学校、教务处、学院的纽带，承担着大量的事务性工作，主要包括教学管理、考试管理、学籍管理、档案管理4个模块，共14项工作（见表1）。同时，由于二级学院人员不足，教学秘书几乎是对接学校所有行政处室的信息联络员，报送到人事处、科技处、国资处、财务处等的所有材料都由教学秘书汇总提交。另外，教学秘书还承担着二级学院会务、新闻宣传、办公用品发放等工作。N职业院校近年招生规模不断扩大，专业方向多，教学秘书的队伍却没有随之扩大，目前每个二级学院只配备1名教学秘书。教学秘书每天的工作千头万绪，工作中经常因为教师、学生咨询事情而被打断，工作压力大，责任重，可能影响教学秩序[2]。另外，教学秘书在编排课程程表、安排监考等过程中经常遇到同事不理解、不配合的情况，工作情绪受到影响。

（二）工作专业性不强，职业认同感低。

教学秘书岗位的工作性质是服务与管理，工作内容是日常繁杂的事务性工作，工作技能要求会使用一般的办公软件等，N职业院校教学秘书的专业较为广泛，涵盖医药卫生类、教育管理类、社会政治类，意味着教学秘书的工作专业性并不强，虽然教学秘书平时留给领导、教师和学生的印象是忙碌的，甚至加班加点的，但是工作创新性不足，很难做出标志性的工作成果和业绩，导致外界对教学秘书的职业认同较低。高职院校以教学为核心，教师自然成为学校的主体，近年来，辅导员也有国家政策文件的扶持，因此，相比较教师、辅导员群体，高职院校教学秘书对自身岗位缺乏信心与自豪感，对未来发展感到迷茫，自我职业认同感较低。

（三）参与教学、科研机会少，职称晋升难度大。

根据N职业院校的岗位设置，教学秘书属于管理岗系列，每种系列分工明确，因此，教学秘书无法参与教学活动。科研方面，虽然学校出台了优厚的科研奖励政策，鼓励所有教职工发表论文、申报课题、专利等，但是由于专业不对口、平时工作忙碌等，教学秘书参与科研的机会少之又少。另外，近年来，N职业院校考虑到教育管理系列的岗位实际，对该系列职称晋升科研条件略为放宽，对教学秘书岗位而言，由于参与科研机会少，晋升副研究员及以上职称仍然难度较大。

（四）培訓进修机会少，职业发展空间受限。

为了不断提高师资力量，学校为专职教师提供了国内外进修、暑期培训、专业实践等多种机会，帮助教师更新知识、提高教学与科研水平。但是，教学秘书群体培训与进修的需求没有得到重视[3]，“重使用，轻培养”成为一种常态。据了解，N职业院校教学秘书已经连续三年没有接受外出培训，也没有进修机会。鉴于此，他们的教学管理理念没有及时更新、工作创新性和工作效率得不到提高。另外，由于缺乏科研相关培训，科研成果缺乏，教学秘书的职业发展也受到影响。

二、教学秘书职业发展的培育途径

（一）学校层面。

1.合理配置人员，实现专职专岗。

近年来，高职院校办学规模、招生规模不断扩大，与教学、行政相关的事务性工作随之增加，但是教学秘书群体的数量却没有相应的增加。在此情况下，学校要确保二级学院部门、人员配备齐全，各二级学院应成立办公室、教学办，并合理配备办公室主任、教学办主任、院系办秘书、科研秘书、教研室秘书等，岗位分工明确，各司其职，确保教学秘书专职专岗，专心从事教学管理相关工作，减轻他们的工作量。另外，教务主管部门制定《教学秘书岗位职责》手册，明确教学秘书的工作内容。在期初、期中、期末特别忙碌的特殊时期，二级学院要安排人手协助教学秘书开展工作，确保教学、考试等工作有序开展[4]。

2.重视教学秘书群体，提高职业认同感。

教学秘书作为高职院校教学管理一线的中坚力量，他们的职业素养和岗位能力直接影响教学管理的整体水平，同时影响高职院校的教学质量及人才培养质量[3]，关注、重视教学秘书这一群体迫在眉睫。首先，学校、教务管理部门、二级学院要充分肯定教学秘书的岗位价值，学院的评奖评优保证透明、公平，教学系列和教学管理系列分开评选，评选条例符合教学秘书的工作实际，从而增强教学秘书的职业认同感，调动他们的工作积极性和工作热情。

3.提供教学、科研机会，职称晋升考虑工作实际。

据笔者了解，非教学岗的人员转入教师岗的需求强烈，学校要制定灵活的用人政策，充分挖掘每个人的潜力，做到人尽其才、各尽其能，在学历符合、专业对口、有招聘需求的前提下，允许部分具备教学、科研才能的非教学岗人员充实到教师队伍中;科研方面，学校要为非教师岗人员搭建良好的科研平台，鼓励他们发表论文、申报课题、专利;在职称晋升方面，学校要充分考虑到教学管理岗工作任务重、工作量难量化的实际，制定符合教学秘书岗位实际的申报条件，既要形成竞争，又不能难度过大，调动大家的积极性。

4.拓宽培养渠道，提高教学秘书综合素质。

一方面，学校要及时调研教学秘书群体的培训和进修需求，有计划、有针对性地制订培训和进修方案，加强教学秘书教育教学管理、教务系统操作、文书写作等方面的学习，帮助他们提高业务能力，改进工作方法，提高工作效率，从而高水平高质量地完成教学管理工作，实现教学秘书队伍的专业化。对于新入职的教学秘书，学校要安排岗前培训，学习教学、考试等相关的政策性文件，把握住大方向，同时学习教学秘书的业务操作流程，帮助他们尽快适应工作岗位。另一方面，学校要完善教学秘书学历提升的政策，鼓励他们自我提升、自我实现，为他们的职业发展提供更多可能。

（二）个人层面。

1.依托信息化手段，提高工作效率。

在大数据时代下，信息化管理是应对日益繁重的教学管理工作的有效途径[5]。N职业院校注重信息化的应用，通过引进爱班云课堂，有效提高学生的学习效率。另外，学校教务管理系统的应用，基本实现授课计划、成绩管理、选课管理、教学质量评价的系统管理。教学秘书要充分利用现有的现代化信息手段，如微信、QQ的通知、信息反馈功能，网络云盘的存储功能，教学管理系统的排课、考试管理等功能。同时线上学习业务知识和常用的操作软件，提高工作效率。N职业院校M二级学院以往的投票、问卷调查均采用纸质形式，笔者充分利用问卷星，引入电子投票、电子问卷，节约了纸张，减轻了工作量。

2.发挥个人优势，创造性地开展工作。

教学秘书群体的职业发展需要学校的扶持，更需要自身的努力。一方面，教学秘书要将专业背景与教学管理相结合，充分挖掘自身潜力，发挥个人优势，彰显岗位价值。N职业院校教学秘书学历均为本科以上，专业较为广泛，医药类的教学秘书可以积极参与学校的课程建设，社会政治类的教学秘书可以积极申报社科课题等。另一方面，教学秘书在日常工作中要多思考、多总结，把握教学管理规律，探索新的工作思路、工作方法和途径，从而创造性地开展工作。

3.制定职业生涯规划，全面提高个人能力。

教学秘书在完成繁重的工作之余，还要完成一定的科研任务，时间紧，任务重，因此，教学秘书在入职之初就要做好职业生涯规划。一般来说，可以分为三个阶段，一是短期规划，入职1年—3年为初级阶段，这段时间主要是了解、学习、熟悉、掌握教学秘书的工作内容，明确教学秘书的岗位职责，从而独立完成教学秘书的工作;二是中期规划，入职4年—10年为中级阶段，这段时间为教学秘书职业发展的关键时期，他们对自己的工作已经非常熟练。这个阶段需要总结工作经验，反思不足，同时通过多途径加强学习，提高个人的综合能力，在业务、科研上有所收获，从而争取职称、职务的晋升;另外，本阶段也可以通过考博、进修的方式提高学历，挖掘自身潜力，从而寻求更多的发展机会;三是长期规划，一般入职10年为职业发展的稳定期，此阶段容易产生职业倦怠，日复一日、按部就班的工作经验是财富，也可能变成进一步发展的阻碍。教学秘书要不断学习新知识、新技能，拓展工作思路，开阔工作视野，为职业发展带来活力[6]。

三、结语

在高职院校中，教学秘书群体虽然数量较少，但是在教学管理中发挥着举足轻重的作用。教学秘书群体职业发展面临的困境是一个普遍性的问题，该问题的解决不可能一蹴而就，需要学校和个人的共同努力。一方面，学校要在观念上重视教学秘书群体，政策上给予支持，业务上加以指导，充分调动他们的积极性、主动性、创造性。另一方面，教学秘书个人要保持乐观的心态，充分挖掘自己的潜力、做好职业生涯规划，创造性地开展工作，体现个人的价值。最后，在双方的共建下，打造一支出色的教学秘书队伍，推动高职院校教学管理和人才培养质量全面提高。

参考文献：

[1]林洁.高职院校教务秘书群体现状分析与能力诉求[J].产业与科技论坛，2018（17）.

[2]徐红静.高职院校教学秘书职业能力和素养探讨[J].唯实，2016（2）.

[3]陈雷，陈欣.高校教学秘书发展困境与对策研究——以南京N大学为例[J].高教学刊，2018（15）.

[4]洪丽平.高等学校教学秘书的职业倦怠及对策研究[J].黎明職业大学学报，2015（12）.

[5]左晶，王罗慧，王彩勤.自身行为激励下的高校教学秘书职业持续化发展的探究[J].中国电力教育，2014（5）.

[6]吴荣丽.高校辅导员职业发展困境及对策研究——以大理大学为例[J].法制与社会，2017（9）.