企业财务共享下内部控制问题分析

贾惠岩

摘要：随着互联网信息技术更新换代速度越来越快，财务共享模式依托时代背景和新的思想理念应运而生，利用信息技术手段和先进的管理观念更好地解决了企业财务组织结构重复以及效率整体低下等问题，为企业进一步优化现有资源配置提供了可能。财务核算集中化、业务流程标准化、技术手段信息化、服务质量专业化等特点使财务共享模式在提高企业工作效率、增强部门间协同合作、优化资源配置、降低生产成本、提高企业效益等方面具有优越性。但是构建财务共享中心时，重组企业组织结构，重新规划人力物力分配等措施给企业内部控制带来了新的风险挑战。

关键词：组织架构  业务流程  信息平台

一、财务共享与内部控制相关理论

（一）财务共享相关基础理论

1、规模经济理论

实行财务共享模式首先将对企业各部门的职能做出正确划分，再对职能相同或相近的若干部门进行整合，最终构建出新的部门结构以适应企业大规模发展需要。共享中心通过标准化的系统整合职能重复的部门，增强部门间协同效应，大批量处理相同业务，降低成本，增强企业融资能力。

2、竞争优势理论

企业的竞争力来源于综合实力，综合实力涉及企业产品设计、生产、销售、核心技术、员工素质等方面。企业通过对现有资源进行优化配置、创新生产和管理技术等方法可以实现竞争力的提升。

3、组织结构扁平化理论

财务共享中心的建设剥离出了企业的非核心业务，使得企业资源配置集中服务于核心业务，为企业创造更多的利润。企业的非核心业务实现组织结构扁平化，减少管理层次、裁减冗余人员，管理层也可以及时了解市场动态，从而减少了信息传达偏离实际或失去时效性等情况出现。

4、业务流程再造理论

业务流程再造是建设财务共享模式的关键一步，它是指在充分掌握企业实际情况基础上正确分析、合理设计企业程序，并变革相关的企业管理制度，达到绩效增长、规模扩大、企业发展的最终目标。

财务共享模式的另一个重点是信息科技系统的运用，完成企业业务流程再造后，进一步简化业务量大、重复性高的流程，比如：应收应付款项、财务报销、资金管理等，以此促进企业财务部门充分发挥作用，更好地服务于企业发展。

（二）内部控制原则

1、全面性原则

内部控制工作需要覆盖到企业生产经营中的每个流程环节，让企业的每一位工作人员参与其中。财务共享模式是综合性管理模式，包括信息技术、组织结构、生产服务、人员管理等多方面，二者对全面性的要求相同。

2、重要优先原则

将企业内部控制的重点放在企业生产经营中重要或高风险的经营活动上，进一步完善企业内部控制制度。财务共享模式将核心业务与其他业务剥离，资源配置倾向于核心业务。这两个概念在重要优先原则上有相同之处。

3、适应性原则

内部控制制度需要与企业外部环境及内部环境相符，并保持制度具有适当活性以应对内外部环境的变化，从而保障内部控制长期有效。财务共享模式或任何一种管理模式的运用都需要遵循适应性原则，才能真正对企业发展起到推动作用。

4、效益性原则

企业生产经营的根本目的是盈利，内部控制同样服务于效益性原则，开展内部控制的目的是为了降低成本提高效益。实施财务共享的目的也在于此，通过结构重组减少职能重复的部门，裁撤冗员等方式降低成本提高效益。

二、企业财务共享模式下的内部控制风险分析

（一）组织结构

为建立财务共享中心势必削减甚至剥离财务职能，这将导致企业人员和业务流程发生变动，这些变动对子公司及各部门产生的影响后果是不确定的。财务共享中心不直接接触业务活动，在处理业务时可能因部门所处位置不同产生信息沟通的内容和时间差异，对同一问题做出不同判断。企业内部责任主体不明确是导致内控责任不确定的重要原因之一，这将导致出现问题时难以追责，增加了企业财务风险概率，降低了解决问题的效率。

（二）业务流程

总账是财务业务中最繁杂、最核心的环节，对整体财务业务的影响也是最大的，因此总账业务的特性对共享中心规模有一定要求。财务共享中心规模限制总账业务量和业务规模发展时，财务业务无法正常开展，难以实现总账业务和其他业务独立运行，不能保证企业有效审查和评估企业整体在财务方面的潜在风险。

企业应付账款业务在财务共享中心完成日常核算，这将导致业务与财务分离，财务人员在核算时不能完全了解业务部门的采購用途，因此确定成本费用明细科目存在一定困难，可能出现财务信息录入与实际情况不符的失误。

（三）员工层面

企业结构重组，部门职能精减，业务高度流程化的运行模式，以及电子信息系统的广泛运用都使得企业所需员工数量大幅下降。企业决定裁员将打击工作积极性，企业向心力凝聚力降低，影响企业内部工作氛围或出现员工在人事决定公布前跳槽等情况，增加人员流动风险。

新老员工的工作交接也有可能导致工作风险，新员工不熟悉业务且缺乏经验，在学习培训中对工作的内容的接受理解程度有限，在实际工作中只能按培训内容进行死板地操作，更是难以妥善处理突发情况，需要一定时间才能满足日常业务处理的要求。因此，企业无法合理确定其业务水平、员工的胜任能力以及工作意向。

（四）信息沟通

财务共享中心高度依赖信息系统，这对企业信息技术水平提出很高的要求，也限制了部分企业建立财务共享模式的可能性，或导致已经建立财务共享模式的企业在后期发展中难以达到预期目标。

多数企业在主体结构或主要业务发生重大变革时，信息系统维护人员才着手完善和调整相应的财务共享软件系统及设备，没有定期维护设备或更新系统版本。这将影响企业部门间的信息传递、信息共享、信息监管等问题，使企业难以在信息监管、数据分析中对自身实际发展情况做出正确判断，不能有效评估并应对企业面临的风险挑战。

三、企业财务共享模式下的内部控制风险的对策分析

（一）组织结构

1、规范管理制度

企业传统管理机制难以适用新型的财务共享模式，企业管理制度、管理标准都需要根据财务共享模式改革变化。企业应评估财务状况，以此为基础落实财务共享服务，对财务工作加强监督管理力度，制订更加规范化的财务管理机制。

2、明确权责主体

明确内控责任主体可以有效控制企业内部风险，因此需要完善企业财务管理规章制度，明确划分财务职责，建立责任追究机制，力求责任到人。由财务部门梳理组织结构，把握业务流程，统一调配财务人员，集中处理财务业务和核算流程。除此之外，根据交易涉及的业务区域不同，表现出的业务特征不同，建立相应的处理中心，明确各中心的职责，实现内部控制的优化效果。

（二）业务流程

1、合理分配工作

企业需要根据工作内容对全部工作进行合理分配，优化人力资源配置，避免业务分配不均的情况。财务部门业务量繁多，尤应注重工作效率问题，为提高企业整体运营效率，财务业务流程应确保在较短的时间内完成应收账款凭证提交和审核回复。

2、掌握账款动态

实时监控应收账款的动态，分析账款账龄以及更新和保护客户信息，对应收账款业务流程中出现的失误要做到早发现早解决，如应收账款逾期，开给客户的发票缺失等问题。月末核查也是财务工作的重要环节，财务负责人员应对全部账目进行核查，及时处理错账和未达账款，了解账款的未达原因，并将相关情况如实上报。

（三）员工层面

1、制定内部控制手册

企业应制定内部控制手册，以保障企业在进行内部控制的检查和评价时有章可循，保证参与该流程的相关人员明确了解工作内容和工作标准，有利于内部控制更好地在企业经营管理活动中发挥监管作用，扩大企业内部控制监管氛围，深化内部控制力度，及时发现并整改企业内部控制存在的缺陷。

2、建立員工评价、培训体系

财务管理人员是企业财务共享模式的具体执行者，在具体实施过程中发挥着重要作用，新型财务管理模式对财务管理人员的业务能力和综合素质都提出更高要求。企业需要提高员工的综合素质，加强员工的业务能力，转变对待财务工作的陈旧思想理念。企业可以建立员工的绩效考核机制，通过考核总结工作中的不足。必要时可以对有需要的员工做针对性培训，考核结束后对成绩出色的员工给予奖励，激发和提高员工工作的积极性和主动性。

（四）信息沟通

1、建立数据信息平台

建立良好的信息技术平台和较为完善的信息系统，有利于信息录入的完整性。财务业务的相关数据信息整理归纳后将储存于数据库中，根据企业的相关管理需求可以形成报表。同时企业通过信息平台的数据管理，能够对监督管理起到良好的作用，减少工作人员的重复性工作，提高了企业运行效率，保障企业能够更好地实现财务资源信息共享，能够促进企业战略目标落实。

2、建立系统维护制度

为了财务共享与信息系统良好适配，需要在信息沟通方面加强内部控制力度。建立信息平台后应对系统进行定期维护，设置固定维护周期和系统维护标准。在季度末生成财务报表终稿前，企业应及时维护财务共享中心系统，必要时更新升级系统配置。当出现重大业务变动时，信息系统层面的及时更新维护和高标准的信息系统水平，能够很大程度减少数据信息录入变更的影响，大量节省时间、人力成本。

四、研究结论

本文结合财务共享与内部控制的理论与实践，从组织结构、业务流程、人员、信息沟通四个角度，对企业财务共享模式下内部控制风险进行评价，总结出企业在构建财务共享中心过程中存在的内部控制问题并提出具有可行性的解决意见。组织结构需要加强财务管理制度规范化，明确划分责任主体实现内部控制流程优化。在业务流程方面，制订内部控制手册加强内部控制力度。员工管理应从激发员工工作热情、提高员工综合素质角度出发建立绩效考核机制，加强员工培训。在信息与沟通方面，建立并完善信息技术平台财务共享中心，定期优化系统，设立系统维护标准。加强系统与组织结构、业务流程、人员操作的联系，深化与企业发展情况和发展要求的适配度。

参考文献

[1] 王世宽. 信息时代下如何优化财务运作实现财务信息共享[J]. 财会月刊， 2016（18）：59

[2] 薛岩宏. 神华集团基于风险导向的内部控制评价研究[D]. 北京： 首都经贸大学硕士学位论文， 2013.

[3] 潘幼娟. 企业从内部控制走向全面风险管理探讨[J]. 现代商贸工业， 2015（23）： 180-181.

[4] 王欢. 基于流程再造的企业内部控制环境管理研究——以 Y 上市公司为例[D]. 昆 明： 云南财经大学硕士学位论文， 2015.