关于做好档案管理工作的思考

石泉

摘 要：档案管理部门普遍存在意识缺乏、队伍不稳定、收集归档不齐全、不完整的问题，文章中从健全内部制度，创新工作思维的角度提出解决这些问题的方法，加强档案意识，加大家基础投入，造就稳定高素质的档案队伍，推进档案资料的规范化整理，加强法制意识的培育与提高，从而推进档案工作提高水平，迈上新台阶。

关键词：档案;管理;思考

由于档案管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题，结合档案管理工作建议应该从以下几个方面去努力。

一、健全制度，把好档案材料的收集关

要结合单位自身的管理体制、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门，从而做到从上而下，左右协作的档案传递网络，做好档案收集工作的基础工作。干部人事档案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打下良好的基础。

二、与时俱进，实现管理现代化

档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

（一） 加强管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

（二） 掌握现代化管理技能，提高综合素质

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

（三） 利用现代化技术，整理档案

利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

三、创新工作思维，提高档案利用率

利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的干部人事档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高干部人事档案的利用效率和干部人事工作的管理效率。

档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。严格执行国家的保密政策，严防泄密。建立科学的管理制度，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。档案管理工作者要认识到干部档案的重要性，认识到做好干部档案的重大意义，这样才能真正的做好档案管理工作。

档案规范化管理是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文件形成工作是实现档案规范化管理的重要基础工作。虽然文件形成工作与档案管理工作各有不同的任务，具有相对的独立性，但由于文件是档案的来源，档案是文件的归宿，所以，两者又是文件工作流程中紧密相关的环节。另外，档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史。

四、加强档案管理，提高工作效率

（一）文件材料形成是推进档案规范化管理的前提

文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的。即文件材料形成的如何，不仅决定文件本身的质量，同时，也影响归档后档案的质量，决定了档案管理规范化工作的质量。目前，规范文件材料的形成重点应注意以下问题。一是文件用纸质量要符合要求，幅面尺寸规格要统一。规范、标准，符合国家的有关规定。二是文件字迹要牢固清晰。应使用耐久的书写材料，不应使用容易褪色的笔种、墨水，以利于日后长久保管利用，这是文件形成规范化的基本要求。

（二）立卷归档是推进档案工作规范化管理的关键环节

立卷组合的无序和重复是阻碍档案规范化管理的最大问题。档案工作规范化管理的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检素利用便捷化，而立卷归档工作则是其中关键环节。因此，要求立卷归档中，一 是要准确把握文件立卷归档的时效性。结束文件阶段现行使命的文件，且其中有保存价值的，才能进入立卷或归档程序，不符合上述条件的，则不能立卷或归档，否则，极易造成文件归档不严谨，势必造成日后档案管理的无序和混乱。二是明确立卷归档的范围、重点和进行合理的立卷分工。三是有效地维护全宗的完整性。在归档工作中，要把住全宗的入口关，使不该归档文件不混入，特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一 个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一問题的全部形成过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案即完整也不庞杂，为档案规范化管理奠定坚实的工作基础。

（三）提高案卷质量是推进档案工作规范化管理的可靠保证

不断深化的工作实践证明，文件材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案规范化管理质量的操作性因素。因此，在推进档案管理的工作进程中，我们要注意解决好案卷质量问题，以有利于档案规范化管理中的分类和检索，同时要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

（四）建设档案利用三维全息立体服务模式

我们建立档案的目的，就是要利用档案，利用档案的手段多种多样，有在档案馆或档案室设立阅览室，这是目前档案利用最普遍的方式。另外还有Internet网络资源，在线发布档案检素利用工具等。档案馆的阅览室有专门设施、有专人监护，既便于档案保护和保密，又能为利用者提供较好的閱览条件，但不足的是，档案查阅受到地域限制，档案内容不能远距离传播。而利用国际互联网，建设专门的档案信息网络。

（五）建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检素工具。库房要经常通风。做到整洁卫生，库房内不饰烟，以免发生灾，做到防火防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其欺，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该制定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解主要业务活动，以便对业务档案提出统一 的立卷要求，促使在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

科学规范的档案管理只有坚持改革创新，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值， 而且可以使档案事业保持可持续发展，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

（作者单位：黑龙江省齐齐哈尔市铁锋区人才交流中心，黑龙江齐齐哈尔161000）