档案管理过程中的主要问题及应对策略

2019-09-08 11:49:10 神州·下旬刊 2019年8期

林丽仪

摘要:档案管理工作已经深深地植入到每一个行业中,成为了每一个行业发展过程中不可缺少的重要部分。但是从目前的工作经验可以看出,由于种种原因限制,导致开展档案管理工作的过程中还存在一些限制因素,影响到了这项工作的成效,因此就需要制定出更加科学的应对策略,这样才能够满足档案管理工作的高标准要求。

关键词:档案管理;问题;应对策略

一般来说,当前社会对于档案管理工作的重要性认识还不够,其原因主要是认为这项工作不能够直接产生经济效益,也就会对这方面的投入减少,经过长期的发展,就会使得档案管理工作无法有效地推进,人员配备不科学。

一、档案管理工作开展的流程分析

在每一个行业中开展档案管理工作都会存在一些差异,这与每一项工作性质不同有关,但是总体来说,档案管理工作都具有一个类似的模式,因此就能够从整体出发,对档案管理工作开展的流程进行系统性分析,这样才能够为优化工作流程提供一些借鉴经验。在开展档案管理工作中,首先就需要能够对各种档案信息进行精确采集,确保这些档案信息的真实性和可靠性,然后根据这些信息来进行后期处理工作,划分不同重要等级的档案信息,然后使用不同的方法来进行处理。對于一些极其重要的档案信息,就需要采取安全等级更高的档案保存策略。在整个工作过程中,档案管理工作人员将会面临着较大的工作量,并且发挥着主导作用,因此确保这些工作人员的工作能力达标是十分重要的。开展档案管理工作的流程和制度,将直接影响到这项工作的效率和现有一些资源的利用率。导致如今档案管理工作效率不强的原因有很多种,需要保持长远的员工来进行逐项分析,才能够得到比较可靠的结论。

二、档案管理工作中存在的一些问题以及相应的应对策略

2.1 人员配备不科学

在一些企事业单位中,开展档案管理工作的人员有一部分是从其他单位进行抽调的,他们不具备这方面的专业能力。在开展工作的过程中,向有工作经验的人员进行短时间学习后就上岗工作,这样使得开展档案管理工作的过程中,很有可能因为工作人员的工作能力不强而出现疏忽,造成严重的后果。随着计算机信息化程度不断提高,推进档案管理电子化作业已经初见成效,那么就对档案管理工作人员提出了新的要求。只有能够更加高效的应用计算机工作设备,才能够正常开展工作。针对这种情况,就需要相关工作单位定期组织技能培训,确保所有的工作人员都能够更加便捷地获取到提升自我工作能力的机会,在长期的学习进程中,满足高标准的工作需求。

要适当提高档案管理工作门槛,只有满足学历要求以及专业化技能要求之后,才能够筛选进驻工作岗位。并且在后期开展工作的过程中,定期开展考核,只有考核达标才能够继续开展工作,否则就需要重新前往学习班进行学习。并且将档案管理工作的成效与个人的绩效进行挂钩,这样才能够尽最大的努力提高档案管理工作人员的主动性,不断的提升自我,为档案管理工作做出更大的贡献。针对现阶段开展档案管理工作能够利用的一些资源进行重新分配,确保对各项资源利用的高效性和合理性。

2.2 工作流程不科学

由于在以往的进程中没有重视档案管理工作,那么在现阶段开展档案管理工作,主要都是沿用传统的工作策略,那么在现代社会背景下就会显得格格不入,工作效率比较低,工作流程不科学。比较明显的是,在计算机信息化设备应用之后,仍然采用传统的考核标准,那么就会存在一部分管理工作人员懈怠的情况。通过短时间的计算机信息化设备就能够完成以往人工工作一天的工作量,那么这样也是不合理的。并且尽管已经采购了先进的专业化技术软件,但是许多档案管理单位仍然采用传统的人工工作方式来采集档案信息,并且进行办公化来对数据信息进行核对,这样就使得一部分资源被闲置。因此就需要结合每一个档案管理单位的实际工作需求,以及未来的发展趋势,来重新制定出更加科学的工作流程。要保持长远的眼光,更好地利用多方资源来确保这项工作的效果。要使得已经建立起的工作流程和实际情况形成良好的契合关系。并且可以提供个性化档案管理方式,体现出个性化差异,尽量为档案管理工作提供一些便利的工作方法。但是也应当加强监管力度,确保档案信息的安全性。

2.3 信息化程度不够

由于经费的限制,导致一部分档案管理单位经常出现信息化程度不够的情况,因此在未来的发展过程中,就需要加大档案管理工作的经费投入,制定专项资金来采购先进的工作设备,这样能够极大地提高这项工作的效率,确保档案管理工作的精确性和可靠性,将会带来巨大的社会经济效益。建立起专业化的系统管理模式,做好工作人员的权限设定。

三、结语

目前在开展档案管理工作的过程中还存在一些问题,在未来的发展过程中,就需要针对这些问题进行逐项改进,这样才能够为现代社会发展做出更大的贡献。要重新制定科学完善的工作制度,加大先进技术的引进程度。针对档案管理工作的需求,来建立起系统化的工作体系。并且加强针对档案管理工作人员的技能培训,使得他们能够更加高效的开展档案管理工作。

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