刍议大数据时代下人社局办公室文书档案的管理和利用

2019-09-09 08:14:53 数码世界 2019年5期

王晓锋

摘要:文书档案是社会发展历程的记载,客观反映7问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位,文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。本文主要分析了文书档案的管理特点和存在问题,并提出改进措施。

关键词:文书档案 档案管理 问题 措施

1 文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理的重要性

文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接,又相互制约,而利用则是诸环节中的中心环节,其它环节都为利用服务,为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作,为本部门、本单位的中心工作服务,是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作,是为了保证文书档案在中心工作中的作用,即作为工作的参谋作用,作为宣传教育的素材,作为历史的凭证,作为科学研究的必要基础条件,其重要性是不言而喻的。

1.2文书档案载体多样,内容丰富

作为单位工作中的重要组成部分,文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备丁多样性,主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富,主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。

1.3文档工作一体化

文书档案应用于文书工作,也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿,是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的,二者相辅相成,文书档案主要来源于文件工作,文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。

2提高文书档案管理人员素质

常言道:“好马要配好鞍”,文书档案管理工作固然重要,文书档案管理工作需要配备业务技术强、政治思想好、综合素质硬的固定管理人员,选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志或党性较强的其他工作人员负责文书档案工作。同时,文书档案管理员要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念,主动为人社局领导正确决策提供可靠依据,为业务发展、科研提供依据,为人社局的精神文明建设和发展建设服务。要做到这些,光要有爱岗敬业、耐心细致的工作态度还不够,还必须系统学习《档案法》、《档案法实施办法》等系列法律法规,按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求,努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。

(一)加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识,可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习,也要自觉地、全面地加强知识修养,拓宽知识面,学习新技术和相关领域的知识,开阔视野,增长技能,为单位提供精准的、丰富的、真实的具有较高价值的原始资料,努力让由自己经手、处理的文字材料,形成具有较高水平和利用价值的文书档案。

(二)加强技能修养。档案是一门专业性很强的工作,从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的完整理论和工作方法,档案人员要注重自我完善,熟练地掌握计算机理论知识和操作技能,使自己能熟练使用各种现代信息工具,为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时,还必须具备较强的信息获取能力,不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者,还要引导利用者获得更多的档案信息,为利用者提供优质的服务。

(三)加强职业修养。文书档案人员直接管理和掌握着文书档案内容,了解人社局文书档案的秘密,因此,必須要求档案管理人员具备过硬的职业素质,较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风,使由自己经手的事件件件有头有尾,手续清楚,保证档案的齐全完整,而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。

(四)力口强政治修养。文书档案管理工作是一项复杂且细致的工作,从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等,都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动,是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作,文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质,要甘于寂寞,乐于平凡,甘当无名英雄。

3强化文书档案质量管理

(一)严格执行档案管理标准。文书档案管理员要通过认真学习归档文件整理操作规范,按要求建立案卷目录和统计台账,以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合人社局实际,拟定相应工作计划和制度,采取强有力的有效措施,规范档案管理工作。

(二)加强档案管理业务指导。文书档案管理人员除积极参加档案部门组织的理论学习和业务培训外,还应经常到各科室对兼职档案管理人员进行业务指导,通过边学习、边实践,参加档案部门组织的培训学习,不断提高人社局文书档案管理质量。要突出重点,规范文书档案行文和移交管理。指导各科室认真按文书档案规范行文,各科室、各部门文书档案移交时应严把质量关。按照有关标准对上交归档的档案认真逐一检查,凡档案不符合要求的科室,均要求兼职档案人员一起随档入库负责达标。

(三)加强文书档案安全管理。按档案管理的时限要求归档管理,规定查阅权限和程序,由专人负责认真做好查阅记录,做好保密性工作,掌握调控好文书档案室温湿度,做好防火、防水、防潮、防盗、防虫蛀等安全管理工作,真正为档案管理工作上一把“安全锁”。

4加强文书档案开发利用

(一)认真编撰档案信息资料。办公室文书档案看似简单,但文书档案管理工作人员要在工作中主动创新,不断创新,展示在各级领导和社会各界的大力支持下,人社局全体干部职工共同奋斗的光荣发展历程。例如,可组织编印<人社局组织沿革》、《人社局大事记》、《人社局荣誉汇编》、《人社局专题汇编》、《人社局制度汇编》等系列资料汇编。

(二)充分利用档案信息资源。一是利用档案信息资源向人社局及上级主管部门提供各种信息数据为人社局管理决策和制订规划计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。二是利用档案信息资源,为制定人社局工作质量评价、科研、论文撰写等提供信息资料。三是利用档案信息资源,为经济责任审计、自查、项目建设和工作检查等提供相应的档案资料。四是利用档案信息资源,为机关事业单位人员提供相应的文件资料。

(三)发挥档案信息资源利用率。文书档案作为档案中的一个类别不可小觑,充分发挥文书档案的利用率才是真正发挥了它的价值,让它成为领导决策、人事信息查询、制度建设等的有力证据。

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。办公室人员要提高对文书档案管理工作重要性的认识,提高单位文书档案工作的应有地位,搞好文书工作与档案工作的规范衔接,加强部f]间协作,做好文书档案收集工作,建立有效的管理制度和工作程序等方面人手,加强文书档案管理工作,树立文书档案管理工作规范化、标准化,才能提高文书档案利用率,为单位的建设与发展提供强有力的保证。

参考文献

[1]文圭贤.文书档案管理中存在的问题及对策之我见[J].现代经济信息,2010 (16).

[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报(理论);2014 (2):8l.