科研院所内部审计存在的问题及对策分析

徐雪荣 弓淑芬 李霞

摘 要：近几年来，科研院所不断强化风险防范，严格遵守财经纪律。但在内部审计和自查中，发现了诸多共性问题，为了避免了类似问题的重复发生，本文针对共其性问题，提出相应的对策分析，从而进一步强化监督管理，确保资金使用的安全高效。

关键词：科研院所;内部审计;问题;对策

中图分类号：F239.45 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）13-0219-02

1 科研院所内部审计的重要性

审计各科研院所，是监管单位和干部的有效手段。审计工作的开展能够真实地摸清单位的财政财务收支规模、来源渠道和使用方向，发现并揭露存在的违法违纪问题，防止国有资产流失，及时发现并尽早控制各种舞弊行为揭露以权谋私，贪污腐败等问题，严肃财经法纪，促进党风廉政建设，是维护国家的财经法规和单位规章制度贯彻落实的必要保证。

无论是在保护国家财产的安全、完整、保值、增值方面，还是在健全领导干部的监督管理，促进廉政建设方面，审计都是不可或缺的，加强审计的重要意义越发凸显。因此，科研院所应积极开展内部审计和自查工作，及时发现问题并整改。

2 科研院所内部审计存在的问题

2.1 职能部门管理疏忽

2.1.1 基建管理存在的问题

其一，项目前期基础工作不实，造成执行进度缓慢或超预算执行的情况。主要是项目申报立项、规划勘察设计、投资概预算、报审报建等工作不扎实，体现在调研不深入，考虑不细不严谨，沟通协调不到位;勘察不深、设计不优化、概预算不准确等。其二，工程调整变更把关不严，发生变更签证较多且工程量不实。例如：调整变更未按程序进行，擅自调整变更施工内容、建筑主材;随意更换项目经理、技术负责人和工程总监理等现象。其三，提前支付工程进度款。主要体现在申报的工程进度与实际完成进度不符或为了完成预算执行进度，通过各种方式提前支付工程款。其四，进场主材料与合同约定不符，采购的钢筋、水泥未按指定的品牌、规格进行采购。未按规定收缴“三金”（履约金、质保金、社保金），预付工程备料款时承包方未提交履约金或银行保函，银行担保函到期未及时续保;工程结算时，未审核施工方是否缴纳工人的社保金;付完工程尾款时，是否扣缴质保金等现象。其五，工程资料各方签字不全。主要是工程签证、验收记录、检验报告、竣工资料等。对监理单位履职情况监督不到位，监理人员未按合同约定履职、出现代签字或非本专业人员签字、监理资料提供不全。其六，工程结算材料审核不严。在工程结算材料中，出现竣工图不准确、未经项目单位审核的工程签证、漏扣社保费等问题。最后，基建档案资料未归类整理。未按“项目申报书、可行性研究报告、初步设计、施工准备、建设实施到竣工验收等”依次整理归档。

2.1.2 财务管理存在的问题

其一，在项目中报销环节，扩大项目开支规范。存在与项目无关的差旅费、材料费、水电费、论文发表费、专家咨询费以及安排基建项目支出等现象，出现问题较多的有“启动费”、“运行费”等类项目，如在“启动费”中列支人员经费或安排新建的基建项目。其二，往来款长期挂账。三年以上账龄的债权债务逐年增加，没有及时清理;预提费用长期挂账，没有及时消化，容易演变定性为“小金库”;个人欠款没有按月从工资扣缴等。再三，科研副产品销售过程缺乏有效监督。例如：销售产品无出库单、大额销售无签订销售合同、销售货款未及时入账、收缴货款无销售清单、现金交易时有发生。其四，预算调整未履行报批或审批程序。主要表现在基建投资项目超概算10%以上或调整建设内容规模较大的情况和科研项目的“预算科目”之间的调整。其五，财政资金与自有资金相互占用使用。在自有资金中支付“财政资金项目”的支出，或在财政资金中支付“自有资金安排的项目”支出，再通过“零余额账户”和“基本账户”相互调整。其六，租车费审核不严。存在虚开公里数、天数的现象。

2.1.3 资产管理存在的问题

其一，固定资产账账不符、账实不符、账卡不符。表现在财务账与资产账不按时核对、资产账与实物以及卡片不及时清查。其二，漏列或未及时列增固定资产。例如，基建项目、修缮项目以及科研基地所形成的固定资产，主要有实验大棚、基地道路等。其三，资产闲置浪费，使用效率低下。购置的大型仪器设备、完工的实验大棚和温室长期闲置不使用。其四，房屋出租未设台账管理。同一出租地点，同时签订多份租赁合同，租金的收缴情况、租赁到期情况、房屋的续租情况难于厘清。

2.1.4 合同管理存在的问题

其一，合同各要素不完整，存在合同条款前后矛盾，无签订日期、印章、法人签字，无合同编号或编号不规范等问题。其二，对外经济合同没有统一盖单位公章及法人代表签字，出现盖部门印章或课题组负责人签字的现象。其三，主合同条款与招投标文件条款不一致、补充合同条款与主合同条款不一致。主要出现在基建项目和设备采购合同中。其四，合同档案管理较为分散，单位没有统一归档管理。

2.2 费用报销不严谨

会议费报销存在的问题。其一，未按规定程序批准，召开计劃外各类会议。超预算、超标准、超天数、超规模召开各类会议。其二，会议费报销附件不全。缺少年度会议计划、审批文件、会议通知等凭证。其三，未按规定执行“会议费年度报告和公示制度”。其四，以现金方式结算会议费。主要是以个人借款或个人先垫支部分会议费，然后在单位报销相关费用。其五，将会议代表参加会议发生的差旅费，在会议费中报销，造成扩大会议费开支范围的情况。

出国人员费用报销存在的问题。其一，出国人员费用报销附件不全。其二，未经农业农村部批准，使用因私护照出国（境）执行公务。其三，未严格执行“出访信息公示和出访制度”。

2.3 报酬费用发放不规范

其一，存在超标准、超范围发放或以现金方式发放专家咨询费、劳务费、讲课费等报酬费用现象。其二，发放表信息不完整。缺少领款人所在单位、职务职称、身份证号以及领取人本人签名确认。其三，以“会议形式”和“通讯形式”发放专家咨询费，且缺少会议通知、专家签到表、通话记录、咨询的内容等相关材料。其四，存在受委托单位向委托单位的工作人员发放专家咨询费、劳务费的现象。

2.4 专用材料采购不规范

大额专用材料采购，未按规定通过邀请或询价方式进行采购。领用材料时，未按实际领用情况及时登记台账，而是一次性办理出入库手续。例如当天购买几十吨的肥料，当天全部办理出入库手续。验收手续也不严谨。出现采购人参与验收，或验收人不到现场核实材料，只在验收单上签字等现象。

3 问题导向的对策分析

3.1 提升职能部门业务管理能力

3.1.1 做实基建项目管理，严格把关

基建管理部门应做好编制项目申报书的前期工作，对勘察设计、投资概算等项目做好深入调研，以完整编制项目申报书。在项目实施管理中，要严格把关每个环节。材料须按照合同中工程量清单参数进场。对于有调整变更的项目，管理部门要严把工程量，禁止变更施工内容和建筑主材的现象发生。工程款支付阶段，需要先核实“履约金、质保金、社保金”的缴纳正常的情况下，按照申报书计划额度支付工程款。

在项目材料整理中，首先应仔细检查工程签证、验收记录、检验报告、竣工资料等材料各方签字的完整性。其次要求监理人员提供完整的监理材料，并确定为监理本人签名。项目竣工后，严格审核竣工图和工程签证。并按“项目申报书、可行性报告、初步设计、施工准备、建设实施、竣工验收”的顺序依次整理归档。

3.1.2 严管监管项目经费，万无一失

在项目经费管理中，财务人员应时刻提高警惕，严格监管每一个项目的经费使用情况。首先，达到申报调整额度的项目，应履行报批程序，不得擅自调整其预算、建设内容及预算科目。财政性资金与自有资金应各其所职，禁止相互占使用、调整。其次，所有的项目列支都应与预算编制保持一致，对于个别报账人员报销与项目无关的费用时，财务应果断退回其单据。同时向报账人员普及项目经费管理的相关规定。再次，及时清理三个月以上的款项，避免债务逐年增加。最后，销售的科研副产品，避免现金交易，及时完成出库单以及相关人员签字。销售大额订单应签订销售合同，并附上销售清单，合同内容要体现货款到账期限，便于财务及时入账。

3.1.3 合理配置固定资产，有效利用

固定资产的管理。首先，资产管理员须及时列增所有项目形成的固定资产，定期开展固定资产的清查盘点工作，对于使用效率低、长期闲置的固定资产，考虑出租出借、全院共享的方案，有效利用资产。其次，在租赁房屋、土地时，双方应签订租赁合同，按规定完成审批，做好台账并归档。

3.1.4 提高合同管理人员素质

首先，建立合理的合同承办人制度、审核会签制度、审查制度、监督和检查制度、重大合同备案制度，便于合同的归口管理。其次，依次完成合同资信调查、审查会、审批、会签、登记、签订和备案;授权书的签发和管理等。通过建立合同管理制度做到管理层刺清楚、职责明确、程序规范，从而使得合同的签订、履行、纠纷处理都处于有效的控制状态。

3.2 严格审核报销单据

首先，建立会议计划编报和审批制度，年度会议计划经单位领导办公会或党组（党委）会审批后执行。严格控制会议规模，不超标准、预算执行。于每年年初应将上年度会议计划和执行情况上报上级部门以及在单位内部进行公示。其次，经办人必须熟知业务流程，在报销会议费和出国人员费用时，按要求提供齐全的附件材料。例如，会议费须提供计划内的年度会议计划、会议审批文件、会议通知、参会人员签到表、会议场所提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证;出国人员费须提供出国审批计划表、出国批件、因公出国个人护照、邀请函、回国后提交档案馆的报告证明等凭证。不允许以现金方式结算费用;不允许在会议费中列支差旅费，需专款专用。再次，出国必须按程序报上级部门，获批后方可执行。因公出国（境）前，要在本单位局域网或公开栏等范围进行公示，回国后1个月内报国际合作司。

3.3 安全使用项目报酬费

建立对科研项目经费的监督约束机制，对科研项目經费使用情况进行不定期检查或专项审计。发放报酬费用，首先，按标准发放专家咨询费、劳务费等报酬费用，严禁超标准发放。其次，编制完整信息的费用发放表，例如开支项目、报酬方式、领款人姓名、工作单位、职务职称、天数、咨询标准、金额、身份证号、银行账号及开户行、咨询内容、签名完整信息。再次，以“会议形式”和“通讯形式”发放报酬费，应依附会议通知、专家签到表、通话记录等材料。确保项目资金的安全和合理使用。

3.4 规范材料采购行为

首先，健全材料采购管理制度。达到限额以上的材料采购，须进行至少三家同类产品的对比询价。研究室物资验收小组须对其研究组采购的材料询价情况进行评估并作出询价意见。询价材料、采购合同进行同步审核。其次，采购完成后，由研究室验收小组现场验收材料，办理入库手续，后续按实际使用量逐步出库。