图书馆自动查收查引系统功能分析1：

摘 要：本文从馆员角度分析图书馆查收查引工作的现状和存在问题，以CALIS和NoteFirst系统为例对比分析自动查收查引系统的管理功能，最后提出自助查收查引系统的改进建议。

关键词：查收;查引;检索证明;CALIS;NoteFirst

一、查收查引工作概况

查收查引服务是国内高校图书馆或信息服务机构提供的一项有偿信息服务。它根据委托人提供的相关信息，检索论文在国内外权威数据库中的收录、引用和论文发表期刊的级别等情况，并根据检索结果出具检索报告。该报告可以反映出科研人员的科研实力和水平，是衡量科研人员科技产出的客观途径之一。

当前，多数图书馆的查收查引工作采用传统的手工操作来完成，这种低效的工作方式越来越难适应查收查引工作多样化、个性化方向的发展，尤其是查收查引工作量大的理工类高校图书馆。图书馆的查收查引工作面临着诸多困难。首先，从客观条件上，数据库的功能不健全、收录滞后以及著录格式不统一等问题长期存在。其次，从检索内容上，用户需求变得多样化。各校图书馆虽然仍以SCIE为查收查引工作主要来源数据库，仔细分析其类型分布，已涉及更为复杂的期刊影响因子和分区、ESI高被引论文、ESI热点论文、甚至是转载。再次，从工作量上，近年各高校图书馆的查收查引人数和检索篇数都急剧增加。以我馆为例，近三年检索数量保持着60-70%的增速，而检索馆员并未增加。最后，从检索人员的构成上，多数高校图书馆的查收查引工作由信息咨询部的馆员承担，他们通常要承担多重业务，包括科技查新、信息素养教育、学科服务、学术研究等。馆员专注在查收查引工作上的精力非常有限。为使查收查引工作深化可持续的发展，只有解决上述问题，提高查收查引工作的效率，馆员才能按时高质的完成查收查引任务，并有条件开拓更深层次的情报服务和进行学术研究。

之前已有不少高校图书馆针对查收查引工作开发了一些小程序，但主要是应用在自己馆的工作中。近年，图书馆和信息科技公司开发出商业化的全流程自动化查收查引工作系统，它可应用到各个图书馆的查收查引工作当中，用以提高馆员的工作效率，解决当前查收查引工作中存在的困难。我馆正计划购入查收查引自动化系统，根据购买意向，對CALIS技术中心开发的“CALIS论文收录与引用系统”（后文简称CALIS）和西安知先信息技术有限公司开发的“NoteFirst论文查收查引自助服务系统”（后文简称NoteFirst）进行评测。本文立足华南理工大学图书馆查收查引工作的实际需要，从系统使用者的角度，运用对比分析方法，对两大查收查引系统的管理功能进行评测，以挑选适合我馆工作需要的系统，也能为其它图书馆或信息服务机构的系统购买提供一定借鉴。

二、 查收查引工作流程

查收查引自动化系统开发的目的是减少馆员的重复劳动，尽量由系统代替人工，提高检索效率。查收查引工作要经历三个过程，首先要接收和确认检索申请，然后进行检索工作并出具报告，最后委托人确认报告并缴费，可将三个过程细化为10个步骤，每个系统根据自己的开发原则，实现不同的功能，通过比对，两大查收查引系统分别可替代的人工工作如表1所示。

委托单的接受和确认，用户确认报告和缴费需要用户的参与，机器较难代替完成这些工作。自动查收查引系统的核心工作是在线自动完成论文收录、引用数据检索，统计与整理数据，自动撰写检索报告。从表1可知，论文查收查引工作最为繁琐的部分可以由系统自动完成。

三、自动查收查引系统管理模块对比

由于查收查引工作需要注意较多细节问题，因而评价系统好用与否，取决于该系统是否可以解决查收查引工作中的各类问题，确实可以提高工作效率。表2列出了CALIS和NoteFirst自助查收查引系统的基本管理功能。

1.数据更新频率

自动查收查引系统数据更新的快慢对检索结果产生直接影响，主要影响到新发表论文的收录和论文的引用数据。数据更新主要有两种方式，一种是提前将数据下载至自动查收查引系统的数据库中，检索和数据提取在查收查引系统中进行;另一种是直接从权威数据库中实时检索和下载数据。第一种方式检索速度较快，但可能出现数据滞后的情况，造成一些新发表论文无法出具检索证明。系统通常只下载特定学校的数据，如果需要检索其它学校的数据需要另外申请下载。第二种方式可保证出具检索报告的数据与权威数据库同步，但检索速度相对较慢。CALIS与NoteFirst均采用第二种方式。

2. 数据代理

各图书馆能否出具某个数据库的检索证明取决于该馆是否购买该数据库的使用权，如该馆未购买，则无法出具该数据库的论文收录引用证明。CALIS只支持出具本馆已购买数据库的检索证明，不支持数据代理功能。NoteFirst支持通过系统为代理到已购买该数据库的学校提取数据。用户在线提交任务之后，任务会自动发送到云服务器进行任务调度。如本地拥有数据库访问权限的任务请求，发送到本地进行处理，对于本地不具有访问权的任务，中央调度将任务发送到具有访问权限的，并且愿意提供服务的其他机构进行处理。任务完成后需要收取一定数额的代理费。该功能有效解决了部分高校图书馆数据库数量不足的问题。

3.用户分类和标记

此功能用以区分校内外用户，师生用户，并可标记出VIP用户。考虑到不同用户类别的收费标准不同，区分用户类别有利于检索报告完成后收费系统的运算。如我校图书馆根据不同的用户采用不同的收费标准，学生开具检索证明免费，校内用户、校外用户采用两套不同的收费标准。标记VIP用户的功能有利于分配检索优先权。在检索高峰期，短时间内无法满足全部用户需求的情况下，应优先保证校内VIP用户的检索需求。CALIS将用户分为校内外用户，并可事先直接标记出重要客户。NoteFirst将用户类别分为“机构用户”、“协作用户”和“社会用户”三类，不能标记出重要客户，但馆员可在具体任务操作时自主设定任务的优先级别。

4.申请用途与证明格式匹配

CALIS和NoteFirt在填写申请表单时均可以选择相应的申请用途，如杰出青年、长江学者、申报院士、申报项目、申报奖励、博士答辩等。但由于系统无法支持申请用途与检索需求数据自动匹配，因而该项功能的实际意义不大，仅有利于工作统计。在查收查引工作中，常常出现委托人无法准确表达自己检索需求的情况，这就要求委托人、馆员、人事处或其它评审机构之间反复沟通确认，消耗非常多的时间。如评选长江学者要求出具的证明数据包括SCI核心合集收录论文、对应期刊的JCR影响因子和中科院分区，引用为近五年文章的按全部作者的引用。当委托人选择“长江学者”这一选项后，系统如能默认提取对应的数据，此项功能将能发挥更大作用。NoteFirst目前已对该功能进行一定程度的改进，增加了提示功能，如选择“杰青优青评定”，则提示“出具Web Of Science近五年的引文情况，并区分自引他引”。

5.馆员管理

自动查收查引系统通常根据权限将馆员分为两个类别，分别是管理馆员和业务馆员。管理馆员可对系统参数进行设置，对检索任务进行分配和管理。业务馆员主要接收任务并处理具体的检索委托。CALIS分为管理性馆员与普通馆员两个系统角色，普通馆员负责提交委托单，处理委托单，生成报告，报告计费。管理性馆员除了具备普通馆员的所有权限外，还具有增加、修改馆员，增加、修改委托人，分配任务的权限。NoteFirst中拥有管理员权限的馆员才可以查看“系统管理”的菜单，对系统的各项参数进行设定，其它馆员可进入馆员操作区进行检索操作。

6.任务分配

查收查引系统每天接收大量的检索申请，系统需要将这些检索任务合理分配给馆员处理。CALIS由管理馆员选择一位或多位馆员后，系统自动分配任务给指定馆员完成。当遇到加急任务或论文数量大的任务，CALIS支持多位馆员合作来完成一份检索委托，最后再将检索结果进行合并出具报告。NoteFirst任务分配方式有三种，一种是系统自动将任务指派给馆员，一种方案是需要馆员自动认领任务，另外一种由管理馆员将任务指派给特定馆员。NoteFirst系统中通常要求认领了任务的馆员全程负责该项任务。

7.报告模板自定义

各校出具的论文收录引用证明的样式要求有所不同，两个系统都可以根据该校的具体要求设计查收查引证明模板，并自动生成对应模板。

8.工作透明度

檢索过程如能实时向用户开放，允许用户在线查看检索结果和收费详情，有利于用户核实报告并比对委托单，确认是否需要再做更改，这样可以保证检索报告更加符合用户需求。两个自动查收查引系统都充分考虑了用户的参与和信息共享。CALIS系统允许用户在客户端在线查看检索结果与收费详情，支持用户自选报告中的部分文献出具检索证明，且用户具有调整报告顺序权限。NoteFirst在系统接收任务时即可告知用户预估费用和时限，检索过程中支持用户查询进度，并通过短信或邮件的方式及时通知用户各项进程。

9.语言识别及转换

部分中文文献被EI等外文数据库收录，用户开具证明时经常只提交中文清单，此时馆员需要到中文数据库中检索并下载该文献，找到该文对应的英文翻译后再进入英文数据库中检索。如系统能够自动转换为英文并进行检索，将避免掉馆员如此繁杂的工作。另外，处理引用时，很多中文文献缺失英文信息，通过人工补充工作量过大，如果系统能够提供自动转换，可以避免漏掉部分引用数据。CALIS和NoteFirt都设置了语种识别功能，系统可以处理中文记录，也可以处理英文记录，允许中英文文献同步检索，但均不提供语言自动转换进行检索的功能。

1.任务统计与保存

除去检索工作，馆员还必须花费大量精力在登记、收费和工作量统计上。通过使用系统的统计与收费功能，不但可以大大减少馆员与检索无关的工作量，而且数据比人工登记更精确，也更便于查询、管理以及计算馆员的绩效。CALIS含有完善的统计功能，可以自定义时间段来统计馆员的工作量、委托单数量、收费三项指标。NoteFirst则可以按月份来统计个人工作量，部门工作量以及系统的工作量。

自动查收查引系统对已经完成的任务进行保存，保证检索结果可以重复使用。教学科研人员每申报一次项目或奖励，就需要图书馆出具一份检索证明。通常只是在原有证明的基础上增加部分数据。因而老用户如果需要再次出具证明，只需勾选个人成果中的已存文献即可。

四、小结

通过对两个系统管理功能的评测，可以看到商业化的自动查收查引系统具有较强的实用价值，已经能够替代馆员的大部分人工劳动。商业化的查收查引系统的设计开发已采用当前流行的技术，但在功能设置上还不够完善，未来更是需要系统跟随着查收查引工作的变化不断加强技术管理，减轻馆员工作中的管理成本。

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作者简介：林建（1981-），壮族，情报学硕士，工作单位：华南理工大学图书馆，主要研究方向：信息存储与检索、图书馆文化建设。