试论高速公路电子档案管理策略

郭香花

摘 要：计算机技术与经济水平的提升，使得我国交通事业逐渐向智能化、信息化方向发展，在档案管理上，已由纸质档案逐步转为电子档案。基于此，本文对高速公路电子档案的管理策略进行研究。首先阐述电子档案，然后分析高速公路档案实现电子化的重要作用，最后提出电子档案的有效管理策略，进而促进交通事业更好的发展。

关键词：高速公路;电子档案;档案管理

当前信息技术的不断更新，使得我国各个领域已逐渐实现智能化、信息化发展。在交通领域，随着交通线路与车辆的增多，高速公路档案管理人员的工作负担加重，因而发展高速公路电子档案可有效减轻档案人员的工作压力，提升档案管理质量。为了充分发挥电子档案的作用，管理者应当加强对电子档案的管理。

一、电子档案阐述

电子档案就是具备参考价值保存价值的一种归档电子文件，其需要相应元数据与信息软件的支持。而且电子档案是将电子文件归档的结果，改变了原有档案管理工作形式。另外，并非所有电子文件都可以转化为电子档案，只有电子文件符合以下条件，才可将其转化成电子档案。

第一，在日常工作过程中，自动化办公系统中会存有大量事务性文件，而此些文件中只有具备参考价值的文件才可转化成电子档案。同时还要根据国家相关规定，对文件的价值予以鉴定，明确其保管期限。第二，当电子文件生成后，要依照纸质文件处理流程对其进行处理。比如：在发文上，需要先编制好发文号，并经过领导签署确认后才可将其发出，同时电子文件要完成全部流转程序，再转化成电子档案并归档。在传统档案管理工作中，归档环节十分重要，因而对于电子档案而言，也要做好归档工作，从而实现集中、有效的保存，使其发挥出自身带有的价值作用与凭证作用。

二、高速公路档案实现电子化的重要作用

电子化管理不但是智能化管理与信息化管理的基础，同时还是第四次科技革命的重要特征。不论是十三五规划，又或是中国制造2025，都要明确信息化建设方向与要求。不管是纸质档案管理，或是纸质、电子方案并存管理，还是未来的云档案管理等，都要围绕电子化进行。

首先，高速公路进行电子档案管理是公路管理发展所需。比如：福建省的高速公路里程在近些年发展迅速，截止到2018年，福建省的高速公路里程高达5344公里，并且全省的84县市区都实现了15分钟上高速，路面密度为4.1km/100km2，位居全国第二位，已与发达国家持平。另外三纵六横的高速公路主结构已基本建设，可以与周边省市实现全面对接。由此可见，高速公路的管理行为得到了创新升级，这对于信息的组成、处理及存储等工作而言也产生了较大的影响，纸质档案已升级为电子档案，档案管理模式亟需转变。

其次，高速公路进行电子档案管理是服务提升所需。随着经济发展水平的提升，我国高速公路的服务体系愈发完善，在原有窗口服务、信息咨询以及清障救援等功能上增加了收费站、指挥中心以及路政科、12122平台，交通服务功能越来越丰富、立体，这也使得高速公路档案数量不断增多。而传统的纸质档案无法满足此种快节奏、多线程及高效率的服务需要，只有建立起电子档案、加大电子档案管理力度，才可支撑住众多档案信息。

最后，高速公路进行电子档案管理是行业监管所需，高速公路建设里程不断增多，工程档案资料也逐步增多，将传统纸质档案转变为电子档案，利用档案软件平台进行数字档案室建设，有利于提升监管单位管理效率。

三、高速公路电子档案的具体管理策略

1.高速公路电子档案的管理现状

首先，档案管理意识较弱。电子档案大多是由兼职人员进行管理，由于此些人员有其他工作，所以对于档案管理工作带有轻视态度。其次，档案管理基础设施建设不健全，无法满足现代工作所需。随着高速公路方案档案數量的增多，原有办公条件已无法适应现在管理工作量;加之缺少专用档案室与管理者，档案被分散在不同科室中，无法对其进行集中化管理。然后，信息化管理工作之后。在高速公路档案的数字化建设中，由于其进程较为缓慢，使得多数档案依旧为纸质档案，并且在电子档案建立少缺少相应资金、技术与人才的支持。在管理中，电子档案的格式与标准尚未统一，规范性差。最后，电子档案信息存在安全性较低。现阶段，信息传输业务逐渐发展为社会化与市场化，对于面向社会的多种信息服务而言，受到政务公开制度的影响，高速公路的信息数据已由全封闭变为半封闭，在未来可能会发展为全开放模式，这对于档案信息而言，信息安全问题逐渐凸显。加之网络具有开放性特征，电子档案信息易受到不法分子的使用，不利于电子档案管理工作的进一步开展。

2.建立健全相关档案管理制度

当前，信息技术和档案管理的结合使得档案管理呈现出多样化特征，若是缺少制度的规范，电子档案管理工作质量会受到影响。因此相关部门要结合国家有关法律规定及高速公路发展情况，建立电子档案管理标准，完善相关管理系统建设。第一，对于高速公路的电子档案而言，要建立健全档案利用审批制度，确保使用者在查阅并使用电子档案信息时符合法律规定，通过建立查阅、使用权限，可有效避免高速公路电子档案被滥用或乱传。第二，要建立健全电子档案信息管理体系，提升档案信息存储与利用的有效性。以信息共享方式，将各部门的高速公路档案汇集在一起，实现统一管理与存储;并对档案信息进行分析整理，以便满足不同部门及人员的使用需要。同时在进行电子档案管理时，做好纸质档案管理工作，实现电子、纸质档案并存，提高档案信息的真实性与可靠性，第三，要明确高速公路电子档案信息的文档格式，在记录档案信息时可保持档案整体格式统一，实现高速公路电子档案规范化管理。第四，要建立相适应的激励约束机制，加强电子档案建设力度与执行力度，促使电子档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展。

3.加强高速公路电子档案的保存、维护力度

在电子档案管理中，要确保电子档案信息具有真实性、原始性特征。由于电子档案属于存在与磁光介质之中的一种档案信息，存储于电脑硬盘、U盘等载体中，在对此些档案载体进行保存时，要避免其接触到阳光、灰尘、强磁场以及有害气体等，以免损坏电子档案。在有条件下可配备防磁柜等，以此加强电子档案管理保护力度。与此同时，要定期对电子档案进行检查，由于电子档案会受到环境因素等影响，对于非外借的高速公路电子档案而言，要定期对电子档案本身及相关存储设备进行检测与维护;并且要将检测及维护记过记录在册，从而当出现问题时可以及时解决。除此之外，需要对高速公路电子档案进行等级划分，在借阅、使用档案时，不可跨级查阅，以此提升电子档案的安全性。而且需要对档案借阅、使用全过程进行实时跟踪监控，并生成录像保存，以便后期查证。

4.提高档案管理者的管理意识

在进行高速公路电子档案管理工作时，随着电子档案推广力度的增强，档案管理者要转变传统档案管理思想，深入理解电子档案管理对于经济社会发展的有效作用，进而提升其对电子档案管理工作的重视程度。另外，在信息化时代背景下，电子档案管理需要高素质管理人才的支持，所以在此时代下，档案管理者需要学习并具备更多的专业技能。有关部门要依照高速公路电子档案的实际管理状况，定期对管理者进行培训教育，从而使档案管理者了解并掌握先进的电子档案管理理念与知识技能，提高其责任意识，重视电子档案管理工作，在日常工作中规范自身管理行为。在培养高素质档案管理人才时，不仅需要其掌握管理知识，还需要其了解有关法律规定，可以熟练使用电脑进行管理。由上述内容可知，在高速公路电子档案管理问题上，其缺少专业管理人员，因而有关部门要扩宽人才引入渠道，进而吸引更多具备高技术水平的复合型管理人才，改善现有电子档案管理现状。同时要对在职管理者宣传新管理模式与办法，优化现有管理人员结构，以此使档案管理者适应电子档案管理需求。

5.确保电子档案处于安全网络环境之中

当前，许多领域已实现全网络办公，而病毒对于网络而言是强大的破坏者，会阻碍工作人员正常办公。对于高速公路电子档案管理工作而言，电子档案是依托于网络存在的，所以档案管理者要加强网络安全管理，以此确保电子档案不受病毒侵害。在抵御病毒问题上，市面上存在多种杀毒软件，360安全卫士、金山毒霸以及电脑管家等，在使用此些软件进行网络管理时，要从正规网址或应用商店中下载，避免下载到盗版软件;并且在使用过程中要及时升级软件，避免新型病毒侵入电子档案之中。另外，档案管理者要使用铭文密钥等方式保护电子档案安全;对于电子档案数据库而言，要定期更换用户密码，以此增加黑客解密难度，保证高速公路电子档案处于安全环境之中，不会被他人盗取使用。由此可见，有关管理者要提升自身技术操作能力，进而提高电子档案管理效率与质量。

结束语

综上所述，在对高速公路电子档案进行管理时，档案管理部门要建立健全相关管理制度;加强高速公路电子档案的保存、维护力度;提升管理人员档案管理意识;确保电子档案处于安全的环境之中，定期对档案存储设备进行检测与维护，从而提高高速公路电子档案管理效率与质量，推动我国交通事业可持续发展。

参考文献：

[1]赵艾红.电子档案“单套制”趋势下市、县两级“馆”“室”对接障碍及对策——基于平顶山市、县公共机构业务系统数据库清单问卷调查的数据分析[J].档案管理，2019（03）：65-67.

[2]李迎春，李晓峰.以创建数字档案室为契机助推检察档案信息化建设[J].档案与建设，2019（04）：48-50.

[3]王英玮，常建法.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》内容及相关问题的思考[J].北京檔案，2019（03）：18-22.

[4]马玲玲.试分析如何提升公路科技档案管理水平[J].中国管理信息化，2018，21（12）：162-163.