高校网络档案信息资源归档研究

摘 要：档案是最真实最客观的对高校发展进行记录的文档，不论发展到哪个年代，高校文档的管理对高校来说都是非常重要的。互联网的高速发展，带来了新的档案管理技术—网络档案管理。本文将对网络档案信息资源归档进行分析和探讨。

关键词：高校网络档案管理;信息资源归档;意义;问题与策略

随着科技的快速发展，各行各业均搭乘科技发展的浪潮对相关的技术进行改进和更新，以求更好更快的实现企业的高速发展。档案对于高校其重要性不言而喻。因此档案管理技术及时更新，使用高科技手段对档案信息资源进行有效的归档，对于各个高校来说都是明智之举。

一、档案信息资源归档管理的意义

1.承载历史

档案的存在是为了记录各个高校一直以来发展的轨迹，包含学校的优秀历史、文化传统，使学校在不忘来时之路的前提下，更好更快的发展。通过调查全国各地的高校，可以清晰的发现大多数高校都配备有独立的校史馆，记录着对学校有重大影响的人物传记和学校的发展史，可见各高校对于档案信息的管理都是很重视的。由于高校档案系统庞大，包含了众多档案信息，根据学校的发展对学校的档案信息库还要进行及时更新，因此对档案信息进行归纳整理就显得尤为重要。对各高校来说，运用网络化的技术手段进行信息归纳，不仅大大提高了工作人员的工作效率，也避免了信息的遗漏。

2.促进高校文化传播

网络档案不仅记录高校办学和发展过程中的每一个脚印，而且与传统的档案信息管理方式相比，具有更多的灵活性，可以促进高校的文化广泛的传播。运用网络化的手段对档案进行保存，学校的优秀历史文化不仅仅是一段写在纸上和留在校史馆的固定历史，还要利用高科技的手段使学校的发展史“活”起来。网络化的档案管理可以通过校史宣传片、纪录片的方式，将学校的优秀科研成果进行展示，使全校的师生，甚至是外界的学者了解学校的优秀文化，促进学校的优良文化广泛传播。对于一所高校来说，浑厚的学校历史文化和及时、优秀的科研成果展示，不仅增加了学校的文化底蘊，扩展了学校文化宣传的广度，也增加了学校的知名度，提升在校师生的归属感与荣誉感。

3.有效提高决策的科学性

由于高校在发展的过程中会经历许多的变革，高校只有在一次又一次的变革过程中，才能紧跟时代发展的步伐，实现科学高效的办校宗旨，为学生提供安全舒适的学习环境，提高学校的办学资质。随着我国对素质教育的重视，家长对于学校资质的筛选查看也更加严谨，因此止步不前不进行变革的学校一定会被淘汰。而网络档案具备了承载历史数据、现实信息的功能，在这些信息中隐藏着许多宝贵并且有价值的信息，在高层领导面临学校变革的重要时期，给领导及时提提供详细并且系统化的依据信息，帮助领导阶层站在对历史的理解和对现实的把握上，做出科学合理的决策，促进学校更好的发展。

二、目前网络高校档案存在的问题

虽然网络化的档案资源分类管理具有众多的优势，但是在我国众多高校依旧选择传统的高校档案管理的方法，对于网络档案信息资源管理的推进并没有引起足够的重视。可以非常清楚的观察到，各个高校在信息化的使用上还是比较落后的，通常在高校涉及到信息化的地方大多是图书馆。图书馆对于信息化技术的使用是比较多、比较普遍的，几乎每个学校都建有专业的信息化管理平台，但是图书馆与校史馆是两个独立的个体，几乎很少有学校将学校的档案放在图书馆，图书馆与校史馆是两个独立的系统，这对于学校管理上来说无疑增加了一笔多余的管理开销，并且使得校史淹没在校史馆，鲜少有人翻阅。

其次，我国的科技虽然迅猛发展，信息化技术近几年也越来越受到人们的重视，发展速度不断加快，但是对于档案管理来说，信息化的程度还是有待提升的。由于档案管理需存储大量的综合档案信息，学校的档案史还会包含大量的声、像信息，并且还要根据学校的发展及时更新增加存储量，由于网络档案具有动态性和局限性的特点，因此对于设备的要求较高，对于存储设备的使用寿命要求也比较高，而我国目前在这部分的发展还不到位。最后，由于网络化的档案管理，需要综合性的人才，而目前高校档案管理的人员，很少具有专业的信息化知识，网络化的管理对于档案管理人员是一个新鲜的事物，多年来使用传统的档案管理方式对于工作人员来说已经成为习惯，高校要更换成网络形式的档案管理就要对相关人员进行及时的培训。

三、解决措施

1.完善信息化平台的搭建

网络档案管理的目的是为了更加合理地将学校的信息进行管理、存储，以便更好的利用，实现统一化的管理。因此对于档案信息化平台的搭建，应当涵盖对档案的收集、整理、统计、利用等功能，此外在使用的过程应当增加关键词检索的功能。在档案的存储方面，应根据档案不同的形式对相关信息进行分类，学校历史、与学生相关的、学校历史上优秀人物传记包括学校的专业科研成果等都应该分门别类的存储好。

2.提升软硬件设施

对于各高校来说，要实现网络化信息平台的成功搭建，必须要有配套的设施，好的设施是建立信息化平台的基础，只有设施齐全才能更好的建立完整且稳定的信息化平台。比如要建立一个信息化的平台，首先，需要一个使用年限较长且稳定性高的服务器，由于档案信息存储量越来越多，并且需要不断的进行更新，所以有一个稳定性好的服务器对于以后的运行维护是非常有利的。其次，由于档案信息的重要性，要求档案的存储要有较高的安全性，并且要尽量保证信息的完整性，确保信息不会丢失，所以对于软件数据库的要求就比较高，有些数据库不能定期进行备份，一旦信息发生丢失难以找回，那对学校来说将造成极大的损失。最后，由于档案信息量巨大，查询起来较为麻烦，因此对于相应的检索系统要求也较高，学校应该建立完备的检索系统，方便师生对档案的利用，要保证在多人同时利用时不会发生服务器瘫痪的情况。

3.智能化信息采集

互联网充斥着各样的信息，与各个高校相关的重点信息也很多，如果让工作人员每天进行筛选补充，那是一项非常庞大的工作量，对于工作人员来说，无疑是降低了工作效率，增加了工作的强度和难度，这对于各个高校来说是得不偿失的。因此，对于学校来说应该配备相关筛查的搜索引擎，通过在互联网中自动定位关键词和时间，将与学校相关的信息进行筛选判定整合之后呈现在档案管理人员的面前，档案管理人员只需对于筛选出的关键信息进行查看，然后判定其是否具有价值，再决定是否加入学校的网络档案信息系统。

4.培养综合性人才

对于高校的档案管理平台来说，具有综合素养的管理型人才相当于如虎添翼。高校各个部门应当重视信息化的建设，建立相关的档案管理工作机制，并且由专人负责，做到责任落实到人，应当对档案管理部门进行有效的管理。一方面，对于学校高层领导来说，应当重视网络档案平台的建立，将网络信息化平台的建立与学校的其他工作放在同等的地位，而不是看作可有可无的一项工程。学校领导应当起带头作用，积极开展相关的培训，组织协调学校各方加强对于档案机制的管理，给予档案管理建设足够的经费，大力支持档案管理的建设。展开多方的合作，可以向网络化档案平台建立比较完善的学校进行学习，借鉴外校的成功经验，促进本校网络信息平台更好建设。另一方面，学校应当对于现有的档案管理人员进行相关的培训，聘请信息技术的专业人员来本校，对档案管理人员进行信息化相关知识的培训，学习先进的知识。除了进行培训外，还可以聘请优秀专业的网络档案管理人员，对本校的工作人员进行档案信息资源采集和归纳整理的培训。对于档案管理的工作人员来说，应当及时学习先进的知识，认真参加学校举办的培训和宣传演讲，及时更新自己的知识系统，跟上时代发展的步伐，将自己变成具有综合技能的人才，才能更好的胜任这一职位，为学校网络平台的搭建贡献自己的一份力量。除了有完备的知识体系外，由于档案管理的特殊性，对于人员责任心的要求也是极高的，相关的工作人员应当强化自己工作的责任意识，共同维护网络档案平台的安全性。

四、结束语

网络化档案管理的优势不言而喻，不仅减轻了工作人员的工作量对于学校来说，还促进了学校文化的交流，减轻了学校管理的难度，对学校来说是百利而无一害的。因此高校档案管理人员应当及时学习网络档案信息资源的相关知识，及时进行相關培训，尽早建立档案信息资源平台，提高学校档案管理的效率。

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作者简介：王玲（1969-），女，汉族，四川渠县人，大连大学档案馆任职，本科学历，研究方向：档案管理。