档案信息化管理的优势及安全探究

王薇

摘要：自建国以来，档案管理工作一直是各个领域中的重要工作，其对经济的发展有着一定的引导作用。同时随着经济的快速发展，档案管理工作也得到了有效的提升，并且其重要性也越发明显，得到社会各界重视。如今，传统的档案管理方式已经不适合时代的发展，信息化的方式在档案管理工作中被广泛应用，然而，在构建信息化档案管理时，存在些许问题，其中值得研究的是信息化档案管理工作的安全问题。因此为了能够实现档案信息化管理的优势得到全面的发挥，必须加强管理工作安全性的建设。本文围绕档案信息化管理的优势及安全进行探讨，并提出档案信息化管理中存在的安全问题，同时对其优势进行简单的描述，根据对其优势及安全问题的分析，提出解决档案信息化管理安全问题的有效措施。

关键词：信息化;档案管理;安全;优势

一、档案信息化管理中的安全问题

1.电子档案的真实性难以保证

就传统的档案管理工作而言，其需要工作人员对所有的档案资料进行全面的整理和总结，且这项工作需要耗费大量的时间与精力，同时在整理完成后需要相关领导进行确认，之后才能够对其进行储存，这种档案管理的工作，有一定的好处，就是能够确保所管理的档案信息具有一定的真实性。近几年，档案管理工作都采取了信息化的管理方式，档案也由原来的纸质档案转变成电子档案，这种管理方式较为轻松，并省略了许多中间环节，且无需相关领导签字确认，同时信息化管理的方式存在一定规定弊端，其主要体现在档案的真实性方面。另外，电子档案能够被复制，从而导致了许多不法分子，为了能够通过档案获取一定的利益，对电子档案进行复制及修改，从而导致档案信息的合法性难以保障，而且对于电子档案的真实性，很难对其进行明确的坚定。因此，档案信息化管理中的安全性難以得到保障。

2.在进行电子档案的保存时存在安全隐患

电子档案在保存方面具有一定的优势，其有着存储方便和保存时间长等特点，但是在进行档案保存时，会出现一些特殊情况。比如，档案管理人员对计算机技术不够熟悉，在进行档案保存时，由于操作失误，导致档案内容丢失，或者在保存时计算机出现问题导致所有档案文件消失。这些都是影响电子档案安全性的隐患，想要使档案信息化的管理更加完善，必须对其安全性的问题深入研究。

二、档案信息化管理的优势

1.有利于社会资源的节约

相较于传统的档案管理工作而言，信息化的档案管理工作具有明显的优势，其主要体现在管理工作效率的提高、节约劳动力、减少人为损失等方面。如今信息化的使用越来越全面，其对档案管理工作技术的要求较高，在进行档案管理工作时，需要工作人员熟悉掌握计算机操作技术。以此来实现档案管理模式的转变，这也是档案管理工作质量提高和工作效率提高的有效途径。同时，信息化档案管理能够节约档案的保存空间，并有效的提升档案信息的存储量，从而减少了相关社会资源的浪费。

2.有利于远程服务功能的实现

就传统档案的管理模式而言，其档案管理工作主要是靠人工完成，且管理的对象都是实体信息，需要通过人工对其进行保管、整理和总结，从传统档案管理模式的特点来说，其不利于远程服务的实现，因为传统的档案管理工作，缺乏一定的技术含量，非专业人员也能在短时间内熟练掌握档案管理的技巧，因此传统档案管理工作中，对信息资源的利用率有一定的限制，并且其不具备信息的转移能力，对远程服务功能造成了直接的影响。然而，近几年信息化的档案管理较为流行，其主要依靠通信技术和网络技术来实现信息化的建设，并且在档案存储库内可以利用计算机检索系统对相关信息资源进行检索，同时通过网络技术还能够实现信息检索的远程操作，在对档案信息资源的空间转移奠定了基础。由此可见，信息化的档案管理工作对远程服务功能的实现有着重要的意义。

三、档案信息化管理安全问题的有效解决措施

1.提高相关工作人员的综合能力及安全意识

为了能够有效的解决档案信息化管理的安全问题时，应该加强人为因素的重视。因此，相关管理部门应该对档案管理人员进行专业知识的培训，其主要培训的内容首先要以档案信息的保密性为主，可通过学习相关的法律法规，提高管理人员对保密性的认识。另外，档案管理人员的要时刻注意行业内发展的动向，并对其进行有效的监督，同时通过自身管理问题和行业动向的对比，从中找出自身管理的缺陷，以此提升自身的安全意识，相关人员还要对档案信息盗窃、复制、恶意修改等行为进行预防。通过以上手段来提高档案管理的信息化的健康。此外，提高档案管理人员对信息化档案管理的重视，并建立健全的管理制度，要求管理人员要严格遵守档案管理工作的制度，保证电子档案信息的真实性。除此之外，还要对管理人员树立正确的思想观念，使其能够真正意识到档案管理工作的重要性，以此提高管理人员的安全意识。

2.档案信息安全保障系统的构建要完善

为了能够保证档案信息化管理的安全性，相关部门应该全面构建档案信息的安全保障系统，这也是提升档案信息安全性的主要途径之一。要以法律的武器，对档案信息资源及原始档案进行武装，使其具有一定的安全性，并以此为基础促进档案管理工作的顺利开展。另外，就安全保障系统的构建而言，要信息化管理的制度内容及安全制度内容贯彻落实到实际工作中，促进责任体系的完善，且在责任体系中要明确出各个环节及个人的责任与义务，以免档案管理的安全出现问题，各责任体之间互相推脱的现象发生。此外，为信息化档案管理的系统选择合适正规的杀毒软件及杀毒工具，以免电子档案受到电脑病毒的威胁。同时工作人员要对档案管理工作进行全面优化，以人才作为安全保障系统构建的基础保障，为该系统的建设提供专业的技术支持，在其系统编程时要提高安全程序的编制。以此来提高档案信息化管理的安全性、可靠性。

结语

通过以上内容，可以看出，档案信息化管理存在最为严峻的问题就是其安全性的问题，保证其安全性才能够实现档案资源的合理利用及体现出档案管理工作远程服务的功能。因此在实际工作中要加强档案信息化管理安全保障的建设。