设备检验仪器档案管理存在的问题及对策探究

彭竑

摘 要：设备检验仪器是煤矿企业用于检查设备运行情况、发现设备质量隐患的特殊仪器。检验仪器的档案，主要包括了说明书、合格证、维修记录、数据校准等内容。通过加强设备检验仪器的档案管理，一来可以帮助技术人员，选择恰当的仪器工具，进行煤矿设备的检查、维护，二来也能够通过定期开展仪器工具的维护，保证检验结果的准确性，有利于煤矿设备的安全运行。现结合设备检验仪器档案管理中存在的一些常见问题，分别从强化档案管理意识、完善档案管理制度等方面，提出了几点改进建议。

关键词：设备检验仪器;档案管理;独立性;信息化

引言

近年来煤矿企业所用的各类自动化设备数量增多，在减轻煤矿工人作业压力、保障井下作业安全等方面发挥了显著作用。为了保证这些设备的正常运行，需要使用专门的检验仪器，检查设备运行工况，保证设备使用安全。但是煤矿企业通常存在重视仪器工具使用，而轻视档案资料管理的问题。很多检验仪器因为档案丢失，使用价值也受到了严重的限制。在这一背景下探究加强设备检验仪器档案管理的可行性策略，有重要的现实意义。

一、设备检验仪器档案管理的特殊要求

1、完整性

要保证设备检验仪器的正常运行和使用，检验仪器档案中的购买合同、设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、仪器检定报告、校验、维修、数据校准、更新改造、报废等记录都要完整，才能如实反映检验仪器状况，才能为煤矿各类设备正常检验提供保障。

2、专业性

煤矿特种作业设备与一线工作的生命健康息息相关，因此，要求检验仪器不能有任何的差错，所有的数据必须绝对准确，档案资料与实物必须完全一致，才能保证现场检验数据的准确性、专业性。

3、独立性

设备检验仪器档案是检测机构诸档案中使用率最高的一类档案，每一種检验仪器都要单独建立一套档案资料，档案中安装、操作、维修、改造、更新等记录都要完整。

二、设备检验仪器档案管理存在的问题

1、对档案管理的重视程度有待提升

现阶段重视检验仪器使用、轻视档案资料管理的问题普遍存在。在资料归档时，与检验仪器相关的资料文件收集不全面，导致档案本身存在不完整的问题。另外，后期设备检验仪器在频繁使用过程中，可能会因为故障而多次送修，但是每次检修记录也没有及时归档。档案内容与检验仪器的实际情况不符合，也就失去了档案的参考和利用价值。另外，由于对档案管理缺乏客观的认识和足够的重视，部分档案管理人员也降低了自我要求，缺乏强烈的责任意识，档案丢失等问题也时有发生。

2、档案管理的体制机制不够完善

随着煤矿设备检验仪器类型的增加，各类档案资料的数量和管理的难度，也都在不断的提升，档案管理人员面临更大的工作压力。由于缺少科学的考核激励机制，在档案管理部门内，形成了“干多干少一个样”的思想，不利于档案管理效率的提升。没有严格的安全管理机制，档案的出借较为随意，很多人在借阅档案之后，没有在规定时间内将档案完整的交回。多次使用之后，设备检验仪器的档案容易出现丢失，或是破损等问题，影响了再次使用的价值。

3、档案管理人员的综合素质不高

为了更好的适应新时期的档案管理要求，工作人员应当掌握更多技能和树立较强的职业素养。例如，在档案管理信息化发展背景下，一名合格的档案管理员，除了要通晓档案管理相关的知识外，还必须熟练掌握信息技术，利用计算机快速完成关键词检索，减轻人工查找档案的压力。还可以使用电子档案代替纸质档案，通过复制备份的形式，可以解决档案丢失、破损的问题。但是目前来看，复合型的档案管理人才偏少，无法满足现阶段设备检验仪器档案管理工作对于复合型人才数量、质量上的要求。

三、设备检验仪器档案管理的优化策略

1、加强思想重视，强化责任意识

为了支持档案管理工作更好开展，要求高层领导首先要重视检验仪器档案管理的重要性。在此基础上，组织在职的档案管理人员，认真学习业务知识，通过动态的进行知识更新，提高岗位胜任力。例如，要经常性地组织档案管理人员参加《特种设备安全法》、《档案法》等国家法律法规的学习，提高做好档案管理工作的自觉性和使命感。还可以引进监督机制、考核机制，通过监督考核，迫使档案管理人员严格履行本部门的规章制度，避免档案管理中出现疏漏，切实保障各类检验仪器档案资料的完整、真实性。

2、完善管理制度，消除管理隐患

在档案管理工作中，一套完善的制度能够为档案管理员工作开展提供必要的指导，是推动档案管理规范化、标准化开展的基础。针对当前制度不完善、落实不到位的问题，下一步要重点从三个方面进行改进：其一是结合当前档案管理需要，丰富制度内容。要重点引进管理责任制度，明确每名工作人员的责任，督促他们高质量、高效率的完成本职工作;其二是确保制度有效落实，定期考察档案管理工作完成情况，细化考核标准，促进检验仪器档案管理事业的发展;其三是完善安全管理机制，提升档案管理的专业化程度，借阅档案必须要做好登记，必须在规定时间内完整的归还档案资料。

3、重视人才培训，挖掘档案价值

近年来煤矿检验仪器的档案管理，呈现出海量化和无纸化的两个明显特征。随着电子档案逐渐成为主流，也要求档案管理人员必须要熟练运用信息技术和办公软件，实现对各类档案的及时收集、快速整理、安全保存。煤矿企业的人力资源部门，要针对档案管理人员制定专项培训方案，并且构建培训的长效机制。要求每个季度至少开展一次培训工作，帮助在职的档案管理人员，实现技能的提升，增强岗位胜任力，并且熟练运用计算机、互联网、大数据等技术，深入挖掘档案价值，为煤矿设备检验工作开展提供支持。

结语

设备检验仪器的使用、管理和维护中，档案资料都可以作为一种重要参考，为工作开展提供指导。当前检验仪器档案管理还存在制度不完善、安全隐患高等问题。通过完善人才培训机制，重视安全管理，强化责任意识等一系列措施，可以推动档案管理规范化开展。

参考文献

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