浅谈数字化干部人事档案管理创新

格日乐满达

摘 要：促进数字化干部人事档案管理创新，能够在很大程度上优化档案管理手段、提升档案的利用价值，继而优化档案管理效率。因此，在实际的工作中，应该顺应信息时代的发展，将一些高端技术和存储方式运用到档案管理中，同时也应该强化管理人员素质，促进档案管理机构基础设施的建设，强化档案的二次或多次利用价值，继而促进整个档案管理行业的发展和进步。本文主要研究数字化干部人事档案管理的创新措施。

关键词：数字化;干部人事;档案管理;创新

前言

在数字化媒体的冲击之下，作为一名档案管理人员，除了要不断学习新知识、掌握新技能之外，还需要拓展除了档案管理之外，一些企业的专业知识，如法律知识、企业管理知识等，训练自身思维模式的同时，也能在很大程度上将一些应用型理论应用到实际的工作中，优化档案管理效率的同时，创新管理流程，提升工作效率。

一、创新数字化干部人事档案管理的意义

（一）有利于充分整合人力资源

从以往的干部人事档案管理工作中来看，除了要进行档案的收集、整理、归档之外，还需要做到系统归类，在后续查看的之前还需要做好存储和标签工作，工作量大，而且工作流程复杂。但是应用数字化管理模式之外，大量的档案文件在系统当中只需要进行直接的拷贝或输出就可以。尤其是一些软件的应用，能够在最短的时间内将所归档的档案进行数字化图形或信息图表输出，大大减少了人工作业的时间，也在很大程度上提升了管理的有效性和正確度，对于整合人才、优化劳动力价值来讲具有重要意义。

（二）能够提升档案资料的利用效率

从历史的角度来讲，大多数档案管理都是以文书或馆藏的形式实现的，不仅归档的手续很繁琐，即使在后续查阅的时候，也需要爬梯子或翻柜子，中间耗费的时间可能要比查阅的时间还要长。但是基于数字化的视角，很多干部人事档案，直接归档在电脑加密系统当中，档案管理人员直接在计算机上就能实现快速的归档和直接的管理，不仅方便有效，而且也利于后续的查询，对于资源共享、信息传递以及提升档案利用效率来讲具有明显的优势[1]。

（三）能够促进档案资料的持久保护

以往在企业或者机构，在保存人事档案的时候，往往为了节省空间，会设定一个期限，期限一过，档案就会自动清除或者进行销毁处理。这样一来几十年后如果还想再翻找的话，就没有机会了。但是基于数字化管理的视角，计算机的记忆和存储能力，是不会随着时间的流逝而消失的。因此，无论时间跨度多达的档案资料，都能够长期甚至永久的保存。既防止由于原始档案破损造成信息失真的情况，也提升了档案的整体存储和利用价值，为档案管理工作的执行带来了福音。

二、数字化干部人事档案管理创新的措施

（一）强化档案管理基础设施的建设

基础设施的建设，是保障数字化档案管理工作能否贯彻执行的关键。因此，在干部人事档案管理创新机制的构建中，首先要做的就是引进一套先进的信息化设备，并保障各类硬件、软件齐全。再细分的话，要保障系统存储量能够满足长时间、大内存的条件、传输和加密系统要进行仔细的验证，增加防火墙的建设;网络办公条件要充分，保障数字传输和资源共享的效率。这些基础设施的构建，都要按时间、按照规定准确置办，必要情况或条件允许的情况下，还可以进行即时更新，以保障人事干部档案管理的有效性[2]。

（二）有效创新干部人事档案数字化管理机制

基础设施引进之后，从内部控制的角度就应该不断强化档案数字化管理的机制了。相关单位需要针对当前或以往档案管理工作的问题，寻找到一套切实可行的、符合企业或机构发展的、能够保障档案管理工作有效运行的管理机制，使干部人事档案管理工作能够真正地走上正轨。具体来讲，首先要促进数字化办公和纸质化办公的协调发展。虽然数字化管理是将以往的纸质内容搬到计算机系统中，但这并不意味所有的内容都要在计算机上进行。尤其是一些需要特殊保管的、层层加密的干部档案，要由专业人员保存到指定位置，以保障档案安全性。其次，系统的用户权限需要明确认证，除了档案管理人员之外，其他任何单位、组织或个人没有权利登录系统，想要获取资料必须要得到批准并在监督下执行，这种全方位的安全管理模式必须要准确落实下去。最后，备份工作要严格落实，一旦系统崩坏能够不慌不乱，以保障信息不会丢失[3]。

（三）提升档案管理人才的质量

人事管理干部人事档案的主体，其综合素质的高低，世界影响到档案管理的综合效率。因此，企业或机构在招聘档案管理人员的时候，一定要提升准入门槛，选择一些专业能力强、学历高、职称水平达标以及道德素质过关的人员作为档案管理工作者。同时，也应该定期对员工进行技能培训和指导，使其能够认识到干部人事档案管理的重要价值，在工作中能够兢兢业业，明确自身的职责，培养出一支严守秘密、遵守纪律的专业人才，从而为强化数字化档案管理效率奠定坚实的基础。

三、结束语

强化干部人事档案数字化管理效率，能够在很大程度上提升档案的保密质量、更新效率、传输效力以及应用价值，在实际的工作中为管理者提供优质的人才信息储备。因此，在实际的管理工作中，应该不断提升档案管理的基础设施，做好人员的储备和培训工作，构建完善的档案管理机制，满足信息化、数字化、智能化干部人事档案管理效率的同时，为整个档案管理行业的发展提供坚实的保障。

参考文献

[1]曾海容.干部人事档案数字化管理的安全问题分析[J].档案时空，2019（04）：52-53.

[2]李纯.浅析干部人事档案数字化管理问题[J].办公室业务，2016（17）：151.

[3]曹炜炜.浅析干部人事档案数字化管理问题[J].管理观察，2015（21）：60-61.