谈如何做好信息化条件下的档案管理工作

王晓莎

摘 要：随着信息技术的全面、快速发展，信息化大潮如涌而至。档案管理工作如何不断调整工作思路，迎接和适應信息革命给档案工作带来的机遇和挑战，是档案工作者不容回避、不可懈怠，必须面对的一个重要课题。下面从当前信息化的现状与机遇等方面予以阐述个人认识和观点。

关键词：信息化;档案管理

一、当前信息化条件下的档案管理现状

为适应社会发展，档案部门的现代化进程正在逐步加快，一些现代信息所必备的设备和手段在档案部门有了较成熟的应用。特别是随着档案工作目标管理活动的深入，不但有效地推动了档案管理的规范化和标准化，有的档案馆和档案室已经建设成为数字化档案馆或数字化档案室，有的档案部门和单位对建设数字化档案管理也做了目标规划。这都极大地促进了档案的现代化建设，计算机、光盘刻录设备等已大幅度地进入各级各类档案室，并取得了初步成效。多数档案部门的微机已经配备到位，有条件的巳先期购置了光盘扫描录入系统。实现了单机状态下的文档一体化管理。有的系统实行了办公自动化，进入了系统局域联网。从总体上看，档案的信息化建设已有了一个良好的开端，但一些问题也随之出现：

（一）计算机办公条件下，档案的录入工作只是完成了一定量的积累，实现档案的信息化和产业化，还缺乏质的飞跃。多数单位实行的是单机状态下的档案目录管理，至多著录一些档案的提示、主题词等，信息化程度不高，查阅检索不全面，甚至无法检索，只是一个电子版的目录形式保存在硬盘中。

（二）开发和使用的档案管理系统主要供档案管理人员使用，社会化程度不高。利用者查阅档案只有到档案馆来，由档案人员用计算机检索查询，然后提供给利用者。这仅是对档案人员的检索提供了帮助，对利用者来说同手工管理方式并无两样。

（三）使用软件不一，硬件型号各异。导致各类信息数据库不能兼容，形成了脱离国家综合信息网的 “档案信息孤岛”，为以后档案大数据库的建立和共享留下了“不兼容”的隐患。

（四）档案管理人员计算机网络知识匮乏，档案管理人员不懂网络技术，计算机操作高层专业人才短缺，二者缺乏理论上的沟通和技术上的衔接，缺乏同时具有计算机专业和档案业务知识的复合型人才。

二、信息化条件下档案工作的机遇

（一）计算机网络技术的发展为实现档案信息资源共享提供了良机。随着社会信息化程度的提高，人们越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取和沟通所需的档案信息。而那种到阅档室查阅档案原件的利用方式显然达不到上述要求。最大限度地满足利用者的需求，为社会提供信息产品和优质服务，是档案工作者的重要职责，而满足这种需求的根本出路就在于利用现代信息网络技术，实现档案信息资源的高度共享。

（二）档案信息化建设具备了一定的技术保障。国际互联网技术在国内外发展迅逮，为国内用户提供广泛的服务。网络技术日趋成为带动其他产业发展的重要手段。历史多次证明，每一次科学技术的革命，在促进社会大变革的同时，也促进档案工作的极大发展。因此，档案信息化无疑会踏上网络技术的快车向着更高的目标、更高的层次迈进。

（三）档案信息化建设具有了一定的基础。近几年来，档案的现代化管理进程正在逐步加快，一些现代信息技术所必备的设备已经有了比较成功的应用。不论是信息存储、目录检索、数据统计，还是案卷调阅等方面，都取得了一定的成果，档案信息数据库的建设已初步形成规模，已经建成和使用的办公自动化和系统内部联网为档案信息化建设提供了宝贵经验，档案资源的信息共享逐步成为现实。

（四）采取措施，积极应对挑战。一是思路的调整、观念的更新。社会的信息化越来越被人们所认识，网络成了21世纪占领发展制高点的竞争热点。我国相继建立并投入使用的以提供公共服务为主要目标的计算机广域网，充分体现了信息交流的快捷性、传播和社会联系的广泛性、提供利用的多样性等特点，对传统的信息交流形式产生了革命性的影响。面对汹涌澎湃的信息化大潮，档案工作者是安于现状，死守信条，还是乘势而上，赶上信息高速公路，做一个信息革命的弄潮儿，已是我们每一个档案工作者必须认真回答的问题。二是工作程序的变化。在计算机网络技术下，电子文件从文书转化档案的过过程中，人们无需费心去分类、组卷，计算机可以迅速对单份文件从任何角度进行分类、组合、检索，档案直接由单份文件组成，原有的立卷程序将被突破。三是管理方式的转变。电子档案存储载体信息容量大，管理空间小，从这一点讲十分便于库房的管理。但是，电子档案在其保管条件上又与纸质档案有不同的特殊要求，除防尘、防火和对库房温湿度严格控制外，还要配置防高度磁场和电场的设施。为确保电子档案的安全，在管理方式上，应坚持双轨制的原则，实行电子档案与纸质档案并存的“双套制”。

综上所述，档案信息化建设既有良好的发展基础，又有前所未有的发展机遇，更要适应和面对传承了几十年的档案工作模式和管理理论提出的挑战，这种挑战是历史的进步，社会发展的必然，更多的还是机遇。同时也可以看出，网络技术的发展和普及，使传统的档案工作程序和管理模式受到严竣挑战，只有积极应对，才能使档案管理工作真正适应社会发展要求。