电力企业智慧档案服务的优化途径

方璇

摘 要：电力企业为我们生产生活中输送电力资源，但是其智慧档案对于我国能源互联网的建设中起着重要作用。但是，在目前的电力企业中的档案服务还存在的许多的缺陷，对其进行优化就尤为重要。

关键词：电力企业;智慧档案服务;优化途径

引言

电力企业在日常生产经营管理以及相关建设过程中就会将有价值的文字、图案等等保存下来，这就形成了电力企业的档案。电力资源在促进我国经济发展起着重要作用，因此，电力企业所留存的档案对电力企业甚至对我国其他企业的发展都是一笔十分宝贵的财富，同时它在电力企业日常经营管理中也起着基石的作用。

1 现状分析

1.1 档案管理方式落后

在目前的电力企业档案日常管理中，通常使用的为纸质版这种传统的档案管理，自互联网普及以来，社会就已经进入了高速发展的信息化时代，传统的档案管理方式显然无法跟上迅速发展的时代步伐，不论是在管理上还是在档案借阅上，都十分不方便，而且传统档案管理方式保管也是一个大问题，纸质版不利于保管，一旦发生损坏，则会造成严重的后果。因此，需要对档案管理方式进行改进，使其能紧跟时代步伐。

1.2 档案管理模式落后

目前电力企业的档案管理模式主要有以下两种：第一种是由电力企业各个部门分别进行档案资料的收集，最后再由档案部门将各个部门的档案收集起来进行统一管理。这种做法是以前电力企业的做法，而且现在也有不少电力企业是这样做的。在这种档案管理模式下，会淡化企业的档案管理意识，很容易造成档案无法按时归档或者遗失。第二种是档案部门全程参与企业的档案管理过程，包括收集档案资料、整理、归档。这种档案管理模式是由档案部门全过程控制，可以确保档案资料全部收集，也在一定程度上是档案管理更加系统、科学。但是目前使用这种模式的电力企业还相对较少。

1.3 现代技术利用率低

互联网时代的到来，企业档案信息化已经是目前发展的一种大趋势。因为现在所需要保存的档案数据与之前相比增加了特别多，如果还是使用以前的纸质版来对档案进行管理的话成本太高，而且需要大量的时间。因此，电力企业在档案管理当面就必须转变观念，将现代技术充分运用于企业的档案管理中去，向智慧档案方向发展。

1.4 档案开发利用不足

之所以要进行档案管理，就是为了使档案能够得到充分开发利用，虽然有部分的电力企业已经开始运用现代技术来进行档案管理，形成了数字档案馆，但不足之处就在于虽然数字化档案已经可以在各部门之间流通，但是其功能并没有被充分利用，而且有一部分功能还没有被开发和不够完善。

1.5 人员配置不够合理

电力企业档案管理工作并不轻松，从档案资料的收集到最后归档，中間还有许多个步骤，而且在日常生产经营活动中，档案还会被借阅等等，工作量相对来说是比较大的。但电力企业在档案管理的人员数量较少，而且有部分人只是兼职档案管理，这使得档案管理的效率大大降低，因此，在人员配置这一块还需要得到优化。

1.6 档案服务较为单一

档案服务水平在一定程度上体现了一个企业的档案管理质量。电力企业发展越来越快，各种对外交往活动也越来越多，这就对档案服务能力会有更高的标准和要求，但是目前档案服务形式比较少，甚至过于单一，一般只可以进行借阅和编研，这已经完全跟不上电力企业的日常生产经营管理，因此，需要使档案服务多元化。

2 提高电力企业档案服务能力的措施

2.1 创新档案观念

拥有一个良好的观念对于行动起着促进作用，因此，创新档案观念是电力企业在提高档案服务能力首先需要做的。现在有一部分电力企业的档案部门观念较落后，而且档案服务意识不强，这种观念万万要不得，要将这种传统的观念摒弃，取而代之的应该是要树立正确的观念：为企业的日常生产经营管理活动服务。而且在为用户服务的时候不能延续以前的那种等着用户找上门，现在应该要朱勇为用户提供相关服务。应该加强对相关人员的思想教育培训，使其思想水平有所提高，树立正确的服务观念。

2.2 加大设施建设

建设完善的基础设施是保障档案服务水平的前提，没有前提条件，所有说提高档案服务水平都是纸上谈兵。因此，电力企业应该加大对基础设施的建设，主要有以下两方面：第一当面是不断完善相关硬件设备，使其能够跟上时代步伐;第二方是建立一个可靠而且兼容性强的档案管理平台，以此增加便利性。

2.3 提升服务效能

只有掌握用户需要什么，这样才可以有针对性的进行完善和提高，才可以使档案服务效能得到提高。这里所说的用户，指的是电力企业的不同部门员工，因为部门不同，工作内容就有所差异，因此需求也是不同的，所以档案部门要对不同部门员工的需求进行了解，才能提供合适的档案服务。而且档案部门除了要满足用户的需求外还可以加上一些个性化服务。

2.4 转变管理模式

电力企业的管理模式要与时俱进，不能再继续传统的档案管理模式。在信息化时代，电力企业应该让所有部门的员工都参与到档案管理中来，这样可以大大提高效率。只有转变管理模式，才能避免档案归档不及时、遗失等问题，才能使档案管理更加系统、科学。

2.5 注重资源整合

档案资源可以促进档案服务质量的提升，有利于电力企业的档案服务的进一步优化，因此，要注重档案资源整。在注重资源整合的同时要尽可能促进档案服务的开发利用，使档案信息资源可以被充分和高效利用。

2.6 建立有效监督服务

要想了解档案服务是否有好的效果，那么反馈机制是必不可少的，而且这种反馈必须是实时的、没有差错的。当我们掌握了这些信息之后，才能够意识到并且总结出服务中的一些不足之处，并采取一些相对应的措施做出改进，因此，反馈机制是急需建设的。反馈可使用的途径多种多样，例如用户调查，利用后台统计数据等，可以根据反馈所获得的结果来进行分析，根据用户的反馈来观察档案服务有没有达到令人满意的效果，用户是否需要现有的这些服务，现在所实行的档案服务有没有哪些地方急需改进等。另外，监督也是必不可少的，利用用户监督模式去监督各项档案服务，有助于实现其民主化、科学化和专业化。

2.7 创建档案文化，构筑长效机制

对于一个企业来说，其档案文化是非常重要的，它借助于隐藏在企业档案里面的文化内涵，对企业做出更好的档案管理，能够提升企业的文化氛围。对企业档案文化做出一些必要的宣传，可以向外界展示本企业档案所具备的影响力，这样，能够使企业档案做到价值最大化。

3 结束语

就当前而言，对电力企业档案服务能力做进一步提升具有十足的挑战性。我们必须要正视当前企业在档案管理方面的现状，找出影响其提升的决定性的制约因素，结合实际提出改进措施，落实到位，这样才能充分的去发挥其价值。

参考文献

[1]秦丽莉.创新电力企业档案管理探讨[J].东北电力技术，2018，39（4）：56-59.