浅谈行政档案信息化管理的改革策略

张目

【摘 要】行政档案管理作为事业单位行政部门的重要工作内容，其复杂性毋庸置疑，档案管理质量在极大程度上关乎着单位各项行政工作的开展效率。随着当今社会的发展，信息化时代已经到来，行政档案管理工作顺势而为应用信息化技术工具实施全面改革意义重大且势在必行。文章从此视角出发，在明确行政档案管理工作基本特征的基础上，联系实际探讨行政档案管理信息化改革要求，进而提出行政档案管理信息化改革的保障性措施，以期为行政档案科学化管理水平的提升贡献绵薄之力。

【关键词】行政档案;档案管理;信息化

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）08-0266-02

行政档案是承载行政事业单位各项重要工作信息的载体，主要包括行政文件、科研项目材料、系统平台的建设项目材料及合同文件等，是行政事业单位极具价值的信息资料，因此行政档案管理工作始终是一项至关重要的工作，被提出越来越高的要求也是社会发展的必然。如今，我国信息技术的普及应用已成定势，传统的行政档案管理工作难以为继，与时俱进通过信息技术的有效应用促进行政档案管理水平的提升成为当务之急。虽然从整体来看，我国行政档案管理的信息化改革已取得阶段性成果，但依然有待进一步加强。据此，针对行政档案管理的信息化改革措施做更多深入研究，具有重要的理论和实践价值。

1 行政档案管理工作的基本特征

近年来，我国社会发展态势尤为迅猛，行政事业单位所承担的工作内容也不断增加，档案作为单位工作实践的重要信息载体，其内容、类型和数量的快速增长亦是必然趋势。与此同时，随着行政档案管理工作重要性的不断提升，也在理论和实践的推动下使得管理理念和方法始终在变革，无论是规范性还是科学性都显著提升。但与其他类型的档案相比，行政档案的差异性明显体现于其所具有的政治性、权威性、服务性与执行性等主要特征，主要根源在于行政档案承载的都是单位的行政管理活动，是党的路线方针与政策执行情况的记录[1]。因此，只有使用科学的手段保证行政档案管理质量，才能有效发挥行政档案的价值，助力于行政事业的良好和稳定发展。

2 行政档案管理信息化改革的要求

信息技术发展至今，已凭借明显的应用价值而成为各个行业领域提高工作效率的重要动力。在此形势下，行政档案管理工作也拥有了新的机遇，明确信息化改革的现实要求，做好行政档案基本管理工作，对于提高行政档案管理科学化水平具有重要作用。

2.1 做好基础信息的整理工作

众所周知，档案的价值即在于其所承载的信息记录，传统时期的行政档案管理信息整理均需要依赖于人力，不仅效率低下，信息真实性与可靠性也难以保证。而信息化的应用，则依托于先进技术的优势而全面提高了档案基础信息的整理效率，但现实中却需要以相关人员能够具备足够的专业知识、职业道德和技术能力为基础[2]。因此，利用信息技术做好基础信息的整理工作是行政档案信息化改革的首要前提，只有确保基础信息整理工作的准确性和高效性，才能保证行政档案管理的科学性。

2.2 确保档案合理分类与归纳

在做好基础信息资料整理工作的基础上，还需要应用信息技术对基础资料做进一步核实和筛选。一方面，要根据实际情况对档案信息的准确性加以有效判断，以保证行政档案作为行政决策依据的重要价值;另一方面，需利用大数据技术对档案信息所具有的可用性加以分析和评估，剔除无效信息、保留关键信息。在此基础上，利用档案管理系统的功能对档案进行合理的分类和归纳，以保证档案信息价值含量的有效提升。

2.3 提高信息输入输出的效率

档案内容在信息系统当中的录入和输出，均是实现档案价值的必要途径。日常工作中无论是对档案的使用还是创建，都需要通过信息系统来实现。通过信息数据库存储档案的意义毋庸置疑，不仅为实体档案的存储节约了大量的空间，更大大提升了档案信息的录入和调取效率[3]。因此，为了能够进一步提高行政档案管理的科学性，有必要在实际工作中探索更多方法促进档案信息输入和输出效率的提升，此为行政档案科学管理的一大现实要求。

3 行政档案管理信息化改革的保障性措施

虽然当前在行政档案管理中引入信息技术已经初见成效，但凭借信息技术的优势，决定了行政档案管理对此的应用价值有着无限的拓展空间。也就是说，行政档案管理的信息化改革将是一个无止境的过程，要想保证信息化改革进程能够始终保持科学性，则需要以做好基本的保障工作为前提。通过分析，本文认为应着重做好以下工作。

3.1 创新信息化档案管理理念

管理理念对管理质量和效率的决定性影响毋庸置疑，因此创新信息化行政档案管理理念的意义在于能够为档案管理水平的不断提升提供基本的保障。具体而言，相关人员应当重视行政档案管理的价值，顺应信息化发展态势，将档案管理的信息化改革明确定位于数字化和现代化方向，以科学发展观作为思想的指导，打破固有思维局限，增强创新意识，促进档案管理理念的不断更新，只有这样，才能帮助行政事业单位提高档案管理的科学性，并在以后的信息化档案管理模式改革进程中提高适应性，更高效地解决更多问题。

3.2 落实动态化档案管理机制

尽管现如今行政档案管理工作不断被提出更高的要求，但现实工作中却不应当被一些固化的档案管理思维模式所束缚。毕竟信息技术的发展具有极其灵活的动态性，那么，要想保证行政档案管理质量，显然也需要紧随信息技术的变革而對管理方式做出更多调整，也就是要贯彻落实动态化的行政档案管理机制，即依托信息技术平台实时更新行政档案信息，并实现档案信息的共享，使档案所承载的各类信息资料的可用价值不断提升[4]。

3.3 强化档案管理信息化水平

采取有效措施不断提升行政档案管理的信息化水平，无疑是档案管理信息化改革的最根本目标，是驱动行政档案管理进入现代化模式的必经途径。关于传统档案管理模式的弊端已无须赘述，随着信息技术在行政档案管理领域的覆盖，其优势显而易见。因此，未来的侧重点应当更多地放在对信息系统功能的丰富和创新层面，一方面各行政事业单位应当着力加大对档案管理人员信息技术能力的培训力度，另一方面应督促技术部门全面加大对档案管理系统功能的创新开发力度，促进档案管理信息化水平的持续提升，提高行政档案信息的实用价值和共享效率。

3.4 提高档案管理人员的能力

档案管理人员的能力建设，无疑是决定行政档案管理水平的重要基础。因此，各单位有必要基于对行政档案管理的高度重视，有效提升相关人员的能力和素质。一方面，要加大对相关人员的培训力度，除了基本业务技能方面之外，更要做好职业道德素养的建设工作，以为行政档案内容的真实性和可靠性提供必要的保障;另一方面，人力资源部门应将行政档案管理信息化应用效率纳入到绩效考核体系当中，通过奖惩机制的约束对相关人员能力的提升起到倒逼作用，从而督促相关人员能够从主观层面大力推动行政档案信息管理的信息化改革进程，提高行政档案管理的科学性与实效性。

4 总结

综上所述，保证行政档案管理质量具有十分重要的意义，需要不断深化对行政档案管理工作的理论和实践研究。信息化时代已经到来，传统的行政档案管理模式弊端不断凸显，因此有必要牢牢把握住时代发展的机遇，顺应信息化时代发展浪潮，有力地推动行政档案管理工作理念和模式的同步改革与创新，落实到实践工作当中则需要做好基础信息的整理工作、保证档案合理分类与归纳并确保信息输入输出的效率;而要想有效推动行政档案管理的信息化改革进程，更需要以创新信息化档案管理理念、落实动态化档案管理机制、强化档案管理信息化水平和提高档案管理人员能力等为基础，发挥出信息化的最大价值，助力于行政档案管理科学化水平的有效提升。

参 考 文 献

[1]吴秀杰.浅议行政档案管理中信息化技术的应用[J].经贸实践，2017（24）：306.

[2]刘思宇.行政档案管理存在的问题以及新的管理思路[J].办公室业务，2018（6）：125.

[3]杨洋.信息化条件下优化医院行政档案管理的策略[J].办公室业务，2018（16）：158.

[4]李媞.行政档案管理的创新思路分析[J].办公室业务，2018（16）：103.

[责任编辑：高海明]