关于有效提升企业办公室公文处理工作效率的方法探讨

王鑫　赵永义　张光伟

【摘 要】论文以中国石油勘探开发研究院西北分院公文处理实际做法为例，探讨了提升企业办公室公文处理工作效率的方法，以“建章立制，明确规范”为保障，以“规范操作，夯实基础”为抓手，以“信息化应用，提升效率”为重点，持续提升公文处理人员专业素质，为提高企业办公室公文处理工作水平提供了参考。

【Abstract】Taking the official document processing practice of the Northwest Branch of Research Institute of Petroleum Exploration & Development as an example， this paper discusses the method of promoting the efficiency of office document processing in enterprises. With the guarantee of "establishing rules and regulations， clarifying norms"， the emphasis of "standardizing operation， laying a solid foundation" and the emphasis of "informatization application， improving efficiency"， the professional quality of document processing personnel is continuously improved， which provides a reference for improving the level of document processing in enterprise offices.

【关键词】公文处理;制度;规范化;信息化

【Keywords】document processing; institution; normalization; informatization

【中图分类号】C931.4                                           【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）06-0053-02

1 引言

公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理是中国石油勘探开发研究院西北分院办公室工作的重点，公文资料实际是基于上级精神、科研生产实践活动逐步归纳总结出来的重要信息资源，对于优化管理决策起到了至关重要的作用。分院办公室秉持灵活与规范统一的原则，以完善制度为保障，以规范化操作为抓手，以信息化建设为重点，持续提升公文处理人员的专业素质，不断提升公文处理工作水平，为各项管理决策和科研生产提供可靠的参考依据，保证决策的有效性、准确性和科学性。

2 建章立制，明确规范

西北分院以《党政机关公文处理工作条例》为准绳，制订分院公文处理办法，在工作中进行不断探索以及完善，形成了公文处理实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的基本规范，坚持将公文处理的每项程序、操作都按照一定的规则、方式和要求进行，办理结果要达到一定的标准和规格，并在贯彻执行的基础上，将程序、规则、要求、标准等以规章制度的形式固定下来，推广至分院各基层单位参照执行。始终结合最新要求，严格落实责任，使得相关的公文处理工作人员能够始终在制度约束和管理之下落实工作。

3 规范操作，夯实基础

公文资料具有专业性、机密性和系统性，因此，对相关工作进行规范化是提高公文处理工作质量和效率的基础[1]。西北分院经过不断实践，形成了公文处理规范操作的一系列做法：

第一，分类管理。根据收文来源不同及发文部门不同将公文按照不同目录分类进行整理。尤其是注意根据科研项目阶段不同所产生的如招标议标、开题、中期检查、验收等不同类型的公文也按照不同目录进行分类，最终形成一个按照“年度—机构—节点”分类的门类清晰的公文处理系统[2]。

第二，节点管理。在科研项目、基建项目、管理项目等进行过程中，西北分院公文处理工作全程介入其中，按照项目进度细化每一个节点，实时归纳总结重要的信息，并以文件的形式发布，为分院其他类似项目提供更加客观真实的依据。

第三，保密管理。分院按照国家规定的信息安全等级标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立文件安全防护体系，执行严格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等级、保密期限和知悉范围等内容，严格审批登记制度，指定专人管理。

4 应用技术，提升效率

西北分院主动引入吸收大数据、云计算等信息化技术，并应用到公文处理工作中，推动了公文处理办公速度的加快、单位内部资源的共享以及信息互动的建设。

第一，在公司内部建立局域网，将公司的内网与外网隔离开来，为技术运行提供独立平台。第二，建立完善的公文处理管理系统，包含电子公文传阅系统、公文信息管理系统以及网上查阅系统，涉及收文、发文、整理、存档等多个模块[3]。便捷性、高质量的信息技术的应用，大大提升了公文处理的工作效率。

5 建好队伍，提升素质

西北分院不断加强办公室工作人员的综合素质，建设公文处理人员队伍，从根本上促进公文管理工作的健康发展。

第一，定期对公文处理人员进行培训，促进公文处理人员综合素质的提升。第二，积极通过引进人才、转岗调岗等方式强化队伍，分院采取“以老带新”的方式，安排公文处理老员工帮助新入职的员工，使他们能够尽快适应相关工作，尽快进入工作状态。第三，督促公文处理人员认真学习，跟上时代步伐，学习并掌握更多现代化办公技术。

6 结语

总之，公文处理作为中国石油勘探开发研究院西北分院办公室工作的重点，通过完善制度、规范操作、信息化建设等手段，通过持续提升公文处理人员专业素质，分院相关工作效率得以有效提升，办公室公文处理工作水平不断进步，有效保障了分院的高质量发展。公文处理工作需要持续深入思考，始终坚持与单位实际相结合，始终牢记采用科学、规范、现代化的方法，相关工作质量与效率将会稳步提升，从而为单位日常管理工作提供有效保障。

【参考文献】

【1】严劲芬.浅谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2017（03）：127.

【2】季宏.浅谈新时期机关办公室工作能力提升[J].甘肃科技，2018（01）：66-67.

【3】拓龍龙.现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].发明与创新，2018（08）：46-48.