重点项目工程档案的管理方法探析

朱永进　朱涌铚

摘 要：本文通过分析重点项目工程建设过程中项目档案管理工作存在的管理粗放、人才缺乏、制度不健全、设备滞后等问题，针对性的提出加强重点工程项目档案管理的一些策略，通过加强管理、健全制度、培养人才、提高档案管理信息化水平等方面，提高目前项目工程的档案管理工作水平，以促进工程项目档案管理工作的健康发展，保障重点项目工程的顺利实施。

关键词：重点项目;工程档案;管理;方法

随着目前基础设施建设的不断推进，大项目大工程作为关系国计民生的重点项目工程，数量在不断增多。项目档案管理工作贯穿于项目建设实施的全过程，对于项目的工程进度和质量控制起着非常重要的作用，是重点工程项目持续健康開展的重要保障。

然而，目前的工程项目档案管理工作，由于粗放式管理存在很多的问题，及时发现工程项目档案管理中存在的不足，并提出有针对性的解决方案，对保障重点工程项目的实施，促进重点工程项目的健康有序开展，意义重大。

一、重点项目工程档案管理发展现状

随着工程项目的不断推进，各项目建设实施单位对工程档案管理工作的重视程度逐渐增加，也逐渐意识到了目前工程项目建设实施过程中档案管理工作存在的不足。但是，由于工程项目档案管理长期处于粗放式的管理模式下，档案缺失、专职档案管理人才的缺乏、工程档案管理制度不健全以及档案管理设备落后等问题依然存在，严重制约了工程档案管理工作的规范化和科学化发展。

（一）项目工程档案不全，甚至缺失。

在项目工程的实施阶段，项目的施工任务比较重，一些项目建设单位存在有重实施轻档案的思想，造成项目在项目建设的准备、调研、勘察阶段，项目资料整理不被重视，出现项目资料填写不严谨、不全面、不规范、不准确等现象;在项目实施完成即将验收的阶段，为了保障项目的顺利验收，而对项目资料进行突击式补充，一些项目中期检查及会议资料在这个阶段才得以完善，这种工程实施与档案资料管理不同步的情况比比皆是，为项目档案管理工作造成了极大隐患。

（二）专职档案管理人员缺乏。

重点项目工程属于关系国计民生的大项目大工程，对专业程度要求比较高。因此在进行工程档案的整理及管理中，首先要熟悉对整个项目的关键技术、实施进度和施工要求，其次，要能够对项目的图纸、实施路线、技术指标以及其他资料进行填写、分类、整理和归档。但目前大多数项目工程的档案管理人员，都不是专业技术出身，对工程技术和档案管理知识比较欠缺，不能真正满足重点工程项目档案管理工作要求。

（三）档案管理制度不健全。

档案管理制度是档案管理工作有序开展的依据和保障。目前，大多数企业的档案管理制度不健全，甚至有的企业缺乏相应的档案管理制度，再加上重点项目工程项目周期长、资料分散、参与人员多，造成了档案管理从收集、整理、组卷、归档、保管、借阅、销毁、保密等各个环节无章可循，档案管理工作随意性比较大。

（四）档案管理设备设施落后

由于工程项目管理人员对档案管理重视不够，造成企业对档案管理的投入不够，这一方面是由于档案管理设备设施价格高昂，管理者认为没有必要大力投入，另一方面，是管理者对档案管理信息化程度带来的优势认识不足，最终导致了档案设备设施陈旧，信息化不足。

二、提高重点项目工程档案管理水平的方法

针对以上分析的项目工程建设单位项目档案管理的不足，提出加强管理、健全制度、培养人才、提高设备智能化水平等加强工程项目档案管理策略，以提高工程项目的档案管理水平。

（一）加强工程项目沟通及档案管理。

工程项目的实施周期长、参与人员多，相应的档案工作管理也比较复杂，为了保证档案管理工作的质量，在项目工程建设过程中，应当加强管理对各参与人员的管理，建立一个良好的沟通机制，一方面是加强档案管理人员与项目实施人员的沟通，另一方面还要加强各参建单位的沟通，以保障项目资料的及时整理和移交。另外，为了提高档案建设管理水平，还要加强对项目实施各阶段的管理，确保项目实施与档案资料的整理同步进行，在项目建设的准备、调研、勘察、施工、质检、验收等全过程，进行相应项目资料的收集、整理、归档。

（二）完善工程项目档案制度建设

为了提高工程项目档案管理水平，项目工程相关单位应健全档案管理制度建设，将档案管理工作的各个环节进行标准化建设。制定完善的档案管理制度，必须从档案收集、整理、组卷、归档、保管、借阅、销毁、保密等各个环节出发，在各个环节中贯穿档案管理工作，落实档案管理制度。同时，最好将将档案管理制度纳入岗位责任制度中，加强档案管理工作人员的责任意识，从档案建设的源头加强管理。另外，项目建设单位还应加强档案管理跟踪指导工作，根据项目工程计划内容，制定一套跟踪指导计划，在项目档案管理的全过程进行质量把控，给予整改意见，提高档案资料的整理及管理水平。

（三）提高工程项目档案管理人员专业素养

工程档案的建设、管理过程，对相关人员的业务水平要求比较高。这就要求项目工程相关单位，严格挑选具有相关档案管理工作经验、并且工作认真、负责的人员进行项目档案资料的整理及管理工作。另外，项目工程相关单位还要加强对档案管理人员的培训工作，通过培训加强档案管理人员的责任意识，提高其业务水平。除此以外，项目工程相关单位还可以通过设置虚拟的档案管理环境，进行工作演练，通过总结不断提高工作技能，提高档案管理水平。

（四）提高档案管理设备的智能化信息化水平

随着社会信息化水平的提高，项目工程的档案管理工作，也应当紧跟时代潮流，实现档案管理的信息化、数字化。为此，项目工程相关单位可以引用专家数据库建设，开发相应的档案管理系统及终端装置，将繁杂无章的项目档案资料进行归类整理，不仅方便了项目档案资料的存储、调用，还可以让项目工程的参与人员清晰的了解到项目实施情况及进度，进而提高了工程项目的管理水平。

三、小结

本文针对工程项目档案管理工作中面临的资料缺失、人才缺乏、制度不健全、设备滞后等问题，提出了提高工程项目档案管理水平的方法，通过加强管理、健全制度、培养人才、提高档案管理信息化水平等方面，提高目前项目工程的档案管理工作水平，以促进工程项目档案管理工作的健康发展，保障重点项目工程的顺利实施。