文书档案整理之我见

魏恭权

摘要：随着时代的进步和经济社会的发展，文书档案管理工作日益重要，但在当前工作中，文书档案管理还存在很多不足，本文做了一系列的分析，并对文书档案整理方法进行了对比扬弃，提出了合理化建议。

关键词：文书档案;整理;建议

一、文书档案管理建设中存在的问题

（一）认识不到位。在一个单位中，上至高层领导，下到普通职工，一提到档案管理工作，能够在工作和行为中重视的人寥寥无几，能够在专题会议上或专项检查中认可档案管理工作已是十足的进步了，因为档案管理工作并不能直接创造经济利润，并不能声势显赫地开展业务工作，是一项枯燥乏味、默默无闻的内勤事务，文书档案管理人员多为身兼数职且更换频繁，无法保证可持续发展。

（二）管理不规范。由于文书档案管理工作受重视程度不高，在实际工作中管理不规范、混乱便不足为怪了。笔者在调研中发现，文书档案整理之初的收集文件工作都存在很多问题：有的单位或部门文件收发在业务部门空降后便直接执行，无需阅办，没有督办，为了方便自己工作，文件在部门或个人手中“私藏”，在归档工作中自然不在整理之列：文件归档无归档章，文件不编号不编目，缺少文卷备考表等已是当前大多单位和部门的通病，文书档案的规章制度不健全，管理利用效率低下，档案内容问题频发，文书档案管理模式传统老旧，无法得到长足的发展。

（三）档案员能力不强。文书档案管理的关键在档案员。档案员的业务素质直接影响着文书档案的发展和利用。一些单位部门的档案员不经过专业培训，不通过专项学习就直接上岗，在工作中不懂文书档案的分类归档，不会阅卷装订，不为档案编号编目，直接造成管理混乱。

二、文书档案整理的方法

当前，文书档案的整理不外乎两种方法，即文书立卷整理法和归档文件整理法。

文书立卷整理法是比较传统的整理档案方法，是把相互关联的文件组合立卷并装订的管理方法，其组卷、编制卷内文件目录、案卷号、案卷标题、案卷目录等一系列工作比较复杂、繁琐。

归档文件整理法主要依据2000年12月6日发布并自2001年1月1日起正式实施的《归档文件整理规则》进行的，也是随着计算机普及应用而出现的一种新的整理方法，以计算机和档案管理软件为前提条件，以单件文件为单位，逐件归档，这种整理方法操作简单，检索方便，使用效率高，极大地保持了文件的原貌。

相比较以上两种文书档案整理方法，前者组合方法复杂繁琐，案卷分类主观随意性大，且案卷质量标准很难统一，档案员工作量大;后者则化繁为简，降低了整理方法的复杂性，减少了立卷分类的主观性，还原了文件的原本，所以《归档文件整理规则》主荐归档文件整理法。

三、文书档案整理工作之建议

（一）提高认识，对历史负责。文书档案是机关、团体、企事业单位发展以及生产经营的真实记录，是执行上级主管部门政策的依据和遵循，是开展业务活动、部署作、出台决策的凭证和参考，对单位部门的历史负责，为现实发展服务，是对当前工作和未来工作的指导，有着极其重要的作用。各单位部门要加大宣传力度，提高认识程度，做好资金保障，要制定完善的规章制度，加强档案员队伍建设。文书档案管理工作是一项专业性非常强的工作，而且还具有一定的機密性，这就要求文书档案管理人员具有很强的责任意识，良好的职业道德，乐于奉献的工作态度以及扎实的专业知识。

（二）规范流程，为现实服务。文书档案整理的基本原则是“便于保管利用”，这也是检验归档文件整理法实用性的唯一标准。要充分发挥文书档案在现实工作中的服务作用，就要规范整理流程。以归档文件整理法为例，首先是分类方法很重要，要对已装订完毕的文件进行分类，根据年度、组织机构（问题），保管期限类目组合，有六种分类方法，不同的机关、团体、企事业单位根据自身实际可选择其中的一种方法。目前，“保管期限一年度一组织机构”分类法和“保管期限一年度一问题”分类法在实际工作中运用较普遍，也是便于检索、便于移交档案馆的整理分类法。其次是文件排列是关键，要针对本单位制定的分类方案进行文件排列，值得注意的是对具有保存价值但未及时归档的文件，应排列在当年同一保管期限的相应类别文件的最后，可在目录中对应文件的原题名后括号标注，避免出现“死档”现象。再次是盖章编目要齐全，归档章应盖在一份文件的首页，但有时文件首页除文件正文外还会有领导批示、收文章等，归档章位置得不到保障，并且容易破坏文件的“历史原貌”，笔者更推崇另附纸张加盖归档章的方法。编制目录要按件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目填写齐全，便于检索。最后是装盒整理要完备，文件目录、备考表等材料完备并按顺序装入档案盒，做到归档质量高，阅档无纰漏。

（三）创新管理，替未来着想。随着时代发展和社会进步，传统的文书档案管理方法已越发不能适应快节奏的工作。在实际工作中，要充分发挥计算机和网络的现代化信息的作用，把档案管理和计算机网络技术有机结合，实现文书档案信息化和电子化，实现文书档案的高效管理和高效运转。

参考文献：

[1]黄志诚.归档文件整理与文书立卷之比较[J].档案.2002（ 04）：48-49.