高校研究生秘书面临的困境及措施

胡未婷

摘要：为了进一步提高研究生教育管理工作的效率，需要由研究生秘书处理相关的工作，所以研究生秘书工作的效率也决定着研究生教育管理工作的效率。研究生秘书在工作的时候需要掌握熟练的工作技巧，明确工作的流程意义，尽量提高自身的工作积极性，进一步完善工作中的分工，有效地促进研究生秘书、学院、学校之间的合作，这样才能提高工作效率。

关键词：高校研究生秘书;困境;措施

在研究生教育管理工作中，研究生秘书所承担的工作主要是保证所有工作顺利运转和完成，保证研究生从招生录取直到顺利毕业过程都能够完整的完成。一般来说，研究生学院在进行导师招聘、招生资格审核等工作的时候，研究生秘书始终站在工作前线，所以工作量和工作内容都比较多。另外，研究生秘书的工作特点主要包括程序性强、工作量大、时效性高等，所以必须要求研究生秘书快速高效的完成工作，这样也有利于提高研究生教育管理工作的质量和效果。

一、树立明确的工作意识，提高工作技巧

研究生秘书的日常主要工作包括招生管理、学科建设、培养管理、日常事务管理、学位管理等工作，工作量巨大，但是工作流程严格，具有一定的规律，所以在工作过程中很有可能出现工作流程混乱的问题，所以需要进一步加强对工作的管理。在研究生秘书进行招生管理工作的时候，要保证前期准备、考试开展、考生录取等工作内容顺利完成，在进行学位管理工作的时候要保证学位申请、论文送审、资格审核、材料归档、论文答辩等各个工作顺利完成。研究生秘书需要将所有常规工作的一般流程熟练掌握，规划好每年工作，按照工作流程完成各项工作，提前做好工作准备。如果研究生秘书具有一定的工作经验，可以将自身的经验进行总结，这样也能够提高工作效率。

二、提高自身的工作积极性

由于研究生秘书所承担的工作比较枯燥，所以很容易产生职业倦怠。主要原因包括：研究生秘书工作均是根据程序化标准进行的，工作量大且枯燥，每年都要重复一样的工作，所含的技术性不高，所以出现职业倦怠的几率也比较高。另外，研究生秘书人员一般都属于行政教辅人员，所负责的工作基本上是服务管理类工作，即使取得一定的工作成效也不明显，很容易被忽视，这就导致秘书职业成就感低，也会产生一定的职业倦怠。随后，该项职业在发展过程中具有一定的局限性，由于职称评定主要是依靠一定的研究成果，但是研究生秘书不是教学科研人員，所以很难取得较高的科研水平，这就导致研究生秘书的职业发展产生了一定的限制。针对以上问题，需要采取有效的机制来提高工作人员的积极性，通过奖惩机制来提高研究生秘书的工作责任心，减少职业倦怠的发生。

三、进一步提高自身业务的素质

研究生秘书工作虽然技术含量低，但是对工作效果的要求比较高，必须要具有一定的业务素质才能够保证工作质量。首先，研究生秘书需要具备网络系统操作能力。由于目前自动化办公软件已经无法满足当前研究生秘书工作的需求，所以必须要熟练掌握目前已经得到迅猛发展的电子信息技术，而且目前在高校行政管理工作中，电子化办公已经成为了发展趋势。研究生相关工作都是在研究生网站上得以了解和处理的。另外，研究生秘书还必须要具有良好的沟通协调能力。联系好学校院系领导、老师、学生、外校导师、考生、外校秘书，做好相关的交际工作。

四、建立健全科学管理体制

目前我国研究生规模正在逐渐扩大，但是有一部分高校在进行研究生工作的时候仍然采用原有的模式，所以大大降低了工作效率。研究秘书需要保证培养管理办公室、研究生招生办公室、学科建设办公室等多个部门对接工作，建立一个良好的管理制度，这样也能够提高管理工作的效果。

结束语：

总的来说，高校研究生秘书工作对于整个研究生管理工作来说具有十分重要的作用，保证高校研究生秘书工作顺利开展也是提高整个学院和学校研究生管理工作的基础。但是目前我国大部分高校中的研究生秘书工作均存在一定的困难，需要通过有效的科学管理来提高工作质量，同时提高研究生秘书的工作积极性，进一步解决目前存在的困难和问题。

参考文献：

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