基于跨平台信息资源融合共享的档案实体分类探析

[摘要]档案实体分类的规范化、标准化是信息资源共享平台建设的必由之路，它在数据组织与检索、资源开发与利用、信息融合与共享中具有重要地位。实践中存在档案实体分类标准模糊不清、档号编制凌乱不一等问题，基于此，论文从信息资源规划和知识管理的视角，提出跨平台信息资源融合共享背景下档案的门类划分标准、实体分类方法和档号编制规则。

[关键词]跨平台信息资源融合共享知识协同档案实体分类档号编制

[分类号]G272.5；G273.5

Analysis on Archives Entity Classification based on Cross-Platform Information Resources Integration and Sharing

Yan Bingtong

（Office of Suzhou Vocational University， Suzhou， Jiangsu， 215104）

Abstract： The standardization of archives entity classification is the only way to the construction of information resources sharing platform， which plays significant roles in organization and retrieval， resources development and utilization， information integration and sharing. There are some problems in practice， such as fuzzy classification standard of archives entity， confused rules of archival code compilation， etc. Thus， the paper puts forward the classification standard of archives， methods for archives entity classification and archival code making rules in the context of cross- platform information resources integration and sharing from the perspective of Information Resource Planning and knowledge management.

Keywords： Cross-Platform； Information Resource； Integration and Sharing； Knowledge Collabo？ ration； Archives Entity Classification； Archival Code Making

我国传统档案管理理论认为，档案整理应充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，以便于保管和利用。为更好地适应电子文件管理，以及国家档案信息化和数字档案馆建设要求，“区分不同价值”“符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理”“保证纸质文件和电子文件整理协调统一”[1][2]作为归档文件整理的新增原则被列入行业标准中。不难看出，规范化、标准化的整理工作是保障档案信息资源共享平台建设质量的基础性环节，其中，档案实体分类的科学性程度更成为影响其成败的关键。然而，在档案信息资源共享平台建设实践中，档案实体分类的规范性问题仍给业界带来诸多困扰。

1当前档案实体分类存在的问题

就当前各立档单位的现状看，档案实体分类存在如下主要问题[3]：

1.1分类标准模糊

按照分类对象的差异，可将档案划分为文书档案、科技档案和专门档案三大类别，但从国家或行业层面上看，与档案相关的法规、标准、业务规范等并未对档案分类作明确区分，尤其是文书档案和专门档案两个类别。长期以来，除高校执行的《高等学校档案实体分类法》（DA/T 10-1994）（现已废止）[4]、企业执行的《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）和城建系统执行的《城市建设档案分类大纲》（1993年8月修订稿）（以下简称“《大纲》”）外，我国各类事业单位和社会组织大多没有明确可参照的檔案实体分类法，在档案工作中缺乏明确标准。（其中，《大纲》是依据档案内容上的逻辑联系建立起来的分类体系，体现的是一种信息分类标准[5]。）

1.2档号编制凌乱

现阶段，模糊的分类标准是导致各立档单位档号编制凌乱不一的源头。

（1）不同行业系统之间的档号规则不统一

党群行政组织、事业单位、各类企业保管的档案在内容上各不相同，管理上的差异较大。当前，各立档单位对于管理性文件一般按照归档文件进行整理编号，也有部分单位进行组卷编号；对于专业性较强、具有行业特点的专门档案或科技档案一般采用组卷编号，也有部分单位按照归档文件进行整理编号。采用以件为单位整理的档号结构通常为：全宗号—年度—保管期限—机构（问题）—件号；组卷整理的档号结构通常为：全宗号—年度—分类号—案卷号。其中，专门档案和科技档案的档号结构缺乏统一标准，如很多城建系统的城建档案档号按照信息分类号进行编制。此外，在档号结构中人为赋予或增设类目代号的现象也较为常见。

（2）同一行业系统不同立档单位的档号规则有差别

以高等院校为例，大部分高校采用1994年施行的《高等学校档案实体分类法》作为档案分类和档号编制的基本依据，以“问题”即“十大类”划分高等学校全部档案。但仅以笔者所在地市各高校的具体做法来看，除“十大类”外，尚有按“八大类”或“组织机构”等进行档案整理编号的情况；在保管单位组合环节，采用立“卷”还是立“件”形式也不尽相同。鉴于该规范已废止且未出台新的替代方案，可以预见，供高校档案整理编号的执行基础将受到较大冲击。在其他专业性较强的机关事业单位中，尽管国家档案局已先后公布两批《国家基本专业档案目录》作为必须建立的档案种类，如社保、婚姻、环保、专利、城建等档案类别[6][7]，但有关部门至今仍未制定或完善相关的管理办法和操作细则，这些都是导致各单位档号结构的形式、位类要素设置及类目代码差别较大的重要影响因素。

（3）同一立档单位不同类型档案的档号规则不一致

《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（以下简称“《规则》”）已发布实施，《规则》提出“档号的结构宜为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”。该行业标准适用于各立档单位内基于传统认知的文书档案（党政或其他管理性档案），而对于科技档案、专业档案等则并未作硬性规定，仍可依据《档号编制规则》（DA/T 13—1994）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/ T 11822—2008），采用“全宗号—类别号—（项目号—）案卷号—件、页（张）号”或“全宗号—分类号（或项目代号或目录号）—案卷号”等档号结构作为相应的业务标准。

2基于跨平台信息资源融合共享的档案实体分类思路与方法

2.1以知识协同理念设计档案信息资源融合的顶层方案

知识协同是指“知识管理中的主体、客体、环境等达到的一种在时间、空间上有效协同的状态”[8]，其核心目的在于将知识资源进行整合、重构，使组织学习、利用和创造知识的效益最大化，发挥“2+2= 5”的协同效应[9]。

模糊的分类标准和多元的档号结构客观上为存储于信息化应用系统平台中的档案信息资源融合共享埋下了隐患，成为掣肘“大数据”管理的瓶颈。当前，“大数据”管理和云平台应用已成为档案信息资源管理路径创新的内在动力和催化剂，科学规范的数据组织、高效便捷的资源开发、深度融合的信息共享是档案信息资源管理的本质要求和必然趋势。

现阶段，档案用户需求的多元化、精准化程度日益加深，亟需通过优化配置实现信息资源融合、开发与共享。如何将散存于各档案应用系统平台中的海量数据进行融汇整合显得尤为关键，也是档案信息资源优化配置的难点，而这是由信息资源分布的差异性和非均衡性特征决定的[10]。从本质上来说，任何类型资源配置的优劣关键取决于两个因素，即需求（Need）和资源（Resource）[11]之间的关联度与匹配性。

因此需要根据用户需求和资源分布状况，以知识协同为理念依据，以客户关系管理（CRM）和信息资源规划（IRP）为方法指引，以满足不同层次用户需求为中心，以知识挖掘、整合、重构为手段，实现基于知识协同的档案信息资源共享目标愿景，建立“需求—资源”间的高度关联和最佳匹配，做好顶层设计。如图1所示。

2.2以历史主义思想统领实体档案门类划分及其分类方法

实践中，各立档单位形成的档案称谓琳琅满目、杂乱不一，不同行业系统档案门类划分有别，同一行业系统内部档案分类各异，这一现象广泛存在于医院、高校、公司等企事业单位，没有相对统一的划分标准。实体档案应从历史主义的基本思想出发，即尊重档案所反映的客观历史事实和总体联系[12][13]，以档案的内在属性、形式特征和利用便捷性作为档案门类划分的通用标准，并在此基础上统筹确立档案实体分类的具体方法。

（1）准确把握档案的内在属性和形式特征

准确把握档案的内在属性及其形式特征应以研究档案的基本含义作为逻辑起点。《中华人民共和国档案法》所称的档案，是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”；学界的代表性观点为：“社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录”[14]。从这一内涵可以看出，内容、来源、时间、形式（或载体）等属性特征可以笼统地作为档案门类划分的一般标准[15]。

（2）便于档案实体保管和提供利用

在檔案门类划分时，还应结合档案行业各类规范、标准和传统实践的可取之处，以便今后的实体保管和提供利用。避免出现理论与实践相脱节、行业指导规范与实务操作相抵触，忽视传统实践的有益探索而采取“一刀切”的方式大范围推倒重来的做法等现象。

（3）制定统一的档案门类划分标准

文书、科技、专业三大门类是实际工作中常见的档案种类划分标准，这在档案工作中发挥了重要作用。自《国家基本专业档案目录（第一批）》《国家基本专业档案目录（第二批）》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）公布后，档案门类划分出现新的变化，其中科技档案时而单列，时而统并，容易造成概念上的误解和操作上的困难。科研项目、建设工程、设备、产品四类统称为科技档案在业内已达成共识，但对于新时期形成的专利、出版物等具备科技工作特点和科技档案系统成套性特征的档案类型并未被纳入其中；除纸质档案外，其它载体档案门类的称谓也不一致。因此，从当前现状出发，为适应今后档案实体和档案信息资源开发利用的系统化管理，可将行业系统内各立档单位新形成的档案划分为文书档案、专业档案、特殊载体档案三大门类。（照片、音频、视频、光盘、数据、实物等档案类别往往与传统纸质档案在内容上一致、接近或紧密关联，但由于其记录和呈现档案信息的载体较为特殊，在保管和利用工作中有明显差别，应单独设置一个门类。）如图2所示。

（4）统筹确立档案实体分类方法

确立档案实体分类法时，需按照档案之间固有的历史联系，结合不同类型档案保管利用的特点，针对某些特定类型档案选择适用的分类法。它通常包含三个层面的工作：一是不同来源档案的全宗区分；二是全宗内多类型档案的种类划分；三是同一种类档案内的复分。在明确全宗来源后，对于文书档案，其内容主要涉及在党群工作中形成的综合性、管理性材料，宜采用以“年度—保管期限—机构”为主，“年度—保管期限—问题（职能、主题）”为辅的分类法；对于涉及面较广的专业档案，由于其反映的职能活动单一、明晰，具有显著的业务活动特征，宜采用以“年度—保管期限—问题（职能、主题）”为主，不区分年度的“保管期限—问题（职能、主题）”（如干部等人物类档案）为辅的分类法；对于特殊载体档案，由于其反映的内容与文书、专业档案相近，可采用与之相对应的分类法（原则上，以电子数据形式存储的档案在分类时应区分年度）。同一全宗内的档案分类方法应保持一致和相对稳定。

2.3以逻辑主义方法贯穿档号编制规则

规范化的档号编制是档案实体分类的必经环节，它不仅有助于微观层面档案信息资源的有序化归集与检索，更是宏观层面档案信息资源综合开发利用的重要保障。档号编制应坚持逻辑主义方法为指导，将具有抽象的性质或概念属性进行归纳并演绎，以明确的、结构化的代码（号）作为档号间上下位类的组成要素，从而使分散于各行业内部档案应用系统平台的信息资源建立逻辑关联，实现档案信息资源的充分融合、专题开发与在线共享。

一般说来，尽管《规则》中提出的“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”这一档号结构明确适用于文书档案，但对其他门类档案也具有较好的适用性。它不仅具有各位类要素构成明晰、齐全的特征，而且能够兼顾档案的实体管理和信息分类检索与编目，“同时具备实体存放的‘身份’定位意义和逻辑存储的检索标识意义，实现了档号唯一指代性与标识序列性的科学统一，为档案实体管理和海量数据整合提供了技术支撑”[16]。因此，各门类档案的档号编制可以此为蓝本，必要时可针对不同门类档案的具体情况加以调整优化。具体说明如下：

（1）文书档案。文书档案门類包含党群和行政两个二级类目，分别用“DQ”“XZ”作为标识代码，其相应的细分类目用两位阿拉伯数字作为标识代码。如某单位2018年度作为永久保存的党委工作计划，其档号可表示为：A001-WS·2018-DQ11-Y-1。

（2）专业档案。专业档案门类包含各立档单位业务活动形成的档案，如税收、婚姻、城建等二级类目，分别用“SS”“HY”“CJ”等作为标识代码（若有字母代码重复，可在其后追加两位阿拉伯数字作为区分，如社保类和设备类可分别用“SB01”“SB02”表示），其相应的细分类目用两位阿拉伯数字作为标识代码。如某医疗机构2018年度作为定期保存的某患者住院病例，其档号可表示为：H010-ZY·2018-BL13-D30-1。

（3）特殊载体档案。特殊载体档案门类包含各立档单位形成的各类归档数据、信息、实物等，形式主要有录音、录像、光盘、数据、实物等二级类目，分别用“LY”“LX”“GP”“SJ”“SW”等作为标识代码，其相应的细分类目用两位阿拉伯数字作为标识代码。如某单位2018年度作为定期保管的某份业务数据，其档号可表示为：C001-TS·2018-SJ11-D10-1。

对于不宜直接按年度分类的档案，系统信息著录时在档号的通用结构中可省略年度标识。

*本文系江苏省高校档案研究会立项课题“高校档案档号编制改革研究”（项目编号：jsgdf2018-18）和苏州市职业大学校级科研项目（成果创新）“高校档案实体分类改革研究”（项目编号：SVU2018CX08）阶段性研究成果。

参考文献

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[6]国家档案局网.国家档案局关于印发《国家基本专业档案目录（第一批）》的通知[EB/OL].[2019-3-5].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2011-10/14/content_14221.htm.

[7]国家档案局网.国家档案局关于印发《国家基本专业档案目录（第二批）》的通知[EB/OL].[2019-3-5].http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/201806/8e15bbbfcb8a42469e86871da8e8f98d. shtml.

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