智慧城市视域下企业智慧档案馆的内涵及建设路径

张磊 刘迁 吴品才

[摘要]智慧城市视域下电力企业智慧档案馆建设具有深刻的时代特征与现实意义，可为电力企业提供个性化、精细化的档案服务，满足日益增长的多元档案新资源服务需求，也可研判社会用电需求，更好地为民服务，助力于社会主要矛盾的解决，满足人民对美好生活的向往。其建设要坚持需求导向、因地制宜、融入城市、共建共享，分规划设计、论证立项、方案编制、项目建设和项目运维等五阶段有序推进。

[关键词]智慧城市电力企业智慧档案馆建设路径

2008年11月，IBM公司提出“智慧地球”概念，认为世界的基础结构正在向智慧的方向发展，可感应、可度量（Instrumented）的信息源无处不在，互联网的平台让这一切互联互通（Interconnected），讓一切变得更加智能（Intelligent）[1]。而智慧城市则是智慧地球的具体实践，是城市发展的一种高级形态。2009年起世界主要发达国家开始启动智慧城市建设，我国也积极推动智慧城市建设，由住建部公布的国家智慧城市试点已超过300个。智慧城市的建设已不仅仅是一场技术变革带来的城市新体验，更是信息化时代城市文明与城市文化繁荣的代表性符号[2]。

智慧城市的建设在全球方兴未艾，影响广泛，而电力企业作为关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业，在智慧城市的建设中起着重要的作用，可以为国民经济发展提供数据支撑，也就可以在智慧城市建设中提供更好的数据服务。因此，作为国家重要的骨干企业，电力企业更应该置身于智慧城市体系之中，建设智慧企业，建设智慧档案馆，提供智慧服务。

一、企业智慧档案馆的概念及内涵

1.电力企业智慧档案馆内涵

电力企业智慧档案馆是指以电力企业多元化的档案信息资源为基础，将新一代物联网、云计算、大数据分析等智慧管理技术充分运用在企业档案管理之中，让档案管理更智慧，以实现电力企业的档档相联、人档相联、人人相联的目标，为电力企业提供智慧化服务的超越数字档案馆的新模式，以更好地实现档案资企的目的。

电力企业智慧档案馆是企业信息化与企业档案管理现代化的高度融合，是企业档案信息化向更高阶段发展的表现，是企业档案馆发展模式转型升级的必然趋势。数字化、网络化和智慧化是电力企业智慧档案馆的技术基础，人档互联是电力企业智慧档案馆的核心构成，而智慧服务则是电力企业智慧档案馆的精髓[3]。电力企业智慧档案馆建设需要以电力企业档案信息资源为基础，通过感知、传递档案信息以提高电力企业档案管理效率，改善电力企业档案管理服务水平，推进电力企业档案馆创新性、有序性和持续性发展，为电力企业提供优质的智慧电网服务。

2.电力企业智慧档案馆的特征

电力企业智慧档案馆具有全面感知、泛在互联、以人为本、服务创新的特征。电力企业智慧档案馆的核心技术是感知技术，这也是其与数字档案馆技术体系的最大差别。电力企业智慧档案馆融合了（移动）互联网、物联网等信息网络并打造出泛在的承载网络，实时精准地传递着各种信息，以实现人、档的互联互通，让用户可以在任何地点、任何时间通过网络获取档案信息，真正为电力企业发展服务。电力企业智慧档案馆可以通过分析电力企业提供档案利用的数据信息，研判电力企业的信息需求，从而为电力企业提供个性化的档案推荐服务，引领企业档案的服务创新。

3.电力企业智慧档案馆的价值

电力企业智慧档案馆的建设能优化电力企业档案馆业务流程，让档案收集、分类、统计和利用服务更为智慧化、个性化。档案管理的智慧化首先就要让巨量的档案资源数据化，推动电力企业档案资源精细化管理，拓展电力企业档案馆服务的内涵和外延。

国家经济社会的快速发展产生了大量有保存价值的电力企业档案。电力企业智慧档案馆助力于档案信息资源的共建共享，可以为企业各部门提供个性化、精细化的档案服务，提高档案信息资源的利用效率，满足日益增长的多元档案新资源服务需求，而透过电力企业智慧档案馆，电力企业可以更好地研判社会用电需求，特别是满足突发事件发生时对电力档案的需求，更好地为民服务，普惠到更多的民众，助力于新时代社会主要矛盾的解决，满足人民对美好生活的向往。

建设电力企业智慧档案馆对电力企业来说，一方面可以为智慧时代产生的海量、异构的档案资源提供智慧收集、智慧管理和智慧利用；另一方面也可以创新电力企业档案工作，国家电网公司是我国最为著名的电力企业，其档案工作一直以来都深受国家档案局好评，国家档案局副局长王绍忠2016年在国家电网公司调研时高度评价了国家电网公司对档案工作的重视、超前的发展思路和精准的发展定位，认为国家电网公司档案信息化建设和电子文件管理成绩突出，在央企中发挥了示范带头作用，并希望继续加大档案资源开发利用力度，在企业生产经营中发挥更大效力，也要大力开展创新，继续发挥示范带头作用，并全面总结经验，为国家档案局相关工作提供支持[4]。在这样的现实背景下，电力企业智慧档案馆的建设能创新国家电网公司档案工作，更可为档案系统提供经验借鉴。

二、电力企业智慧档案馆的建设原则

1.需求导向，因地制宜

电力企业智慧档案馆的建设要坚持以企业自身需求为导向，立足企业的档案需求和个性化服务的需要，增强电力企业智慧档案馆的感受度，让其不仅能惠及电力企业，更要普惠到广大民众，满足人民美好生活的愿望。电力企业智慧档案馆建设要因地制宜，结合自身的实际情况，如所在地的经济发展水平、地理区位条件、信息化基础和实际需求等，做好电力企业智慧档案馆项目的论证，切勿贪大求全、重复建设，打造出具有自身特色的电力企业智慧档案馆应用新模式。

2.统筹规划，共建共享

电力企业智慧档案馆应进行统筹规划，注重顶层设计与系统工程，将电力企业智慧档案馆建设与智能电网相对接，综合考量，确定总体布局和阶段安排，使电力企业智慧档案馆的建设能够成为一个系统，综合集成，推动资源的优化配置，让档案收集、档案管理、档案利用等各个环节高度智慧化。电力企业智慧档案馆的建设要在标准体系的框架下整合资源，建立健全电力企业系统的档案管理平台和档案公共服务平台，推进电力企业系统内档案信息资源的纵向集成与横向集成，切实推动档案信息化协同应用，真正实现档案信息资源的共建共享。

3.融入城市，协同创新

电力企业智慧档案馆建设应融入智慧城市、智能电网建设，一方面，可以获得智慧城市或者智能电网的专项资金支持，另一方面，可以借用智慧城市之智慧政务的部分基础设施，如政务云等，让国家资源得到最优配置。此外，电力企业智慧档案馆融入智慧城市建设，电力企业档案信息化与城市化发展协同运作，亦可推动电力企业档案管理服务的创新，特别是在档案信息资源为城市发展提供数据服务与公众个性化服务的层面。

三、企业智慧档案馆的总体架构

电力企业智慧档案馆的建设是以多元化的电力企业档案信息资源为基础，以标准规范体系为依据，以电力企业档案信息资源管理平台为重点，以安全管理平台为保障，设立一个能充分感知和动态管理档案馆运行数据的数据中心，搭建智慧档案馆整体框架，实现电力企业智慧档案馆档档相联、人档相联、人人相联的目标，以便电力企业更智慧化地管理档案，更智慧化地提供服务。智慧档案馆的整体框架包括设施层、感知层、数据层、服务层等四大层次结构和标准规范体系、安全保障体系等两大体系，如图1所示。

设施层是对电力档案开展智慧收集、智慧管理、智慧利用的前提条件，包括楼宇建设、馆库建设和IT建设三类，楼宇建设包括建筑物、楼宇通信、楼宇安全系统和综合信息管理系统等。馆库建设归属于智能建筑，为了实现库房八防，包括智能密集架、缩微处理设备等。IT建设包括智慧档案馆建设所需的硬软件环境，包括服务器、磁盘阵列、计算机等硬件和大数据平台、非编系统、虚拟化系统等软件。

感知层是电力企业档案信息资源采集的重要部分，电力企业智慧档案馆主要通过传感器、RFID、二维码、监控等感知设备，对电力企业智慧档案馆中需要感知的档案信息数据（如档案元数据、档案目录数据、档案全文数据库和多媒体数据等）、企业用户数据（用户基本信息、用户查询利用、用户咨询数据等）和档案馆建筑等各项数据进行全面、广泛、深度的感知，最后再通过网络传输到数据层。

数据层则建立在感知层的基础之上，主要分为数据收集和数据处理两部分，分别形成档案收集库和档案管理库，其中数据收集包括对档案信息数據（如目录数据库、共享数据库等）和用户数据（用户基本信息、用户利用数据等）的收集。随后，大数据分析技术将对数据进行处理，分别是数据导入/预处理、统计、分析和挖掘。在数据统计分析中，诸如用户实时查阅档案等实时性需求会用到Oracle的Exadata以及基于MySQL的列式存储Infobright等。数据挖掘主要是在数据初步统计分析的基础上，运用Kmeans等工具进行计算预测，从而实现高级别数据分析的需求，便于为用户提供个性化推送等服务。

服务层是智慧档案馆体系中最为重要的一环，它通过档案智慧服务平台为企业用户提供服务，形成了档案馆“收管用”职能实现的完整循环，在档案智慧服务平台中，除了实现档案的馆内、馆外的智能检索利用外，还可对用户的利用行为及管理行为进行感知，从而达到智慧服务的目的。

此外，为确保电力企业智慧档案馆建设的有序开展，还需要建立一套涵盖指导原则类、信息技术类、综合管理类和档案业务类标准规范体系等在内的智慧档案馆建设标准体系，以及物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全等方面的安全保障体系，共同为电力企业智慧档案馆的发展保驾护航。

四、电力企业智慧档案馆的建设路径

1.规划设计阶段

规划设计阶段包括编写电力企业智慧档案馆总体规划方案和编写电力企业智慧档案馆总体设计方案。编写电力企业智慧档案馆总体规划方案是通过对电力企业信息化及档案信息化的调研，了解电力企业信息化和档案信息化的建设现状和发展趋势。依据实地需求调研的结果，结合智慧档案馆的建设要求，综合考虑电力企业信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，明确智慧档案馆建设的指导思想、建设原则，确定智慧档案馆的总体建设目标和总体建设内容，并规划出各阶段的建设目标、建设内容以及建设周期，形成《电力企业智慧档案馆总体规划方案》。在完成电力企业智慧档案馆的总体规划后，需要进行电力企业智慧档案馆的总体设计，这是对总体规划的具体化，是总体规划的实现手段。依据《电力企业智慧档案馆总体规划方案》，明确智慧档案馆的整体框架、设备层、感知层、数据层和服务层以及各体系的建设内容、建设要求，形成《电力企业智慧档案馆总体设计方案》，绘制出智慧档案馆的“蓝图”和实现智慧档案馆建设的“效果图”，为后期各阶段的项目建设提供依据。

2.论证立项阶段

论证立项阶段包括编写电力企业智慧档案馆项目建议书、编写电力企业智慧档案馆可行性研究报告、编写电力企业智慧档案馆初步设计报告三个阶段。在电力企业智慧档案馆项目建议书的编制阶段，电力企业应通过多种方式组织项目需求分析，并开展专家咨询，然后结合国家和电力企业自身档案信息化现状和档案管理实际需求，编制《电力企业智慧档案馆项目建议书》。编写电力企业智慧档案馆可行性研究报告旨在通过对实施条件和项目实际需求的进一步分析，提出电力企业智慧档案馆建设的原则、目标、内容、方案、组织实施方式、投融资方案和效益评价方案。编写电力企业智慧档案馆初步设计报告，目的是在可行性研究基础上，进一步明确并细化项目需求、建设原则、建设目标、建设内容、实施方案、投资概算、风险及效益分析等内容。

3.项目建设方案编制阶段

在智慧档案馆建设项目通过立项后，电力企业可以采用公开招标或者内部邀请的方式征集《电力企业智慧档案馆项目建设方案》，并组织政府部门、电力企业系统、高校、科研机构等单位专家进行评审，评选出最佳方案，再进行最优化设计后完善《电力企业智慧档案馆项目建设方案》。

4.项目建设阶段

项目建设阶段主要包括项目招投标阶段和项目实施阶段。在项目招投标阶段，电力企业依据项目建设方案和招标方式组织招标采购，在符合招标条件的建设公司中确定中标公司，电力企业与中标公司就智慧档案馆项目签订合同。在项目实施阶段，按照需求分析、研发设计、联调测试、项目试运行、初步验收及竣工验收等流程进行项目的建设与验收。同时，在项目建设阶段还要引入监理机制，对项目建设进行全过程监理，确保质量。

5.项目运维阶段

电力企业智慧档案馆建设项目建成后的运行管理由电力企业负责。电力企业应确立智慧档案馆项目运行的部门，根据实际情况修订相关制度，在日常运行中加强维护，并在经费上予以保障。电力企业可委托中标单位或者专业服务机构参与智慧档案馆项目的运行和维护，尤其是在项目完成后的初期，由于使用人员对智慧档案馆建设的成果还比较陌生、操作不熟练，同时电力企业还比较缺乏智慧档案馆方面的专业人才，为了保证现有智慧档案馆建设成果的运用，及时解决使用过程中存在的问题，还需要原厂商提供一定时期内的驻场运维服务。

参考文献

[1]程大章.智慧城市顶层设计导论[M].北京：科学出版社，2017.

[2]陈潭等著.大数据时代的国家治理[M].北京：中国社会科学出版社，2015.

[3]刘迁.智慧城市视域下智慧档案馆建设研究[D].苏州大学，2016.

[4]王大鹏.国家档案局肯定国家电网公司档案工作[N].国家电网报，2016-02-24（001）.