职业院校信息化档案管理工作的创新

李红霞

摘要：职业院校的档案管理工作受信息技术发展的影响，逐渐向深入信息化的方向发展。在当前信息化社会下，高职院校档案管理要加快信息化建设，适应信息化社会发展需要运用信息技术管理职业院校的档案，有助于档案管理准确性的提高。职业院校档案信息化工作的推进要努力争取院校领导的支持，增加资源投入，完善档案信息管理规章制度，加强档案管理队伍建设。

关键词：职业院校;信息化;档案管理;创新

引言 档案工作是学院管理工作的重要环节，它真实记录了学院教学成果、办学历史，以及社会价值，反映了办学以来生源信息、就业趋势，为学院的重大决策、方向选择做导向。因此，学院档案管理信息化程度的高低，对未来发展意义深远。近些年，随着高职院校在教育事业中迅猛提升，档案工作作为高职院校的一项基础性管理工作，档案工作的管理水平随之得到重视和显著提升.然而，在高校档案信息化水平较弱的情况下，档案管理工作也面临许多新问题.在高校档案评估工作中，就如何提升电子档案信息化的管理水平进行综合分析和研究，通过有效措施不断改进现有的档案工作思路，为高职院校的档案工作更好发展起到积极作用.

一.目前学院档案管理信息化的现状

1.管理设备陈旧

受资金投入不足的影响，致使缺少一套科学的档案管理软件和先进设备配置，束缚了档案信息化工作的有效开展，阻碍了学院数字化校园发展的步伐。

2.档案信息化认识尚浅

档案信息化是一个由传统的人工操作处理改变为计算机系统自动处理的转变过程，而实际操作中档案管理仍旧以纸质档案手工管理的模式在进行，不仅造成了档案管理工作上的混乱，而且还影响档案数据库建设环节。

3.从业人员的综合素质亟待提高

学院虽然为档案部门不同程度地配备了计算机、连接了校园网。但数字化、网络化应用到实际工作中程度并不高。档案工作人员只是对档案的标题、目录等基本信息完成了数字化工作，真正的档案无纸化、数字化没有有效体现出来，针对档案的具体内容无法快速、准确查找。

4.档案信息安全状况令人担忧

在当今互联网信息化快速发展时期，电子档案信息多出现不同程度上的泄露，因此如何维护电子档案信息的安全始终是我们需要关注的重点。

二.实现档案管理信息化的措施

1.加大设备投入

加强学校档案管理部门的基础建设，真正实现学院档案管理信息化，摆脱传统的公文处理方式。改变这一现状的必要措施：一是学院可以和专业公司合作开发一套适用于学院本身的档案资料处理软件，软件要能够满足档案资料的数据处理、整理编目、检索查阅、帮助实体办理、安全维护等基本管理。从文件资料的形成开始就应用计算机处理系统进行办理，完成文件的撰写、签发、登记、发放、归档、编制目录、查阅、归还等处理全过程。使文件材料从形成到档案管理有机结合起来，实现档案管理规范化、一体化。二是为了使档案信息化更加完善，档案管理部门应把纸质档案和电子档案同步保存，便于今后通过计算机读取，减少原件的使用频率，有效地延长档案原件的完整性和寿命。三是通过校园网、办公软件连接，改变档案利用方式的局限性，丰富利用形式，提高检索利用效率，更好地服务于教学工作。

2.更新观念，紧跟时代步伐

档案管理信息化是一项持久、繁杂的工作，信息化的构建不是单靠档案管理一个部门就可以完成的，档案资料形成部门一定要积极支持配合，严格遵照档案管理部门明确规定的电子文件归档时间、范围、以及版本格式归档。档案管理人员在接收档案资料时应进行全面、认真的检查，处理电子文件时要注意避免转换过程当中的信息失真，实时做好备份，并按期进行信息更新。

3.加大力度对档案管理信息化人才培养

档案管理信息化以及档案信息安全维护都是要靠人来完成，人才是实现档案管理信息化的重要保证。由于电子档案和纸质档案管理方式截然不同，使得信息化的管理对从业人员的技术水平有了更高的要求。因此，加大档案管理人员的专业培训是惟一途径。通过对现有档案人员有针对性地进行档案专业知识培训，继续教育培训，和计算机网络知识加深，把他们培养成为档案知识、计算机管理知识、信息安全等知识于一体的高端人才，来引领档案事业的现代化发展。或选调既掌握档案管理又懂得信息处理方面的复合型人才充实到档案管理岗位上来，以保证档案管理工作专业化、规范化，保证档案信息安全。

4.提升档案管理人员的综合素养

在档案工作当中，档案管理人员应积极主动地参与档案信息化建设，建设起一支专业性较强、实践经验丰富的高素质人才团队，是高校档案信息化建设的工作重点之一，高校应建立起良好的人才培养机制，致力于打造一支专业性较强、实践经验丰富的档案管理人才团队。第一，档案人员的职业道德建设。档案工作由于涉及的机密文件和资料较多，所以从业人员必须具备较强的保密意识，应该持续提升自身的政治理论素养，严格执行相关的档案保密的管理制度，对于机密档案的内容必须严格保密。作为一种具有较强服务性的档案工作，要求工作人员建立起良好的服务意识。提供给用户优质与贴心的服务。同时档案工作也是一种细致性工作，要求工作人员在实际工作当中，工作态度认真细致。档案工作作为一种讲求奉献精神的工作，要求工作人员在实际工作当中做到爱岗奉献。第二，档案人员的业务知识培训。当前的档案管理已经递进到了专业化的层次，要求工作人员既要掌握档案理论专业知识，也应该掌握必要的文字应用能力、数字化应用能力等。

5.提升数字档案信息的安全性

在档案信息化过程当中所形成的数字信息，应注重其安全性。一为长期性保存。通常而言，档案利用者仅只是注重于便捷使用档案数字信息，却忽视了长期性保存档案信息。因此，档案工作者的工作重点有以下三点：一为预防产生档案数字信息的消失。应与时俱进地学习最新的信息技术，并对存储方式适时进行研究，寻找运行良好的方式，备份存储所有的数字信息资料。二为预防由网络传播的计算机病毒、预防网络黑客入侵信息资源。置之于校园局域网以及社会公共大网络当中，为了加强自身的网络环境安全，应强化相关管理制度，档案管理人员上网时应严格按照相关制度与规定操作，养成良好的计算机应用习惯。有效防范各种形式的计算机病毒感染以及黑客恶意攻击。可充分应用多重设密的安全技术，并备份应用备用系统，即使主应用系统失效或产生故障，确保备用系统正常使用。三为设置限制访问权限。在使用者进行登录时应验证使用者的身份，按照档案的保密层级的不同，来划分并确定不同用户的访问保密层级档案的权限。

结束语：档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，是一项系统工程，内容广泛，涉及数据的整理、建设、开发利用，相关人才的培养，相关标准的制定等等。在高校档案信息化建设过程中，须认清形势，结合本校的实际情况，从多方面入手，改变传统的档案发展管理理念，树立新的观念，加强档案工作队伍的建設，加大资金投入，优化档案整体系统的各个结构，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。

参考文献：

[1] 陈瑞珠.高职院校档案管理信息化刍议[J];福建教育学院学报;2014年04期

[2] 段红艳.简论高职院校档案管理信息化的建设要点[J];剑南文学（经典教苑）;2012年11期

（作者单位：菏泽职业学院  山东省菏泽市）