优化档案管理建设的有效途径

常红

摘 要：企业管理是促进市场经济蓬勃发展的重要助力，在我国经济结构不断得到优化的当下，我们应当进一步提升企业内部管理的效率，形成更加完善的企业管理方案。档案管理是企业管理的重要组成部分，在档案管理的过程中，企业应当结合自身的实际情况，制定有效的档案管理途径，优化传统档案管理过程中存在着的问题，将档案信息管理这种无形资产的价值发挥到极致。以下就是对此的一些具体看法。

关键词：档案管理；有效性；优化

每个企业在档案管理建设的过程中都会出现或多或少的问题，如档案管理人员专业技能的不到位、档案管理建设效率低下、档案管理人员信息保护意识低下等，导致了企业管理效率低下的问题。因此，针对现实中客观存在着的问题，我结合自身实际的经验，从总体的情况展开了分析，探索了优化档案管理建设的有效途径，希望能够帮助他人从中获得一些有价值的信息。

一、加强档案管理人员职业技能的培养

企业的壮大离不开人才的培养，而在档案管理的过程中，我们也需要一只具备专业技术的人才队伍，因此，加强对档案管理人员职业技能的培养是十分有必要的。结合各類型企业的实际情况来看，我们培养具有档案管理职业技能的人才可以从两方面入手：从源头抓起和对企业内部现有的人才进行着重培养。

一方面，随着经济水平的提升和经济结构的日渐完善，我们开展的档案管理工作已经不限于立卷归档等简单的操作，同时也是为了进一步挖掘企业内部的信息资源，使企业内部的资源得到更加充分的利用，提升企业管理的效能，而在这个过程中，企业结合自身的需求直接聘请具有良好实践经验或者能力发展迅速的新人员来专职负责这一部分的工作，可以快速的建立起规范化的档案管理体系；另一方面，但是对于一部分企业来讲，企业内部已经具有了业务相对熟练的人员，开发他们的档案管理能力可以更好的节约成本，对此，企业应当积极着重培养这些对档案管理业务较为熟练、综合素质较高的人员，并给他们提供良好的工作环境，明确档案管理的需求，从而更大化的提升企业管理和人员利用的效率。

二、在档案管理建设中加入员工业绩因素

档案管理是一件十分复杂的工作，对企业的发展起着至关重要的影响，优秀的档案管理建设不仅要承担着记录企业人员基本信息的职责，也要具备激发企业内部人员潜能的重要能力，促进企业档案管理工作和企业其他工作之间的有效融合。因此，为了进一步提升档案管理建设的有效性，我们要合理地加入一些与员工业绩相关的因素，形成科学的奖惩机制，从而帮助企业更好地管理人员。

一方面，我们可以将档案管理的工作具体地划分到其他部分的工作当中，明确“谁主管，谁做什么”的基本原则，让其他部门在内部形成一套有效的档案管理细则，如设置一个专门的档案管理人员来负责本部门的文件、报表等资料的收集、保管等工作，或者在部门内部进行更加细致的工作划分，将档案管理的责任落实到每个人身上，在层层抓落实中提升档案管理的效益，并促进企业内部全体人员信息素养的有效提升；另一方面，企业还需对档案管理人员的效率提出明确的客观要求，增强档案管理人员的服务意识，使内部的档案管理工作成为服务市场的重要途径，提升企业的社会竞争力。对此，我们就必须要在档案管理过程中加入对档案管理人员的业绩的考察，促使档案管理人员的服务理念得到持续的更新。

三、提升相关员工的档案保密意识

在档案管理建设的过程中，我们应当积极组织与档案管理相关的人员学习有效的法律法规，增强他们对档案管理的保密意识，进一步规范化档案管理工作。一家企业或者机构的发展是离不开自身的创新的，尤其是在信息化程度日渐提升的当下，机构发布的每一措施都有可能成为获得新的成绩的关键因素。因此，在这样的环境下，我们更需要加强对自身资源管理的控制能力，对一些重要的档案信息进行封锁和保护。

一方面，我们要加强对企业内部人员档案保护意识的培养，形成科学的奖罚机制，确定档案保护的细则，另一方面，结合时代经济发展的特色，我们还必须明确在与其他领域合作时需要确定的档案保护的细则，从而真正地实现互利共惠，做到共同进步。档案保密是企业信息资源整理过程中最基础、最关键的工作，是企业发展、保持稳定的前提，需要得到相关人员的足够重视，在确定档案保密工作的细则时，管理工作者必须结合企业自身的特征，灵活地运用相关的条规，为企业发展提供坚实的基础。

本文针对优化档案管理建设的有效途径展开了一番叙述。档案管理不仅仅是一家企业的无形资产，同时也是促进社会进步的宝贵资产，保护以及利用好档案信息是相关部门的重要职业，体现了相关人员以及企业的重要责任。因此，在档案管理建设的过程中，我们要着眼于人与社会的全面发展，发现档案管理建设中存在着的问题，从而找到有效的解决途径，形成更加高效的档案管理模式。

参考文献

[1] 杨思. 中小企业档案管理外包模式构建研究[D].云南大学，2014.

[2] 张淯. 知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.