档案管理信息化建设的有效措施

常来泽

摘 要：档案管理信息化是信息化时代下档案事业建设的一个重要组成部分，是促进我国档案管理事业进步的重要途径。在实际的管理过程中，企业要重视起信息化档案管理建设的重要性，迎接时代带来的挑战，结合企业本身的情况展开信息化的档案管理操作，提升档案管理建设的效益。下面，我将结合自身实际的经验，针对档案管理建设的一般有效措施展开一番叙述，以供参考。

关键词：档案管理；信息化；有效性

信息化时代的来临给我们的工作带来了很大的变化，在信息化档案管理建设过程中，我们也面临着较多的问题，如在建立信息化档案时企业内部缺乏有效的标准、信息安全有待提升、缺少相应的技术支持等。针对现实中客观存在着的问题，我们应当积极探索有效的解决方案，完善档案管理信息化建设的过程，真正地发挥出信息化档案管理的优势，获得更高的机企业管理效益，挖掘企业管理过程中的潜在价值。

一、建立健全的档案信息化管理系统

档案管理信息化的目的是依靠于现有的网络条件和多媒体技术等，对传统的档案管理工作进行优化，进一步提升档案管理的效益，在实现这一目标的过程中，建立一个具有高技术含量的、健全的档案管理信息化系统是前提。结合一个企业或者机构的发展需求，我们建立的管理系统具备信息收集、分类、信息鉴定以及调用等基本的功能，在此基础上，还可以进行档案管理的自动化以及数字化管理等高级功能，从而完成信息资源整理的高度共享。

为了完成档案信息化管理系统的建立，相关机构需要首先准备好配套的软件和硬件基础设施，尤其需要注意以下两点：一是要注重应用系统的有效选择。选择的应用系统应当是开放的和包容的，这样，管理人员在必要时才能在此基础上进行开发，根据实际情况对应用系统上的档案进行灵活的数字化加工和处理；二是要注意数据库。在数据库的建立过程中，档案管理人员和相关技术人员必须要进行密切的交流，确保技术人员设计的数据库满足操作人员的需求或者习惯。这些关键点的注意可以使得信息化档案管理的效率得到极大的提升。

二、规范档案信息化管理系统的标准

规范的档案信息化管理标准是使信息化档案管理过程进入到良性循环中的重要保障。在开展档案管理信息化建设工作的过程中，相关人员要结合企业或者机构的实际需求，按照一定的原则制定标准，提升信息化档案管理的科学性。

一方面，我们要确定好档案信息化管理标准的主要内容，主要包含管理规范、业务规范和技术规范三个成分。管理规范包含信息化档案的相关定义的规范、移交时的规范、安全性上的规范、相关人士检索时的规范、相关信息利用时的规范等。业务规范包含信息化档案中使用到的术语的规范、描述档案信息时的规范、数据格式的标准等。技术规范包含硬件基础设施建设的标准、水印使用的标准、加密时使用的算法标准等；另一方面，信息化档案管理是一个刚刚开始的过程，在使用时还存在着较多的不足，因此，相关人员一定要熟悉档案信息化标准体系的构成，明确数据库、软件、多媒体、相关设备等的使用方法，将数据库的检索、相关软件的传输与管理系统有机地联系起来，形成规范的信息管理方法。在确定信息化档案管理的规范时，我们既可以结合机构自身的情况展开合理的制定，也可以学习国际上的有效标准或者要求，以便形成更加完善的档案信息化建设标准。

三、运用信息化管理系统完善高素质人才培养

我们展开档案管理信息化建设的意义不僅是为了提升现有信息的管理效率，更是为了未来的发展做准备，在档案信息化管理的过程中落实对高素质人才的培养目标则是体现这一目标的重要途径，可以促进企业人员形成良好的信息化意识、掌握先进的信息化知识、把握有效的信息化技能。

首先，我们可以在这个过程中建立一只具有先进技术的人才队伍。在过去的档案管理过程中，主要是依靠人的手工操作，员工需要进行大量的重复工作，很难在这个过程中获得提升和成长，而在信息化档案管理的过程中，员工需要掌握更多的技术和技巧，形成更加完善的信息服务能力，对档案进行更加高效的整理和归档，因此，完成档案管理信息化的建设需要高素质的技术人才；其次，在高效的档案管理信息化的帮助下，我们可以更好地整合现有的信息，了解企业内人员的相关情况，对信息进行收集和科学的整理、归纳，了解人才的成长规律，对人才进行更加科学的工作调动，从更多的途径对人才进行培养，从而实现对各方面高素质人才的培养。

本文针对档案管理信息化建设的有效措施展开了一番叙述。企业要对档案管理信息化过程存在着的问题进行全面的分析，结合档案管理信息化建设的有效措施，建立完善的信息化档案管理体系，为其他部门的工作提供良好的助力，在企业内部形成良性循环，提升工作的效率。档案管理信息化的建设还有很大的进步空间，相关人员要积极探索，使档案信息资源得到进一步的开发利用。

参考文献

[1] 李寒冰. 高校档案管理系统的设计与实现[D].大连海事大学，2014.

[2] 张静怡. 信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.