浅议照片档案管理中存在的问题及解决办法

周薇

摘 要：檔案是当今历史长河中最早产生的文献，同样它也是现代社会信息的重要门类。档案作为个人与团体在社会中的重要文案，对于当前社会发展具有十分积极的作用。尤其是对于企业照片档案管理来说，更是一种可以彰显企业真实情况的一种凭据。但是，就档案管理的历史情况来说，多数企业的档案管理人员更换频率较高，且在管理上也存在漏洞。那么基于此情况，本文主要就当前照片档案管理中出现的问题进行探析，并相应的提出一些对策。

关键词：照片档案；管理；问题；解决方法

前言

随着当前社会以及科学技术的发展，用照片、影像等形式的这种载体记录及人们生活活动的形式被广泛的应用。部分企业也逐渐地将这种形式应用于当前记录本公司重大活动、工作业绩、实际工作状况方面。但通过长时间调查发现，档案管理工作还是存在着很多的问题，这些问题严总阻碍着企业的发展。对此，本文主要就当前照片档案管理中存在的问题及解决办法进行了分析。

一、照片档案的特点

（一）照片档案具有客观性的特点

照片档案所反映的是真实的人物或者事件。而照片则是主要通过影像来还原事件发生的情景，它不仅可以将人物与事件可以真实地再现出来，同时也可以将事件或者人物所处的环境以及当时的情感氛围如实的反映出来。从而使人们通过观看，可以有真实的情感体验与感受。其实照片档案的最主要的价值就是在于它的客观性与真实性。

（二）照片档案具有直观性的特点

文字档案往往需要人们阅读完整才可以清楚发生了什么事件，但照片档案则是直接将所要表述的任务或者事件直接呈现在人们面前。人们主要通过仔细地观看便可以知道这是什么事件、什么人物，从而在此基础上，清楚发生了什么事情。

（三）照片档案具有形象性的特点

在实际生活中，有一些事件很难用语言文字表示，那么便可以通过照片档案的形式表示出来。且照片可以给人以更直观的感受，给人以身临其境的感觉。照片既可以记录事物，也可以记录现象，它所记录的内容比文字更深更广，且可以有效的记录一些形象性的事件。

二、照片档案管理中存在的问题

（一）部分企业照片档案少，甚至没有收集照片档案

我国的企业单位、事业单位对于档案管理这项工作并不重视，认为档案管理这项工作可有可无，而这最基本的原因的就是企业对照片档案的认识不足。也正因如此，不少企业照片档案比文字档案数量要少，甚至没有将照片档案收入档案的范畴，认为有文字档案就可以说明情况，所以他们往往将企业中举办的一些重大活动的那个图像与视频，只是作为私人的收藏，致使照片档案管理失去其原本的作用。

（二）照片文字说明不全，甚至没有编写详细的文字说明

照片档案中的照片需要表明题目并加以简洁的文字的说明。照片通常只能反映真实的时间或者人物，但对于讲解清楚事情的详细情况方面是有局限的。因此，便需要加以文字进行简洁的说明。但是部分企业的一些照片档案却缺乏文字说明，使得照片失去了原本的了可以价值。此外，还有一些企业虽然补充了文字说明，但是对于照片的补充说明却不完整，从而导致在翻阅档案时，对所记录的内容认识不清。

（三）照片档案整理不规范

部分企业照片档案整理不规范，没有按照类别进行分类，只是将文件堆积在一个书架上。且大部分档案管理人员只是将照片档案胡乱的放进文件夹，并没有对内容进行的分类。这样对于档案的保管是极其不利的。尤其是需要翻阅档案时，则需要花费大量的时间去寻找。此外，部分企业只是将照片进行归档，而不存底片。底片是档案中最重要的部分，尤其是当档案受潮发霉时，底片可以在复印出图片，但是如果没有底片，那么档案也就会失去原本保存的意义。

（四）照片档案管理观念落后

在不少企业中，照片档案管理还是以手工管理为主，档案的查找、整理以及查阅都是人工进行不至于检索，缺少先进的管理手段，使得档案管理的分类混乱，且质量与效率低下，查找费时费力。

三、照片档案管理中解决办法

（一）制定制度，做好照片档案的收集归档工作

要想有效的收集齐全照片与底片的档案，最有效的方法就是制定好制度，用制度来规定企业人员照片档案的收集与整理工作。比如，在活动或会议结束之后，要在收到文字材料的同时，也要尽可能地收到与之相关的照片或者视频。除此之外，照片的制作需要一定的时间，往往有些企业在这个活动结束之后，又要开始新的是拍摄任务，从而致使底片间隔太多，而造成遗忘与丢失的现象。因此这便需要照片档案工作人员与拍摄人员进行紧密的联系，记录好拍摄的数量。这样哪怕间隔一段时间也能够较好地保存底片与照片。

（二）照片整理时，编写精准的文字说明

在整理照片档案时，常常有一些企业只注意照片与底片的整理，而忽视了对照片的内容添加文字材料的说明。因为照片一般都只能反映事件或者人物当时所处的环境，但不能对事件有一个简洁详细的讲解，人们不能通过照片看出事件的时间，以及于何年何月何日拍摄的内容，这样会对翻阅的其他工作人员带来不小的麻烦。且如果照片没有文字说明，会使照片档案失去原本的作用，这将直接一个影响到此档案的应用。所以，在整理归纳照片档案的时候，不管是一张照片或一组照片，都应当按照事件发生的拍摄者、原因、事件、地点、人物、背景等情况编写备注。

（三）对照片档案进行严格的分类整理、保管

对照片档案的整理要严格按照实践的类别进行分类，比如，可以分为活动、会议、员工档案等类别，然后在进行细分将活动按照年会、庆典等方面进行分类；将会议分为日常会议、重要会议；将员工的档案按照职级与部门进行细分。这样不仅方便了工作人员查找，而且还有助于保管，有效的预防档案丢失。

（四）更新照片档案的管理方式

想要提高查找的速度，除了需要正确地进行分类外，还需要公司借助信息技术手段进行照片档案的管理。比如，在整理档案之后，工作人员可以将档案的信息输入，并记录好存放柜子的编码。这样可以有效的现代化手段，精准、快速的检索出档案的信息以及存放的位置，从而方面人们查看与翻阅。此外，在这一过程中，需要照片档案的管理工作人员不断地提升自身的技术水平，建立多重完善的检索的手段，以便可以提高照片档案管理工作的效率，有效的促进企业的全面发展。

总而言之，档案管理工作其实就是政府、企业，以及事业单位的等社会组织在行政管理工作中形成的具有保存价值的文件的总称。它的好快将会直接关系到企业的发展。因此，档案管理对于企业管理有着不可言喻的重要性。所以，应尽快提高企业领导对照片管理工作的认识，从而可以在根本上提高企业的实力，促进企业更好更快的发展。

参考文献

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