关于事业档案管理精细化的探讨

张美玲

摘要：伴随着互联网全球化发展速度的不断加快，人们的生活与工作模式出现了翻天覆地的变化。精细化管理对加快档案工作效率，解决传统档案管理中的问题有重要的价值。运用精细化方式进行事业单位档案管理工作，可以实现对档案管理各个环节的分解，解决传统事业单位档案管理中问题。

关键词：事业档案管理;精细化;

事业单位在档案管理过程中要采用精细化管理方法，其中所涵盖的规范化管理流程能够促使管理人员严格依照规范化、标准化、精细化的管理模式，细致进行档案管理工作，使档案管理工作精益求精，并且，注重运用精细化的管理方法规范管理行为，使管理流程精细化，有有利于提高档案管理工作有效性。

一、事业档案管理概念

事业单位档案管理由传统的人工录入存储方式转变为全新的电子化录入方式，使档案的载体发生了较大的改变，也使纸质档案向电子档案转变，实现了档案管理的无纸化和电子化。相较于传统的人工录入存储方式而言，数字化、电子化档案管理更易于存储和保管，且不会造成原始档案的损坏和遗失，也不会占据额外的档案存储保管空间，显现出极大的存储保管优势。传统的纸质档案纷繁复杂，相对分散，难以对其进行精细化的分类，因而也使档案的查找和利用相对困难，提取纸质档案信息的难度较大，不利于档案价值的充分发挥。而在信息化的档案管理系统中，可以将众多的档案信息进行归类整理和排列，使之依循一定的规律进行排序，利用者只需输入相对应的关键词即可轻松获取所需的档案资料，极大地简便了档案提取和利用的流程。

事业档案管理精细化

1.加强宣传，提高对档案管理的重视。在大数据时代，事业单位档案管理工作的开展更需要学会与时俱进，不断创新档案管理工作的方式。一方面，事业单位的管理人员要提高对档案管理的重视，加大宣传手段，提升全员的档案意识，让单位内部的员工都能够意识到档案管理的意义，配合档案管理工作的开展，为档案管理工作的开展提供良好的环境。另一方面，对档案管理工作人员来说，更需要提高自身对信息变化的敏锐性，时刻关注单位内部的人事变化，提高自身的沟通能力，与党委和人力部门之间保持着密切的联系，善于寻找挖掘与利用更多的机会，向员工介绍有关的档案管理工作内容，让员工对档案管理工作有更为深刻的认识，真正做到档案管理工作的完整性与合法性。

2.落实精细化管理标准。在进行档案管理工作时，事业单位要明确要求管理人员在实际的工作中必须落实精细化管理标准，管理人员在清楚要求后，依照精细化的管理流程，认真编码、分类、归类文件、档案、资料，整个过程中仔细、精细，确保档案管理的每一个环节都按照精细化管理标准进行，避免出现档案整理混乱的现象，并且，保证档案完整保存下来，以供日后查找和使用。因此，档案管理过程中依照精细化标准进行，能够规范档案管理步骤和流程，同时管理人员做到自觉精细化管理档案，其也会意识到不标准不规范的管理行为，将难以做好保管工作和档案管理工作，在明确这一点以后，在实际的管理过程中注重落实精细化管理标准和规范化的整理步骤，进而高效完成档案管理工作，不仅取得最佳的管理效果，同时实现精细化管理的目标。可见，在实际管理档案时，要重视遵循精细化管理原则，并依照精细化管理标准，规范、精细、细致管理档案，能够使档案管理流程精细化，有效提高档案管理工作效率和质量。

3.完善档案的信息化建设。为了进一步做好事业单位的人事档案管理工作，提高事业单位的信息化程度，需要不断健全制度体系，为档案管理工作的开展提供更多的便利。因此，在事业单位档案管理工作中，需要加强档案信息化建设的宣传，让更多的人意识与了解到事业单位信息化发展的重要意义，加强资金与技术的投入，不断推动档案信息化建设的步伐。另一方面，需要不断加强事业单位内部的基础设施建设，为档案的信息化建设提供更多的支持。有关人员需要积极的推动信息化资源的更新，提高档案信息系统的使用效率，不断反馈与总结出信息系统在使用中出现的问题，及时的解决这些问题，以此来完善档案的信息化建设。目前比较常用的安全保护措施为防火墙技术，在事业单位档案管理系统的内部局域网与外部网络之间形成一道防护墙，一方面可以避免黑客与病毒的侵袭，另一方面还能够防止档案信息的泄露。除此之外，档案管理人员还要积极运用先进的安全保密技术，诸如数字证书、数字签名以及指纹识别等。

4.落实标准化档案管理流程。综合分析档案管理工作效率低下的主要因素在于管理方式不细不精，管理人员在进行档案管理中不注重细节，从而出现档案摆放不整齐，分类不明确的现象，为了改变这一管理现状，事业单位要高度重視落实标准化的档案管理流程，要求管理人员在实际工作中按照精细化的流程认真分类和归档，并根据档案内容，将档案分为多个类别，针对不同类别的档案分别摆放保管在文档中，档案管理中注重针对性地分类和精细化管理，不仅使管理流程规范化，同时发挥精细化管理模式的作用，有利于获取较好的管理效果。此外，依照精细化的管理流程，使管理工作规范化、精细化进行，能够从根本上杜绝出现档案保存不完整的现象，促进事业单位档案管理工作的高质量完成。

5.档案管理运用应注意的问题。事业单位的档案管理人员在应用大数据技术时需要保持一个清醒的头脑，弄清楚自己想要从大数据技术中获得怎样的管理效果。由于大数据中的资源太过于丰富，如果档案管理人员并没有制定出明确的档案管理目标，那么就会导致档案管理工作变得头重脚轻，需要花费大量的时间来用于分析和处理数据信息。为此，事业单位领导也要给予档案管理工作人员一定的帮助，在确定大数据应用标准的基础之上制定出明确的档案管理目标。事业单位中的档案管理人员要合理运用大数据技术，细心发掘出存在于档案管理信息化进程中的潜在风险，通过细化权限职责、完善法规政策以及理清工作关系等方法来有效控制潜在风险的出现。

综上所述，近些年来，随着我国事业单位的不断发展，其对档案管理工作也提高了重视程度，而要想做好事业单位档案管理工作，档案管理人员必须改变传统的管理方式，落实精细化管理方法，依照规范化的流程整理档案，且对于不遵守管理规定的人员，需要按照奖罚机制予以处罚，警示管理人员认真、细致完成档案管理工作，不仅能够达到警示目的，同时也能够促使管理人员按照规定落实精细化管理标准，细致进行归档，确保档案、文件整理整齐，并且，保存完整，进一步做好档案管理工作，促进事业单位综合实力的提高。

参考文献：

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