企业档案管理中推行精细化管理

段婷婷

摘 要：本文概述了精细化管理理论的本质和企业档案管理的内涵，结合当前企业档案管理的实际，指出在企业档案管理中推行精细化管理的重要意义，并针对企业档案管理中存在的问题进行分析并给出解决措施。

关键词：企业；档案管理；精细化管理；问题

1在企业档案管理中推行精细化管理的意义

1.1紧密档案管理人员与档案文件材料形成的关系，为构建和谐档案管理体系创造条件

通过实施档案管理精细化，可以使档案管理人员与档案文件材料移交人员、档案利用人员互相信任，互相尊重，化解矛盾，理顺关系，为构建规范化、常态化的档案管理奠定坚实的基础。明确责任，使专兼职档案人员按标准主动去做，变成自觉行为。企业档案管理将逐步由传统的被动管理向制度管理和文化管理转变。

1.2使档案管理部门和档案文件材料形成的专兼职档案人员责任明确、管理到位

通过建立并完善各项档案管理制度、规范等，明确档案文件材料的归档范围、保管期限和责任单位，使档案管理人员懂得如何去收集、整理日常工作中形成的檔案文件材料，为档案管理体系的建立提供基础平台。

2目前企业档案管理中存在的问题

2.1思想观念落后，档案意识淡薄，领导重视不够

一些企业从上至下没有形成对档案管理的统一认识，把档案管理仅仅看作是保管工作；没有设置独立的档案机构，而是与其它部门合署办公；档案管理经费投入不足；档案基础设施配备不到位等，从而导致档案工作开展过程中遇到很多阻力和困难。

2.2档案管理制度不健全、不落实，管理水平低下

一些企业涉及档案管理的相关制度和职责不健全，没有检查考核措施，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。一些企业在近期和远期规划中，往往对企业规模、设备、技术水平、人员结构都做了比较详尽的规划，而对档案管理、设备投入等考虑较少或完全没有纳入规划中，造成档案管理不能与企业管理同步发展，使很多重要的档案资源收集不上来，造成档案不完整、不系统；或因管理混乱、难以查找，使档案的作用不能得到有效实现，这种滞后的档案管理模式势必影响企业管理水平的提高，影响基础设施的修缮和技术水平的提高。

2.3档案分散管理，缺乏系统性

在企业的发展和建设过程中，各企业在科研、生产、质量控制、人事管理等方面都制定了符合自身实际、较为健全的管理制度和管理职责，但涉及企业档案管理的制度、职责并不十分完善，造成部分应归档的文件材料至今仍散存在科室和个人手中，不知哪些文件材料应当归档，已立卷归档的文件材料不够完整和规范，借阅制度不够健全，缺乏必要的考核和监督，阻碍了企业档案管理工作的发展。加上档案载体复杂，业务部门无法长久保管。由于对档案法律法规认识和执行不够，未能认清档案管理在企事业发展建设中举足轻重的作用，一些部门单纯强调自身工作的特殊性，不考虑完整归档的长远意义，因而妨碍了档案形成后尽快统一归档到档案室进行管理。还有一些部门或个人未真正认识到：一些重大会议的照片、录音、录像等史料，这些史料能够形象、客观、真实地反映企业当时的历史面貌和历史活动，具有极其重要的凭证和参考作用。

3在企业档案管理中推行精细化管理的途径

3.1充分发挥领导作用

管理工作是企业的重要基础工作，是衡量企业管理水平高低的一个重要尺度。各级领导要高度重视并加强对档案管理工作的规划，要联系企业经营发展的实际情况，从思想上、行动上切实将档案管理工作纳入企业统一规划中，把档案管理工作纳入各单位岗位职责并进行考核。

3.2强化规则意识，建章立制，确保企业档案工作的高效运行。

建立健全企业各项规章制度是实施精细化管理的起点，合理的、严格的规章制度是各项工作顺利进行的保证。为了统一规范企业档案管理工作，应依据《档案法》及上级关于档案管理的相关规定，结合企业自身的实际情况，设立企业档案管理组织机构，建立完备的档案管理制度。

3.3注重细节，明确管理标准，细化工作流程

企业档案管理工作的目标是通过对生产经营活动中产生的各类文件材料进行收集、分类、编码、录入、装盒、上柜等环节的整理、加工，为档案利用者提供高效、便捷的档案利用服务，实现档案资源共享。因此必须建立一套科学的管理标准作为企业档案精细化管理的标杆。按照“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的要求，制定各个环节管理所要达到的要求。其中，量化管理是精细化管理的核心，能够量化的环节要尽量科学制定数据标准以供考量，便于监督检查过程中进行“对标”。同时还要细化各项工作流程，加大监督检查力度，最大限度保证各个环节都能达到预定标准。

3.4提高服务意识，加强业务培训，建立激励机制，促进专业人才队伍建设，使精细化管理逐步内化

精细化管理是一种新兴的现代管理理论，对于企业档案管理人员而言，首先要进行岗前业务培训，除了企业档案管理的基本理论和技术操作两个方面外，还应当加强精细化管理理论和管理方法的教育与指导，使其牢固树立精细化管理理念；其次要定期组织业务培训，根据企业档案管理实践，不断提高业务管理水平，增强理论研究能力，强化创新意识，探索新的管理方法，不断将精细化管理落到实处；再次要建立激励约束机制，将精细化管理内化为个人的自觉行动。每一个管理者在精细化管理过程中，都必须始终把人的发展作为企业发展的出发点和落脚点，这样才能使其更加自觉地接受制度的约束和规范。

4结束语

企业档案管理作为现代企业管理中的一个重要组成部分，管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，其管理的实质就是将在生产经营活动中形成的各类原始、分散、零乱、质杂、量大、孤本的文件材料，通过收集、整理、鉴定、保管、统计等管理过程达到集中、系统，从而使其实现有序化、标准化管理要求，为企业提供科学、准确、高效的利用服务，从而极大地提升企业领导决策科学化程度和企业现代化管理建设水平。因此在企业档案管理工作中推行精细化管理理念，有着十分重要的现实意义也是现代管理发展的必然趋势。

参考文献

[1]杨南雁.企业档案精细化管理的措施探讨.企业改革与管理，2015.19.29-30.

[2]王莹.针对企业档案管理中精细化管理的研究.科技展望，2014.22.189.

[3]张惠敏.在企业档案管理中推行精细化管理.机电兵船档案，2014.04.24-26.