人事档案在医院人力资源管理中的作用研究

周淑珍 陈东

摘 要：面临全新的经济信息时代，伴随科技能力水平的飞速提升，为促进医院的运营发展，医院人力资源管理将是重中之重，管理模式将发生巨大的变化。在新形势医院运行过程中，如何做好医院人事档案的管理工作，推动医院健康快速发展作用，是每个医院管理者都面临的问题。本文针对我院人力资源配置实际情况进行了分析探讨，总结我院人事档案管理的不足之处，并提出了意见和建议。

关键词：问题;解决对策;新时期;医院人事档案;管理创新

一、基本资料

我院隶属于山东省卫生健康委员会，始建于1949年，历经变迁，逐渐发展为一所新型大型省级专科医院。我院是山东大学附属医院、省公共卫生医疗救治中心、省结核病与呼吸病防治研究中心，还获批成为山东省肺结节诊疗中心、山东省省直保健定点医院、国家呼吸临床研究中心中日医院呼吸专科医联体单位、中国防痨协会结核病转化医学创新基地、中国医师协会呼吸内镜医师培训基地、山东省红十字應急救护培训基地。医院是重大呼吸系统传染性疾病医疗救治的省级定点医院，在历次重大呼吸系统传染病防控和公共卫生应急方面，出色地完成了省委、省政府和省卫生健康委交办的防控救治任务，为全省医疗卫生事业做出了积极的贡献。截止2019年5月我院共有职工1096余人，其中博士20人，硕士201人;高级职称人员153人，中级职称408人;专业技术岗位980人，其他岗位116人。我院员工的性别、年龄、学历结构、学位结构、职称等级结构以及岗位结构情况详见以下各表。

二、我院人事档案日常管理中的缺陷

1.部分人员档案资料记录不完整、个别档案内容前后不完全一致。部分员工档案内容只是履历表、职务工资变动表，缺少其他材料。个别人员档案存在着记载前后不一致的问题，如个人信息、基础资料、学习及工作履历等。导致档案资料前后不一致的原因是多方面的，可能是管档人员工作失误，重名人员档案装错，在填写时由于粗心造成的。

2.部分人员档案材料内容有重复现象、个别人员档案内容欠完整。例如，出生年月、学历情况、工作时间和经历等方面的信息重复较多。缺少再教育经历、工资变动审批表等，部分职工履历表健全，但是没有主管领导审核签字。部分职工存在还缺少个人贡献、科研成果记载的问题，甚至个别职工人事档案很长时间都没有更新。

3.档案管理不够规范。主要原因是对人事档案的不重视和库房客观条件的限制两方面引起。前者导致人事档案管理制度不健全或制度执行不严格。纸质档案资料保存中容易出现霉变、虫蛀和鼠类破坏、氧化等，加大了纸质档案的利用难度和成本。

三、我院在职工人事档案管理中的做法

1.统一档案管理流程。我院明确档案收集工作流程，按照统一规定，由专职人员把各部门、个人的档案统一收集起来放于医院中心档案室管理。具体要求是所有进入档案室统一管理的资料一定是干部个人的原始资料原件，不收复印件。所有人的学历以及学位证书必须由档案室专人进行学信网查询，证明资料的真实性，并要求查阅人员进行签字负责。干部的工作履历表也要有专人进行确认其真实性，必要时要进行第三方机构的证明。我院的档案在收集整理完毕，经确认真实性后，要求有医院人事部门集体审核把关，并盖章封存保管。同时，由专门的技术人员将档案的纸质版内容录入电脑信息管理系统，进行电子化保存，电子档案室设置密码锁，进行双人双锁管理，确保档案安全保存，避免出现人为修改现象。每隔半年，院分管领导要对档案室的管理情况以及整体干部档案的变动情况进行专门的检查，人事部门要形成具体的书面报告，使院领导班子能及时、准确的掌握我院人员配置的最新情况。

2.与时俱进，引进高科技管理档案。以往人事档案目录手写，查阅不方便。伴随着我国电子信息技术的飞速发展，应用现代信息化手段管理档案是大势所趋，也是各个医院必须达到的目标，经过高科技手段，能够更精准、便捷的进行档案管理。同时，也能在最短的时间内向领导层报告人事管理信息。我院多次组织档案管理人员进行电子信息技术培训，提升技术水平和工作能力，确保了我院人事档案管理工作平稳有序开展。

3.制定规范的档案管理制度。我院依据《干部档案工作条例》制定了我院人事档案管理办法，并且按照国家《干部档案工作条例》采用了统一的标准“干部人事档案卷皮式和规格，规定了干部人事档案卷皮的规格、式样、制作材料、颜色、项目设置，转递干部人事档案材料通知单式样，规定了转递干部人事档案的统一办法。”“对整理干部人事档案的要求、标准、档案材料内容的鉴别、分类、整理过程、注意事项等作了详细的规定，对干部人事档案材料的收集归档范围，归档材料必须具备的条件及收集档案的方法作了具体的规定。”除以上几种统一的制度外，还有一些基本的工作制度，如借阅利用制度。“干部人事档案管理部门为了做好利用工作，根据管理的干部人事档案范围和干部管理权限，都制定了查阅干部人事档案的制度。”

4.加强人事档案的利用。我院由院长亲自对人事部门进行分管，每月人事部门均需将全院各类人员信息变动情况，以及对全院整体规划的影响进行书面总结，并提交到分管院长审核，最后由院长召开办公会议对本月的人力资源情况进行讨论后，形成决议，立足发展我院整体，对部分人力资源进行微调，做到最优化配置，既能人尽其能，又能人尽其责。避免了医院人事布局的大调整，这样可以保持各个科室和部门工作顺畅进行，避免员工情绪波动。经过实践检验，此办法行之有效，有力的促进了医院事业发展。

四、讨论

我院是省卫生健康委员会直属新型专科医院，医院同时也是山东大学附属三级甲等医院，是省结核病与呼吸病防治研究中心和省公共卫生医疗救治中心，还获批成为山东省肺结节诊疗中心、山东省省直保健定点医院、国家呼吸临床研究中心中日医院呼吸专科医联体单位、中国防痨协会结核病转化医学创新基地、中国医师协会呼吸内镜医师培训基地、山东省红十字应急救护培训基地等。医院规模庞大，科室齐全。医院坚持质量立院、人才兴院、科研强院、创新活院、依法治院、文化和院，努力创建专综结合、防治结合、医养结合的新型专科医院。

在当前医疗飞速发展的新形势下，为了适应医院发展战略要求，强化医院人事档案管理工作就显得越来越重要。我院首先大力提升档案室技术人员的水平和能力，增强其责任感和使命感，使其充分发挥主管能动性，从而为医院发展贡献力量。着力培养复合型人才，使档案室管理者具备相应的医学常识，能够使其在日常的档案管理和收集工作中有明确的针对性，能够收集到符合规定的、合格的、完整的档案资料。医院领导和人事部门在医院发展选拔任用人才时可以从档案中看到员工的具体情况，通过对这些信息的科学利用，医院针对总体发展布局并结合各位专业技术人员的自身特点进行了充分的整合，极大的激发了我院人员工作的积极性与主动性。得益于我院人事档案在医院发展中提供的基础前提，我院围绕“大呼吸”专业体系的建立，医院整体水平突飞猛进，重点打造结核病、呼吸与危重症医学科、胸外科、心脏病等重点专业。其中，结核病、呼吸与危重症医学科和胸外科专业为省级重点学科、专科。由省胸科医院和美国贝勒医学院共同组建的汉光国际感染性疾病微生物实验室，在2009年通过ISO15189认证，拥有泰山学者、海外特聘专家岗位设置，也是我国卫健委-比尔盖茨基金会合作项目“新检测技术验证”的评估实验室。

五、结束语

综上所述，在当前医疗体制改革持续不断深化的基础上，我国的计算机网络技术水平也在不断深入到医院的日常应用中，为了能夠让医院在人事档案管理中获取最大效益，为医院创造更多经济效益，医院要结合自身发展趋势，强化人事档案管理信息化建设，使医院内部人事档案信息化建设工作持续稳步发展。医院必须从提高领导重视程度、加强投入、加强制度建设等方面着手，将人事档案信息化建设工作落到实处，最终实现人事档案信息的充分开发及利用，创造最大化的效益，为医院可持续发展提供良好的人才基础。

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