新时期高校档案服务与利用研究

侯云波

摘 要：2018年11月中共中央办公厅下发了《干部人事档案工作条例》，《条例》中对干部人事档案工作提出了新理念、新思想、新要求。在干部档案专项审核工作的推动下，高校干部人事档案的服务工作，作为开展组织人事工作的重要组成部分，在高校人才引进、干部选拔、职称评聘、干部队伍、教师队伍建设等工作中的重要依据作用越发突出。

关键词：干部人事档案;干部人事档案工作条例;专项审核;服务与利用

一、高校干部人事档案服务与利用工作的现状与分析

1.形成健全的档案管理制度体系及服务体系。管理机制是否有效执行需要各项制度强有力的支撑。干部人事档案不仅是体现干部的成长历程，同时还是党的重要执政资源。健全完善干部人事档案管理制度，有着重要的意义。2018年11月中共中央办公厅 修订印发了新的《干部人事档案工作条例》，明确了干部人事档案服务、利用的主体、服务对象和服务内容等，对干部人事档案利用的服务理念、程序、方式、效能以及充分发挥档案的资政作用和凭证价值都提出了一个新的要求。为今后一个时期全国各类干部人事档案工作提供了基本遵循的依据。

2.干部档案专项审核工作的开展，推动了高校档案管理工作服务水平的提高。2014年中组部在全国部署了干部人事档案专项审核工作。通过专项审核，对档案中发现的各类问题及问题的反馈、处理意见，使高校领导充分认识到干部人事档案在组织人事工作中的指导作用，随着审核工作的进展，各级领导对干部档案工作的重视逐渐提高，管档人员与之相关的各类培训也逐渐增加，使管档人员业务素质得到提高，强化了干部档案利用的服务意识。

3.《干部人事档案工作条例》对干部人事档案数字化建设提出新要求。《干部人事档案工作条例》对今后干部人事档案管理工作提出了明确要求，干部人事数字档案是按照有关技术标准，利用管理软件对纸质案卷进行扫描转化成数字图像和数字文本。由于干部人事档案数字化建设工作量非常大，对管档人员在计算机、电子应用技术上要求高，很多高校都在观望之中，只有部分高校利用管理软件实现了信息化管理。但因为受到电脑配置、人员配备、资金投入等各种因素的影响，以及软件稳定性技术上的制约，干部人事档案数字化信息管理工作至今还未开展。这也是很多高校到目前为止还是以纸质档案管理为主的原因所在。

二、干部人事档案在服务及利用中存在的问题

1.传统的档案管理模式，影响着档案案卷服务质量的提高。干部档案日常管理工作包括档案建卷、接收归档、档案转递、数据统计、信息化共享和资信保密等。档案案卷的建卷工作是档案管理工作的根本和基础，也是提供利用工作的前提条件。档案材料的收集入档是档案提供利用的最基本的物质基础，干部人事档案归档材料手续不完备以及缺乏核实与查证，同样也违背了干部人事档案的真实性和严肃性原则。从专项审核工作过程中发现的问题来看，造成这些问题的主要原因是部分高校干部人事档案监督力度不够，没有严格按照“归档材料完整无损、鉴别信息认真负责、材料分类准确无误、类号编排科学有序”等制度的要求去做。主要体现在：《干部履历表》信息填写不认真，履历信息记载及各时间节点前后不一致，没有标明材料形成时间及单位名称;接收归档时组织部门没有对其填写内容进行核实，导致在参考利用时，对档案材料的真实性和实效性无法认定;干部任免审批表、履历表不贴照片，任免审批没有发文字号和组织审批意见等，年度考核登记表缺少考核结果或單位印章，无本人签字;归档材料不规范，部分复印材料没有备注出处、落款时间、没有印章等。均严重影响了干部人事档案建档的质量。

2.档案干部队伍建设基础低，牵制了档案管理服务水平的提高。长期以来，部分高校领导在思想上对干部档案工作不重视，认为档案工作就是收集、整理、建卷的过程。导致一些高校大部分管档人员未接受过档案专业知识的培训，创新意识相对较弱，不易接受新的管理模式，信息化电子档案应用水平相对延后。还有部分原因是由于管档人员的变动频繁，或身兼数职，种种原因造成档案管理水平难以提高。干部人事档案是组织人事工作的基础性工作，具有很强的政策性、专业性、服务性，而高校档案管理的水平和利用效率的高低在很大程度上取决于档案工作人员。所以，作为管档人员必须具有较高的政治素养和综合业务素质，以及较强的创新意识。在高速发展的信息化时代，人们的价值观念也转向社会资源、知识资源的共享，只有加快推进高校干部档案工作制度化、科学化、规范化进程，提高档案利用的工作效能，积极开发干部人事档案信息资源的利用，为推动高校教育改革的发展提供更多的有力依据和动力支持。

3.相对单一滞后的信息化服务水平，制约了高校数字化档案建设的进展。随着高等教育的改革不断深入，高校人事档案数字化、信息化建设已成为今后档案利用的必然趋势。虽然，2014年中组部在全国范围内统开展了档案专项审核治理工作，并对照45条风险点逐条将审核信息录入干部综合管理系统软件。但是由于大部分高校因各种原因，到目前为止材料收集归档、档案查（借）阅等仍处于传统的手工操作的管理模式，档案利用及信息提供仍以纸质档案的方式开展工作，这明显与新时代档案管理信息化、数字化的要求严重脱节。在干部人事档案专项审核的工作中发现，目前大多数高校档案信息化管理工作，仅仅局限于传统人工手动录入的管理方式，只是把职工个人基本信息、档案目录等数据录入到电脑，只能实现简单的电子目录应用，真正意义上数字化档案管理的水平较低，由于档案室电脑配置较低，管档人员对数据库应用技术不熟悉等原因，数据库仅用于基础管理，还不能实现利用数据的交换和共享为高校人才选拔等工作提供大数据分析，从而造成档案管理工作数字化建设的相对滞后，制约了干部人事制度改革高质高量的顺利进行。

三、运用科学有效的手段，提高干部人事档案利用水平

1. 严格履行相关档案管理工作制度，提升服务理念。在干部人事档案的管理过程中，制度建设是治本之策，制度执行是关键所在。《干部人事档案管理条例》的修订印发，对高校的干部人事档案工作管理体制与职责、内容、分类、档案利用与审核、工作纪律监督等方面加以完善，为实施干部档案工作提供了根本遵循。全面贯彻落实干部档案管理制度，使人事档案管理工作有法可依、有规可循。有了制度体系的依托，高校在档案管理中首先要严格审核归档材料，确保每份归档材料真实有效;严格档案的借阅转递程序，确保人事档案的流动安全。在日常工作中做到新进人员档案“凡进必审”，选拔任用干部“凡提必审”，干部任职机构有变动“凡转必审”。使工作制度落实更加完善、工作流程更加完备、信息提高更加准确，干部人事档案重在服务利用，只有利用的好，用出效益才有持久生命力。

2.建立长效的干部档案审核机制，加强监督力度。档案专项审核工作是在中共中央全面从严治党、坚持从严管理干部的背景下，重点审核干部的“三龄两历一身份”等基本信息。对档案材料是否齐全、档案内容是否真实、档案材料内容之间是否关联等展开审核。通过开展档案专项审核，按照相关政策将档案中发现的问题进行梳理、整改、处理。这项工作的开展提高了高校人事管理机构自身的服务水平，督促加强了干部人事档案监督力度，工作目标更加明确，操作更加有针对性、实效性。以干部人事档案专项审核为契机将干部选拔任用前审核、人才引进的入门审核作为档案管理工作的长效机制，努力加快干部档案数字化、信息化的建设步伐。确保高校组织人事工作的开展提供更高效便捷的服务。

3.加强高校干部档案管理队伍，全面落实服务大局。当前，档案事业发展处于关键时期，在这种新形式、新任务面前，建设一支政治素养和工作能力经受住考验的档案工作队伍尤为重要。一是强化政治教育。加强管档人员的党政教育和纪律约束，教育引导他们把守政治纪律和政治规矩放在第一位，在选拔推荐管档人员时，要把政治标准放在首位，严格选人用人程序，实行持证上岗制度，并作为从事管档工作的前提条件之一;二是强化干部考核监督。高校干部档案工作是一项政策性、严谨性、保密性很强的工作，在管理上，高校档案室要完善档案管理机制，建立档案管理机构和档案工作人员考核办法，加强激励保障，做到激励与约束并重，让档案管理人员有据可依、有章可循;三是强化业务培训。高校人事档案作为开展组织工作的坚实基础，也面临许多新问题、新挑战。打造一支知识化、年轻化、专业化的干部档案管理队伍，以适应新时代干部档案信息化的工作需要。必须开展多种类型的专题培训班，并采取“走出去、请进来”等培训方式，提高档案管理人员的综合能力和政治站位，通过交流学习，提高了干部视野。在业务能力上采取与上级有关部门联合“以会代训”“以干带训”等方式，审核过程中见的问题多了，政策的运用及处理办法自然就熟悉了，这种培训模式不仅有效提升了管档人员的综合能力和服务意识，也为今后更好的服务于干部人事档案数字化建设提供了有力保障。

四、结论

干部人事档案工作是高校选人、用人和人才评鉴的重要依据，是全面维护干部合法权益的重要信息保障。加强干部人事档案管理利用，有利于高校组织人事部门依岗选人、人岗相适。高校干部人事档案服务工作，是组织人事工作不可分割的重要组成部分，对高校干部队伍建设、师资队伍建设发挥着重要作用。本文结合高校干部人事档案的现状，分析了在专项审核过程中干部人事档案普遍存在的问题、重点问题以及提出解决路径。通过运用多种模式和手段完善高校干部人事档案管理体制，强化服务意识，为高校干部人事工作的发展提供最大限度的服务和利用。

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