数字档案室建设初探

斯庆 杭刚 潘晔

摘 要：鄂尔多斯职业学院是国家档案局确定的数字档案室建设的试点单位，数字档案室的建设有利于学院档案信息化，确保文书类、教学类电子档案信息的真实、完整和安全，便于学校的教学科研管理。建好数字档案室既是高职院校建设的内容，也是高职院校综合办学水平的重要标志。

关键词：档案管理;数字档案室;档案信息化

【中图分类号】G 【文献标识码】B 【文章编号】1008-1216（2019）07B-0004-02

随着信息技术的日益普及，高校档案管理工作逐步由传统模式向综合性、全方位、集中式的现代模式发展。为了适应数字校园建设的要求，鄂尔多斯职业学院对档案管理的各个环节进行探索，力求在数字档案室建设上实现新的突破。

一、数字档案室建设的必要性

随着办学规模的扩大，高校档案的数量和种类逐年递增，传统档案管理模式已难以适应现代化、多元化的档案利用需求。

建设安全优质、功能强大的数字档案室不仅是现代高校发展的重要指标，也是综合办学水平的重要体现。

（一）建设数字档案室是实现新形势下档案工作转型升级的重要举措

中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《国家电子文件管理“十三五”规划》，国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》都指出了档案信息化的重要性。国家档案局发布的《数字档案室建设指南》为数字档案室建设指明了方向。

（二）建设数字档案室是高职院校档案工作适应时代发展的必然要求

鄂尔多斯职业学院是经内蒙古自治区人民政府批准，教育部备案，由鄂尔多斯市政府举办的一所全日制普通高等职业院校。随着档案信息化进程不断加快，学院各部门面临信息技术变革带来的强大压力，档案室作为保管利用学院档案的职能部门，保存了一大批珍贵档案资源。由于传统档案载体的局限性，在现有管理模式下不能充分为社会、学院、各部门和师生提供高效便捷的使用服务。

（三）建设数字档案室是实现资源共享、打造数字校园的必经之路

作为国家档案局指定的数字档案室建设试点单位，鄂尔多斯职业学院秉持“技术中立原则”，通过参考国内外同类系统的研究经验，学习有关标准、政策，依托现有的局域网、校园网、互联网等支撑平台，以构建学院档案室、鄂尔多斯职业学院各部门的两级档案管理数据中心为出发点，开发应用符合功能要求的综合性档案管理系统。

工作人员可以通过对数字档案室将数字校园形成的电子文件悉数归档，通过统一的查询入口为社会和全院师生提供利用服务。这一平台的实现既节约了管理成本、避免原始档案损耗，又可以共享电子档案来源，实现档案数据采集、海量数据存储、档案信息系统管理和共享。

二、数字档案室的概念和特点

数字档案室（馆）是指各级档案管理部门为适应档案资源管理信息化的需求，以计算机等现代信息技术为手段，对档案信息进行收集、管理、保管和利用，以网络或多媒体渠道为平台提供公共档案信息服务和共享的“信息门户”。数字档案室的建设是一个整体，与传统档案室相比具有如下功能和特征：

（一）档案资源“数字化”

传统载体档案通過“数字”加工，存储在数字档案室的管理系统中，这是数字档案室的基本特征。

（二）档案实体“虚拟化”

以数字化形式存储的传统载体档案，不占用实体空间，而是以虚拟形式存在，既节约了空间又便于保存和利用。

（三）档案管理“系统化”

传统档案管理流程和标准以程序的形式设定在数字档案室管理系统中，实现数字档案资源系统化、标准化管理。

（四）信息传递“网络化”

依托现代信息技术建立的数字档案室能够打破时空壁垒，加快信息交流速度，实现档案的高效利用。

（五）档案利用“知识化”

数字档案室将各门类电子档案，如课件、音频、视频、文本等在知识单元的层面上有机加工并进行组合，以动态匹配的形式为利用者提供服务，实现从“档案提取”向“知识植入”的转变。

目前，大家对数字档案室的理解仍存在偏差，将数字档案室建设单纯地视为纸质档案的数字化处理。事实上，对纸质档案进行数字化扫描只是数字档案室建设的前期工作。运用数字手段收集、整理、利用档案信息，以数据库为核心提供档案服务是数字档案室管理与传统档案管理的主要区别。

三、数字档案室的建设内容

数字档案室的建设能够协助学院工作人员完成各类档案业务，一个数字档案室的建设包括以下内容：

（一）信息资源库建设

建设数字档案室的核心是搭建一个内存庞大、安全高效的信息资源库。首先要为现存档案建立标准统一的文件目录库，随后逐步对档案内容进行数字化加工，实现各平台电子文件的接收、管理，建立各类数字档案资源库。

（二）综合档案管理系统建设

建设功能强大的综合档案管理系统是数字档案室建设的关键因素。根据档案管理的业务流程开发和应用具有“收集”“整理”“保管”“利用”等基本功能的一体化档案管理系统，为学院各部门的业务工作提供档案信息服务，为学院的综合系统提供基础支撑。

（三）规范标准制度建设

根据国家标准和通用规范，为学院的数字档案室建设内容制定标准，形成完善的管理体系。如建立统一的数字档案制作、收集和归档制度，数字档案安全存储制度，数字档案保密制度等。

（四）安全保障体系建设

数字档案室成功设立的前提是拥有一套严密、坚固的安全保障体系。很多高校档案室存在保管不善、保密意识欠缺等安全隐患，数字档案室通过可靠的技术手段和完善的管理制度，建立安全运行保障体系。

四、数字档案室的构成要素

数字档案室建设由基础设施、应用系统、数据资源、安全体系等元素构成，需要学院档案部门和信息部门共同参与。

（一）按照数字档案室基本网络框架、主要技术资源与软硬件匹配要求，建设适应未来数字档案资源管理需要、满足数字档案室各项管理需要的基础设施。

（二）开发或启用安全可靠、功能完善的数字档案室应用系统，实现档案业务各环节的自动化、信息化。鄂尔多斯职业学院数字档案室以B/S结构作为系统构架，通过档案信息资源的整合建设数字档案室应用系统。系统的运行环境支持Windows XP、Windows7/8/10、Windows sever2003/2008/2008 R2/2012等操作系统，并具有接口强大、运行性能稳定等特点。

（三）严格遵循规范制度，全面开展传统载体档案数字化工作，积极推进电子文件归档、电子档案管理等数据资源建设。应用先进技术手段，保证数字档案资源的安全、可用。

（四）根据要求修订并完善档案业务流程、制定纸质文件、电子文件、特殊载体资源归档范围和保管期限表，以及数字档案室安全保障、应急措施等各项安保制度，确保数字档案室安全、顺利运行。

另外，当前高校档案室普遍缺乏既熟练掌握网络信息技术又懂得档案管理的人才。在建设数字档案室的过程中，可以向上级部门申请通过培训或人才引进的方式，储备技术熟练、业务过硬的管理人员，为数字档案室的建设奠定人才基础。

五、结束语

鄂尔多斯职业学院数字档案室建设是在结合学院现有技术水平和档案管理实际的前提下，按照档案信息化工作的新要求，遵循传统档案工作确立的基本理论、基本程序、基本要求，依据传统档案管理中形成的方法和经验，协调档案业务信息化发展要求，建立起来的一套与校园信息平台、办公自动化平台无缝衔接，可以实现全院各类档案统一管理的综合性档案管理平台。这一平台的建立，为优化学院档案管理工作提供了动力，同时通过开发利用档案信息资源，也提高了公共服务能力。

2017年度内蒙古自治区高等学校科学研究项目（NJSY17551）“高职院校数字档案研究——以鄂尔多斯职业学院为例”的阶段性成果。

参考文献：

代小娟.浅谈企事业单位数字档案室建设的要求与内容[J].办公室业务，2019，（10）.