企业办公室精细化管理措施研究

刘丹 王阳飞

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-096-01

摘 要 企业办公室是负责企业内部所有文件处理，下达最终生产任务的工作岗位。作为企业的核心运营部门，企业办公室随着企业生产的多元化也需要做出精细化的工作管理。以提升企业对生产力的控制程度，完善企业的组织协调能力，提高企业对于生产的管理水平为目标不断奋斗。本文主要围绕企业办公室精细化管理措施研究展开论述讨论。

关键词 企业办公室 精细化管理 路径探究

企业规模的逐渐扩大让很多企业呈现出了多元化生产多元化发展的趋势，然而传统的办公室管理不足以支持企业多元化生产的大纲制定需求，如何合理进行企业办公室精细化管理，提高企业内部的生产效率已经成为当下企业办公室研究问题的重中之重，接下来将列举分析一些合理可行的企业办公室经济化管理措施，为之后的企业多元化发展提供一定的理论基础。

一、明确员工职责，建立赏罚机制

在传统的企业办公室日常工作中，由于生产任务的单一，员工的职责概念十分模糊。通常是生产任务往往以少数人为核心，制定资源统筹分配计划，其余人麻木跟随，一旦出现核心员工无法根据最新生产任务调整资源调配任务的情况，就会使得生产周期延长或者生产失败。因此这需要企业明确办公室员工的职责，建立赏罚机制。

例如在石油企业中，企业生产长周期、不间断生产，所以企业办公室人员不可能按照传统的办公思路进行单一的资源调配。这需要企业办公室将生产任务的制定细分到个人，实施员工业绩考核制度。例如由办公室主管制定出每个员工每天应该负责的工作模块，在工作地点布置工作记录打卡表，当员工提前完成任务时，不能按时完成当天任务的同事，可以请求他人帮助，然后进行适当的赏罚机制处理。例如，帮助他人的同时业绩考核将会得到高分，而不能完成当天工作任务的同事会在薪资方面得到相应的处罚，这样的赏罚机制配以明确员工的职责，让每个员工都能够清除自己的个人业务，提升自我的工作能力，在自我任务完成的前提下主动帮助业务困难的同事，从而实现石油企业办公室高效管理，提高企业经营管理水平。

二、建立办公室沟通机制

在传统的企业办公室运维过程中，通常是办公室的主要负责人有着绝对的生产任务调配权力，在所有办公室的业务流程中，通常采取下对上的直接命令，这样的沟通机制限制了办公室发现自身缺陷，通常在一线负责运营的办公室人员会发现在最开始的策划中很多地方与实际不符，但是由于一线的办公室人员缺少相关工作经验，就很可能会使得生产任务失败。因此在企业办公室精细化管理的生产过程中，需要建立起完善的办公室沟通机制，从而让办公室的上下层能够直接联系，进而共同处理一线的生产问题。

以企业的物流配送为例，办公室在最先下达的物流配送往往是根据正常时间，天气以及物流配送流程为策划根本，然而在现实的物流配送中总会发生不可抗的问题，例如交通堵塞导致运输车不能按时到达，这个时候就需要企业办公室人员进行内部讨论，如果此次的物流运输十分急切，那就要办公室人员总结出全部的运输路线，从内部资源开始审核，任命出适合进行物流配送的相关人员，确保物流配送任务的及时完成。通过建立办公室完善的沟通机制能够在生产运输过程中解决实时问题，从而确保企业生产周期的准确性，是一次优秀可行的企业办公室精细化管理措施探究。

三、合理应用管理资源，落实办公室管理工作

企业内部资源是复杂多样的，因此企业内部设置了各种管理部门进行资源分配，然而对于办公室做出企业的资源分配任务，各级管理部门并不能完全落实。其原因往往是因为办公室对于企业资源的实时存储量没有足够的把握，因此这要求企业办公室能够合理应用管理资源，让各级管理部门落实办公室管理工作。

以企業内部人力资源调配为例，办公室往往因为对于员工个人能力的不清晰从而与各级管理部门产生矛盾。例如在办公室组织的一次企业员工实习中，某位员工在仓库管理实习中取得了优秀的成绩，仓库管理员需要这位员工长期留驻仓库协助仓库管理，然而企业办公室并没有与相关人事部门进行认识调配工作交流，所以不会按照仓库管理部门的意愿留下有能力的员工从而引发企业的内部矛盾，因此这需要企业办公室在精细化管理的环境下，完善办公室对外工作接口，在人事资源调动方面要与人事部进行业务交互听取其意见，在生产计划变更前要与企业ERP部门进行交互等等。只有这样，才能将企业内部的重要信息进行实时汇总，从而做出正确的企业资源分配方案。

因此可以看出，合理应用管理资源是企业办公室精细化管理过程中的重中之重，只有对企业内部的管理资源进行统一的整合调用，才能落实办公室管理工作，增加企业的内部效益，是一次优秀可行的企业办公室精细化管理措施探究。

四、结语

根据以上论述我们不难看出，企业办公室在整个企业的生产统筹调配中占据着重要地位，企业只有落实企业办公室精细化管理，合理调用企业生产资源，才能够在多元化时代顺应潮流，完成自身的多元化生产转型，从根本上提升企业的生产效率，从而实现长久稳定的经济效益。

参考文献：

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[3]胡臻.电力施工企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].低碳世界，2017（12）.