关于高校档案管理数字化建设方法

千美花

摘 要：高校档案管理数字化建设的好随着信息时代的来临高速的发展，高校档案管理数字化建设日趋重要，高校档案管理数字化作用尤为突出，对信息管理十分有利，因此要不间断的持续强化数字化校园建设，特别是要强化对档案数字化的建设力度，注重对管理者的教育引导，使其尽快进入角色，投入到高校档案管理数字化建设上来。

关键词：高校档案；档案管理；数字化建设；管理人员

近些年来我国经济水平不断提高，教育也得到了飞速发展，计算机的应用也得到了空前的发展，网络渗透到了各行各业，任何行业都已脱离里不了网络，同时也对高校档案管理数字化建设提出了要求，传统的档案管理方式已经不能很好地满足现实需要，因此急需一种符合高校发展、操作性强、易于管理的档案管理新方式，档案数字化管理变成为了最好和最重要的手段。

一、高校档案数字化状况

1.高校档案数字化建设存在着地域差异

当前，高校档案管理数字化在不同地域发展的水平也存在着很大的差异，有的地方在档案管理方面先进一些，有的地方则稍微落后，例如，在我国经济发达的东南沿海地区，无论是在教育还是在科技，人才，技术方面都远远领先于我国的西部地区，因此在我国东南沿海地区的高校档案数字化管理得到了很大的发展，高校对这方面十分重视，他们的档案数字化建设起步很早，发展至今已经非常成熟，基本已经采取了十分前卫的档案管理模式，对外以数字化形式进行公开，极大地方便信息查取。对于西部地区来说，档案数字化管理问题仍然亟待解决，根本原因在于西部地区经济落后，投入的教育经费、管理经费不足，人才缺少，所以在档案数字化管理方面一直处于落后状态，仍然沿用传统管理模式，效率低下，推陳出新速度慢导致档案数字化管理始终处于落后状态。

2.档案信息的使用率处于低状态

对于大学的档案管理人员来说，从事档案工作要有高度的责任感，同时要技术过硬，有能够胜任工作的素质。档案管理是一项极其重要的工作，既掌管着全部人员的信息，同时也能够为相关部门提供有价值的信息参考，但是目前来讲，档案的信息使用率一直处于低迷状态，主要原因还是由于重视程度不够，严重影响了档案数字化管理进程，所以提高档案的利用率、时效性成为推进档案数字化管理首先要解决的重点问题。

3.管理人员的能力有限

纵观全国各大高校，由于对档案管理的重视程度不够，对管理档案人员要求不高，且管理档案人员以中老年人为主，其思想中的传统型、封闭性，导致对档案数字化管理存在误解，严重影响了档案数字化管理发展进程，因此既提高档案管理人员素质极其重要。

二、高校档案数字化建设措施

1.转变认知，改变观念

对于档案管理的数字化建设，首先要从思想上重视起来，不仅要具体负责档案管理工作的人员重视起来，学校的领导层也要重视起来，要充分认识到实现档案管理数字化建设任务繁重且迫切，要明确推进大趋势，做到纵览全局，深入思考，转变观念不断提高高校档案管理数字化水平。

2.提供服务，提高覆盖

最能突出学校的教学思想和办学理念就是学生的档案信息，因此学校的档案管理数字化水平不仅能展现出学校的教学思想的具体实践成果，同时也对广大的档案管理人员提出了要求，管理人员应该动态关注教学当中遇到的问题，并且根据问题及时分析对策并加以总结。要引导档案管理人员不断开阔新视野、拓展新思路，创新新模式，时刻校准纠错，推动档案数字化管理建设全面纵深推进。

3.强化网络建设

高校档案的数字化管理，与互联网和计算机密不可分，这就需要档案管理人员将传统的档案信息传输到互联网上，为每一名学生建立一个电子档案，这就对档案管理人员提出了新要求，管理人员要熟练应用计算机，不仅能够提高工作效率，同时也能够减少工作失误。在高校档案数字化管理上，要想将数字化管理工作做好，就要把信息工作做好，这就需要确立一个现代化、网络化的信息服务模式，所以加强网络方面的建设对档案数字化管理尤为重要。

3.合理开发档案资源

截至目前，档案数字化管理工作有了良好的发展，档案管理数字化建设也在全面推开，突出表现在，计算机在档案管理工作中使用频率增大，档案工作也由于计算机的存在效率得到了提高，也可以说，档案的数字化管理工作离不开计算机网络，同时计算机也能够以最快速度读提供档案信息，档案的使用率、便捷率明显提高，档案利用覆盖面也在逐渐扩大，使广大学生及社会人员掌握了解档案信息的渠道更加宽广。

4.提高档案保存技术，最大限度保留信息

通过提高档案的保存技术，能够长时间、最大限度的保留广大大学生的信息，同时在互联网上以痕迹模式被留存，通过这种技术，能够最大程度的减少对原始档案的翻阅，减少对原始档案的破坏，实现保护信息安全同时进一步完成了档案保护，十分有利于档案管理的数字化建设。

三、总结

要想做到档案管理的数字化，必须坚持改革创新，既要运用、更新一大批技术，同时也要任用一批敢于不断创新和善于使用计算机的人才，这样才能使档案管理工作符合社会发展潮流，适应时代发展需要。总的来说，高校档案管理的数字化建设，这是一个大趋势，通过对数字化的建设，各院校档案信息管理将会得到一个新的飞跃，能够更加便利了广大学子，更好服务于国家，造福于社会。

参考文献：

[1]档案数字化建设的可行性分析[J]. 姚坤.黑龙江档案. 2013（03） .

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[3]深圳数字档案馆建设的理论架构及阶段性成果[J].李国庆.中国档案. 2013（03）.

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