浅谈办公室行政工作的提升

夏安定

摘要：办公室作为机关单位的重要办事机构，肩负着极其重要的责任。办公室工作质量好坏、效率高低，直接影响着机关单位的正常运作。本文从办公室的行政工作职责入手，就办公室工作的提升提出几条建议，以期能够创新工作方法、推进服务规范、提高队伍素质，从而推进办公室行政管理质量和水平。

关键词：办公室；行政管理；职能提升

随着社会的不断发展，机关单位内部综合性事务性工作的重要性日益显现。尽管办公室行政工作是基础性工作，但办公室是机关单位的第一道“窗口”，也是沟通部门和联系上下级单位的重要纽带，在机关单位中发挥着举重若轻的作用。因此，机关单位必须要重视办公室行政工作的提升，充分发挥办公室职能，最大限度的发挥办公室工作人员的整体合力，开创团结向上、积极奉献、努力作为的工作氛围。

一、明确办公室行政工作职责要求

办公室作为机关单位的综合性办事服务部门，其整体工作职能体现在“参谋、服务、协调”三方面。这三方面功能的发挥如何，关系着党委、政府各级部门的正确决策，关系着重大决策和重点推进工作是否能否落实到位，关系着各部门的工作能否齐心协力完成，更关系着一个地区的社会经济持续稳定健康发展。

在机关办公室的行政事务人员一般包括：办公室辅助管理人员、各类场所管理人员、文秘人员、值班员、收发员、机要员、文印员等协助发挥行政和机关职能的工勤人员。行政事务人员的工作范围则包括：办公室管理、馆室场所管理、办公资料管理、文秘工作、值班工作、文件资料收发、机要工作、文印工作、安全与应急处置工作、机关日常事务管理。

做好办公室行政工作，首先要全面了解单位的情况，对单位的内设机构、部门职责、人员分工等基本情况都能掌握到位，才能处事不慌，胸有成熟。在工作理念上，要随时谨记“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的理念，及时推进落实重要事项，快速处理反馈突发事项，了解跟进督办专题事项，落实到位具体事项。

二、处理办公室行政工作中的三个关系

办公室的工作量较大，工作内容又是千头万绪，在复杂的工作中如何提高办事质量和效率，需要注重处理好三个关系。

一是处理好内外平衡的关系。办公室工作面对的是整个系统，其中包括上下级领导和上下级单位，应尽量平衡协调内外关系，工作中内外重点都要抓，同时也要兼顾全局，促进工作协调发展。二是处理好重点工作与日常工作的关系。对于重点工作与日常工作，不仅两手都要抓，更要合理分配时间，根据轻重缓急，统一制定工作列表，对于一些重要、紧急的工作要投入大部分精力重点处理。三是要处理好个人与集体的关系。一个优秀的工作团队，离不开合理的分工和配合，在集体中要充分发挥出个人的作用与才能，但要注意不盲从、不越位。

三、探析办公室行政工作的提升路径

（一）抓住重点环节，创新工作方法。虽然机关单位的办公室工作千头万绪，但万变不离其宗，其基本职能就是维持整体工作高速稳定运转。抓住重点环节的工作，重点在于综合好各方面的情况，并协调好各方面的关系。

一是抓督察督办。督查工作不能只停留在计划表上，也不能满足于例行的一份督察报告，其关键在于督查的内容是否能够真正落实到位。对于落实工作踏实、效果突出的部门，要及时提出表扬；对于落实不够到位的部门，要反复督，反复查，一查到底，查到落实为止。通过贴近实际情况的督查，推动机关各项工作有力落实，提高督查工作的实效。通过建立健全督查督办工作的责任、检查、通报、整改、考核等制度，形成完整的督察督办工作体系，确保工作成效。二是抓调查研究。围绕“贴近实际、深入一线”的总体思路，重点做好三大类调查研究：政策类调研，決策性调研，经验性调研。要围绕工作中心目标做好调查研究，必须深入基层，掌握第一手信息，充分利用办公室联系上下级单位的网络体系，为领导提出针对性强、可行性高的工作方案、具体建议，切实提高调研成果在领导决策中的转化率。三是抓综合协调。办公室工作其实是“一盘棋”的整体工作，要将“胸中有全局，手中无小事”的思想贯彻融入到工作的各个环节之中，只有站在全局的高度，切实听取各方意见，通盘考虑整体情况，才能积极调动各方积极性，形成强大合力。

（二）健全管理制度，推进服务规范。办公室作为机关单位的综合部门，应加强规章制度的建设，通过一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、行为准则以条纹的形式确定下来，将办公室人员行为一并纳入管理规范，让一切运转活动有法可依、有章可循，从而推进服务的规范化。

规范管理，建章立制，要注意三个“把握”。一是要注意把握政策性和时效性的关系，多一些标准，少一些概念，多一些定量，少一些定性，将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。大到要事决算、分工安排、财务账目，小到公文传阅、车辆调度、值班安排等都要有章可循，每天的工作井然有序。二是要注意把握制度化与人情化的关系，极端化的制度不可谈，理想化的制度也不存在，好的管理制度在大框架的统一下，应有一定量的自主权，可以根据实际情况创造性的开展工作。把握好岗位责任制的原则，明确各岗位的权责，有利于发挥每个人的主观能动性，使办公室人员各司其职、各尽其能，高效高质完成各自承担的任务，从而避免推诿扯皮、拖拉不绝的现象。三是要注意把握奖惩关系，对工作成绩优异者，要给予评优或奖励；对工作平庸者，要鼓励其继续前进；对渎职失职者，要根据情节轻重适当处罚。合适的奖惩，可以有效杜绝“干多干少一个样，干好干坏差不多”等不良风气。

（三）加强作风建设，提高队伍素质。作为机关单位运转的重要纽带，办公室在提高行政工作效率和工作质量等方面，肩负着重要责任，这就要求办公室工作人员必须加强作风建设，提高政治觉悟，强化奉献精神，学精业务本领，严明纪律观念。

一是要主动学习党的路线方针政策，自觉在思想上、政治上同党中央保持一致，在汇报总结、发文拟稿、协调工作、服务群众时，都能自觉以党的政策为准绳，做贯彻执行党的路线方针政策的模范。二是要有克己奉公、为民奉献的精神，在工作中摆正自身位置，把管理寓于服务之中，以提供合格的服务作为管理工作的要务。能够主动为领导服务，为基层服务，为群众服务，放平心态，不图名，不为利。三是要发扬实事求是的精神，机关工作不是坐在办公室就能做到一百分的，要尽可能深入到基层一线去，通过一手调研，才能了解实际情况，掌握最新动态，向领导提供最全面、最准确、最及时的信息。四是要保持谦虚谨慎热情的态度，在日常工作中特别是面对群众来访时，要能做到热情待人，从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”的现象，及时做好记录并向相关部门传达，切不能态度冷淡或盛气凌人。

四、结语

总之，在机关单位的运转过程中，办公室扮演着重要的角色，其行政工作水平高，则可以更好地保证各项工作任务顺利推进。这就要求办公室的领导和办事人员都要在工作中勤学、勤思，最大限度的调动每个人的主观能动性，实现运转的高效化，保证单位稳定发展。

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